El tiempo es uno de los recursos más valiosos, y su valor no reside en su rareza sino más bien en que es irrecuperable; cada minuto es clave, cada segundo cuenta y en las organizaciones y empresas mucho más. Somos conscientes de la importancia del uso de nuestro tiempo, sin embargo, muchas veces nos cuesta utilizarlo de forma efectiva. El uso de internet, el email, el chat y las redes sociales no han contribuido a mejorar esta cuestión y en ocasiones lo han agravado. La consultora británica Morse, especializada en tecnologías hizo un estudio basado en una muestra de 1.460 empleados y el 57% admitió que las usa en horario laboral. En promedio, cada una de estas personas pasa 40 minutos por semana en las redes, lo que equivale a casi una semana completa de trabajo perdida por año. ¿Cómo contribuir para poder utilizar de forma efectiva el tiempo? ¿Cómo enseñar a nuestro equipo de trabajo a ser más libres y a la vez productivos con el uso del mismo?
Propongo algunas ideas claves que pueden contribuir a que el tiempo de trabajo se optimice.
Una vez que se repartieron las actividades para lograr los objetivos y coordinado las acciones a ejecutar, es clave reunirse habitualmente al comienzo de la semana para el proceso de planificación de la misma. Esto consta de sencillos pasos que ayudan a optimizar el tiempo, la organización de los colaboradores y generar compromiso de parte de ellos.
1. Lo primero es pedirles que hagan una lista de las actividades de la semana y que las escriban.
2. Solicitarles que especifiquen cuales consideran urgentes y cuales consideran importantes y que las marquen con uno U o un I al lado de cada actividad.
3. Decirles que elijan cuales de esos objetivos, actividades o metas, deben terminar para el viernes, cuales quieren terminar para ese día, y cuales les gustarían terminar, pero que si no lo hacen pueden hacerlo la próxima semana. Si hay alguna actividad que debe cumplirse de otra manera se especifica y explican las razones. Hay que ser flexible con las metas a lograr, y que haya un equilibrio entre lo urgente y lo importante, considerando el tiempo para imprevistos con la posibilidad de re-pactar los objetivos. Sugiero no producir agendas apretadas ya que suelen generar fatiga y desmotivación.
4. Una vez terminada esta reunión pedir que escriban en un correo electrónico lo acordado y su compromiso, especificando lo conversado previamente.
5. El día de rendición de cuentas se vuelven a reunir y revisar los objetivos de la semana con el fin de evaluar lo logrado. En todos los casos al llegar el día es importante reconocer el esfuerzo y los objetivos alcanzados y analizar, en caso de ser necesario, los desvíos que impidieron lograr alguno de ellos. En línea general cuando alguien percibe que no llega con un objetivo, suele re-pactar antes del día viernes con el fin de no esperar a último momento.
Reunirse para planificar es tan importante como apuntar primero para dar en el blanco. Cuando se trabaja con un equipo orientado al logro de objetivos y metas semanales, aflora la autogestión y no hay que preocuparte por el tiempo, ya que el compromiso implica el uso efectivo del mismo. La autodisciplina que se inculcará contribuirá a que no haya que preocuparse por el uso de internet, el chat, el Facebook o el celular. Independientemente de lo que hagan sabrán que al final de la semana deberán rendir cuentas sobre los compromisos asumidos. Experimentarán el liderazgo como una guia confiable, sintiéndose productivos y valorados. La automotivación que experimentan estará centrada en alcanzar aquello para lo cual se comprometieron, reduciendo la sensación de desorientación y generando colaboradores más efectivos, confiables y productivos.
