Actualmente, las TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones) tienen en la empresa un rol básico y se han convertido en uno de los pilares fundamentales de la ventaja competitiva de muchas organizaciones. De este modo, la tecnología apoya, sostiene y contribuye de forma decisiva al crecimiento del negocio.
Muchas compañías se encuentran ante la problemática de la automatización de sus sistemas de información. Esta situación puede estar dada por: la creación de un nuevo sistema automatizado, el reemplazo, o la mejora del mismo (a través de la generación de nuevas capacidades), o bien por la de mejora de un programa ya existente (atribuyéndoles nuevas aplicaciones).
Más allá de estos factores, las organizaciones requieren constantemente recursos informáticos para poder llevar a cabo sus procedimientos administrativos, con mayores niveles de eficacia y eficiencia.
La elección de un proveedor de software es una decisión que habitualmente compromete a una empresa en una relación que durará varios años, a partir del momento en que la solución elegida es implementada. Debe tenerse en claro la dimensión e importancia de elegir bien, y el impacto que una decisión equivocada puede tener en toda la organización.
Claves para una correcta toma de decisión
Al momento de realizar la selección del proveedor debemos determinar cuáles son las características del software involucrado en el procedimiento de compra ya que éstas van a determinar el tipo de relación que precisamos mantener con el proveedor.
Consideramos a cuatro tipos de paquetes:
TIPO I: Productos de uso rutinario y general. Estos productos son ordenados y utilizados con frecuencia. No hay problemas en el aprendizaje de su uso y tampoco existen incertidumbres sobre su funcionamiento. Es el caso de procesadores de texto o planillas de cálculo.
TIPO II: Productos con riesgo de utilización. En principio, no hay cuestionamiento acerca de que el producto funcionará, pero el personal debe estar entrenado para el uso adecuado del producto. Es el caso de las bases de datos relacionales.
TIPO II: Productos con riesgo de comportamiento. Se caracterizan por presentar dudas acerca de si el producto se comportará en forma adecuada en la aplicación considerada. Es el caso de un sistema de gestión contable
TIPO IV: Productos con riesgos políticos. En este caso existe dificultad para llegar a un acuerdo sobre la elección del producto entre aquellos que quedan afectados. A menudo están asociados con grandes desembolsos de capital. Es el caso de los sistemas de gestión integrados.
En función de esta clasificación, la empresa debería dimensionar los atributos de los proveedores, de tal forma que nos permita realizar una mejor evaluación de los mismos. Recuerde que los beneficios de un software empresarial sólo se ven cuando ha realizado una selección adecuada. Usando criterios precisos y relevantes sobre las funcionalidades del software, usted estará mejor informado sobre sus opciones.
Tratándose de un proceso crítico y de alto impacto en toda la organización, la elección de un proveedor de software debe llevarse a cabo con un exhaustivo análisis previo. Enumero algunas claves que pueden contribuir a minimizar posibles riesgos que se suelen enfrentar en este tipo de procesos.
Primera clave: es anterior a la elección del proveedor y consiste en saber qué es lo que se necesita. Curiosamente, este es un problema frecuente en la elección de un proveedor. Las necesidades de la empresa tienen que ser claramente sopesadas para poder realizar una elección correctamente. De nada servirá contar con un buen paquete de software, si no se ha alcanzado una comprensión del problema.
Segunda clave: llevar a cabo una adecuada investigación de mercado. No siempre los proveedores más conocidos o de mayor exposición son los mejores oferentes de los productos que la empresa necesita. Hay que entender la oferta del mercado con espíritu abierto y crítico simultáneamente.
Tercera clave: calificar adecuadamente las necesidades de la empresa.
En evaluaciones que involucran variables muy diferentes como tecnología, plataforma, funcionalidad, performance, amigabilidad, es muy importante ponderar cada variable de acuerdo a las prioridades que la empresa espera resolver con el proyecto que encara.
Cuarta clave: analizar la modalidad de contratación, inversión, tiempos, reaseguros de calidad, entre otras cuestiones importantes.
Hoy hay distintas alternativas a considerar. Desde hace un tiempo, ha empezado a difundirse la modalidad de suscripción de servicio como forma de usar un software (SAAS, Software As A Service), en lugar de adquirir las licencias. Hay contextos en que ésta es la mejor alternativa.
Quinta clave: evaluar los antecedentes del proveedor en el mercado. ¿El proveedor puede presentar una lista de clientes que puedan ser visitados o contactados? ¿El proveedor asume la responsabilidad total para la instalación y el buen funcionamiento del software? ¿Existe una garantía y un contrato de mantenimiento incluido en el precio de los paquetes de software ofrecidos? ¿Cuantos sistemas semejantes ya fueron instalados?, ¿Es probable que pueda dar continuidad a los servicios?, ¿Hace cuánto tiempo el producto se encuentra en el mercado? ¿Hace cuánto tiempo el proveedor se encuentra en el ramo? ¿Qué experiencia, en términos genéricos, posee el proveedor; y dentro del tipo de la actividad de la empresa?.
Sexta clave: examinar el equipo de trabajo que ofrece. Verificar que el proveedor cuenta con infraestructura, recursos y procesos que aseguren que es capaz de cumplir con el servicio requerido.
Séptima clave: Considerar el costo total de inversión. No sólo el costo que el proveedor dimensionó, sino los propios: muchas veces hay procesos de implementación de soluciones que terminan saliendo mucho más en recursos internos asignados al proyecto que en los costos directos presupuestados.
Octava clave: establecer un plan de trabajo con hitos claros. Y tener un criterio compartido con el proveedor de cómo medirlos.
Novena clave: validar las últimas implementaciones del proveedor de una lista amplia. Elija el cliente de referencia para validar antecedentes. Una vez que usted cuenta con la lista de proveedores, puede comenzar a pedir referencias de ellos y asegurarse que son confiables. Para validar que tales referencias son buenas, podría acordar con la empresa vendedora la visita a alguno de sus clientes que sean similares a su empresa tanto en el mercado en el actúan o por cantidad de empleados o por problemática a resolver. Las referencias le servirán para saber qué esperar de cada uno de los proveedores del software o de los implementadores.
Décima clave: Si el proyecto es crítico, usted está sumando un aliado de negocios a su empresa, no es un simple proveedor. Los aspectos culturales y de relación importan.
El procedimiento de compra de paquetes de software de aplicación, es un aspecto crítico para el proceso de informatización basada en el uso de microcomputadoras, especialmente para la pequeña y mediana empresa. Dadas las características propias de los recursos informáticos, que se encuentran en una constante evolución; no solamente son importantes las especificaciones técnicas del software, también es fundamental la relación con los proveedores de los mismos.
De esta relación empresa – proveedor, y a través de la mejor aplicación de los recursos informáticos, dependerá la capacidad de la empresa para poder mejorar sus procedimientos. El criterio utilizado en la evaluación de los proveedores como el de los productos y servicios por ellos ofrecidos, condicionará el mejoramiento de los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad de la empresa.
