La estructura informal de las pequeas y medianas empresas atenta contra sus posibilidades de crecimiento, en especial cuando se quiere implementar una solucin ERP que las organice y les brinde herramientas decisorias fundamentales. Cuando el problema no es el dinero sino el temor al cambio
Cundo es que las empresas crecen y dejan de ser Pymes?
La respuesta es simple: cuando poseen voluntad de crecer y tienen la valenta de tomar las decisiones correctas. Todo pasa por una cuestin de polticas; si la decisin no proviene de arriba de los estamentos decisorios ms altos de la empresa y, en las Pymes, de sus dueos -, este tipo de organizaciones podrn tener sus pocas de bonanzas pero jams podrn llegar a concretar todo su potencial comercial.
Esta especie de laxitud en mantener el status quo es lo que les impide realizar cambios realmente revolucionarios y emerger como potencias comerciales en su sector. Estos problemas suelen darse en dos reas: la estructura informal de su administracin, y el desorden informativo con suele contar la empresa.
El tema pasa por la voluntad de cambio. Las pequeas y medianas empresas suelen tener una torre de Babel en cuanto a la calidad y variedad de sus sistemas administrativos, disponiendo soluciones departamentales que son incompatibles entre s. Y si no, implementando soluciones a medida que, ms que proveer respuestas especializadas, slo le sirven para formalizar la anarqua informativa: si la respuesta no est en el software tal cual como est, basta llamar al departamento de sistemas y generar una modificacin, un nuevo reporte, etc.
Es por ello que la alternativa de un software ERP les resulta imprescindible pero temida. Ciertamente la implementacin de una solucin ERP implica cambios radicales: de que toda la empresa se atenga a la utilizacin de un sistema central, que lo informal se traduzca en procedimientos formales, que los sectores se disciplinen y provean la informacin en tiempo y forma y, fundamentalmente, que haya responsables de la informacin, tanto para generarla como para asimilarla. Esto conlleva a una profesionalizacin y especializacin de la estructura.
Si es beneficioso Por qu no implementar un ERP?
La cuestin pasa porque muchas Pymes entienden que necesitan un ERP, y disponen los medios para adquirirlo e implementarlo, pero no se animan a dar el gran paso. Aqu la premisa es muy simple: lo que no se conoce, no se puede medir. Una empresa no puede descubrir dnde posee cuellos de botella (en aspectos comerciales o administrativos) si no posee informacin centralizada y en tiempo real. Los datos deben ser fidedignos y trazables; debe rastrearse con facilidad a las fuentes y a los responsables.
La informacin debe ser comparativa, y deben evaluarse los mecanismos internos que no funcionan con eficiencia. Los resultados deben ser cuantificables en tiempo real, y se debe disponer de la capacitacin suficiente para realizar un anlisis pormenorizado de los mismos. Si un software ERP le provee numerosos mapas detallados de la situacin de su empresa tanto del rumbo a seguir como de los problemas que cuenta su organizacin, informando acerca de sus productos ms fuertes y rentables, retrasos en la comercializacin o produccin, tasas de morosidad de su cartera comercial, grado de rotacin de stocks, etc. -, debe haber alguien capacitado para entender dichos resultados y con la voluntad poltica de hacer los ajustes precisos que la empresa necesita. De lo contrario pasan a ser datos muertos: es una lista de sntomas de la empresa en vez de transformarse en una herramienta de diagnstico.
El cambio genera incertidumbre
El tema de fondo siempre es el temor al cambio. En primer lugar, porque los estamentos decisorios deben especializarse. Esto puede implicar contratar a gerentes profesionales que poseen la experiencia directiva suficiente para comprender la naturaleza del cuadro de diagnstico y aplicar las reformas necesarias. En segundo lugar, implica un cambio de mentalidad a nivel institucional, con capacitacin de los individuos a nivel sectorial, y asignacin tanto de roles como de responsabilidades. En tercer lugar est la depuracin de los circuitos administrativos: ya nada quedar librado a la improvisacin sino que estar regulado y establecido como procedimiento.
El dilema de las Pymes pasa por su capacidad de evolucin. Pueden optar por la rutina y la improvisacin sobre la marcha, o adoptar una estructura jerrquica (tanto de autoridades como de sectores y responsables de la informacin) que tenga capacidad de remodelarse en funcin de la eficiencia. Vale decir, no se trata de cambiar un modelo de organizacin esttico por otro que resulte ms rgido, sino por otro que sea eficiente y tenga capacidad de evolucionar. Las implementaciones de soluciones ERP son el primer gran paso en el camino hacia el crecimiento de las organizaciones; pero si no es acompaado por otros cambios de fondo tanto estructurales como de mentalidad -, simplemente terminar por diluirse como un tibio intento de hacer las cosas de un modo diferente.
