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10 pasos para la selección de software: una guía rápida para pequeñas y medianas empresas

Por: Daniel M. Aisemberg – Director de EVALUANDO ERP

Las aguas del mar ERP son amplias y vastas, y navegarlas no es fácil. La gran cantidad de vendedores de software que apuntan al mercado medio tratan de deslumbrar a sus posibles clientes con demostraciones espectaculares y promesas tentadoras de navegación tranquila en el mar de la implementación.

De todos modos, antes de brindar cualquier tipo de recomendación sobre cómo elegir un ERP, vale mencionar a qué nos referimos cuando hablamos de un Sistema ERP.

¿Qué criterios son más importantes para la selección de software ERP? ¿Hay diferencia entre la evaluación de las empresas más grandes y las más pequeñas?
En la actualidad, las TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones) juegan en la empresa un rol amplio y se han convertido en uno de los pilares fundamentales de la ventaja competitiva de muchas compañías. Así, la tecnología apoya, sostiene y contribuye de forma decisiva al crecimiento del negocio. Dependiendo del contexto, una misma tecnología puede implantarse de formas muy distintas y servir a diferentes fines. Decidirse por una u otra tecnología ya no depende meramente de criterios de ahorro de costos, sino que es una cuestión fundamental para todo directivo por las implicaciones estratégicas que pueda tener. De manera similar, la gestión y el gobierno de las TIC son otros aspectos clave a los que se debe prestar atención.

Criterios de adopción de tecnología y enfoques teóricos

El sentido común nos dice que las empresas toman decisiones sobre la adopción de nuevas tecnologías de la información a través de un exhaustivo análisis de los costos asociados a la introducción en la organización de una determinada tecnología y de los beneficios que esperan obtener de su utilización. Si estos últimos superan a los primeros, se toma una decisión positiva. A pesar de lo atractivo que resulta este escenario sencillo e intuitivo, da la impresión de que sólo refleja una parte de la historia. En la vida real, las empresas carecen a menudo del conocimiento interno necesario para realizar un análisis correcto de costos y beneficios. Para obtener la información que necesitan, se ven obligadas a confiar en fuentes externas, como proveedores, analistas del sector y experiencias previas. Es más, las decisiones de las empresas no se ven afectadas tan sólo por el cálculo de costos y beneficios, sino que también entran en juego consideraciones no económicas más generales.

Los siguientes 10 pasos proveen las bases de un proceso de selección efectivo

¿Qué hacer?
1Articule sus metas de negocios con el nuevo software.
2Asegure la participación de todos los involucrados, especialmente el equipo gerencial, los usuarios finales, las gerencias de IT y de finanzas. Deben involucrarse en todo el proceso
3Registre los procesos de negocios actuales. Destaque los problemas o limitaciones.
4Determine cuáles de esos procesos de negocios pueden mejorarse.
5Defina y dé prioridad sus requerimientos para el nuevo software. Tenga presente las metas que definió previamente.
6Identifique las opciones de software disponibles.
7Achique la lista larga de potenciales soluciones de software a una lista corta con 5 a 8 soluciones, comparando cada una contra sus requerimientos y prioridades.
8Observe demostraciones, presentaciones, versiones de prueba y materiales de capacitación. Evalúe cada producto de la lista corta contra sus metas y requerimientos.
9Busque referencias. Converse con otras empresas similares a su organización en tamaño e industria de actuación.
10Considere los costos iniciales y los costos de periódicos; evalúe al vendedor detrás del producto. Recuerde que convivirán por muchos años.

La clave del éxito: Identificar las opciones de software disponibles.

Con frecuencia, este paso es acortado por el usuario, pero es uno de los más críticos. Para encontrar la solución óptima, y tomar una decisión confiable, debe considerar la mayor cantidad de opciones posibles. Con tantas soluciones disponibles, para el comprador de software es una tentación considerar solamente a los líderes de la industria o las primeras opciones que aparecen en los esfuerzos de búsqueda. Este atajo a menudo resulta en la pérdida de la solución ideal.

La decisión de incorporar software de aplicación, además de constituir una inversión importante, es una decisión que perdurará por muchos años. Por lo tanto deben minimizarse todos los riesgos. Sólo luego de identificar, evaluar y ponderar sus opciones, usted se encuentra en condiciones de entender las diferencias entre unos y otros y tomar una decisión consciente.

Para ampliar esta guía con información adicional, le recomendamos solicitar “10 Preguntas y respuestas cuando se elige un software para pequeñas y medianas empresas”.

EVALUANDO ERP (www.evaluandoerp.com)

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