Inicio Empresas y Negocios Claves para mejorar la gestión del tiempo

Claves para mejorar la gestión del tiempo

Por: Omar Jareño

Es muy frecuente que las PYMES y los emprendedores dentro del horario de su jornada laboral, necesiten solucionar problemas, hacer gestiones en el banco, pagar impuestos, e incluso atender a necesidades que requieren de la presencia física como lo es una visita al médico, recoger los hijos del colegio, etc.

Como dueños de negocios, nuestra pequeña empresa requiere de mucha de nuestra atención, dedicación y tiempo, de su correcta administración depende en muchos casos el desarrollo o puesta en marcha de nuevos proyectos, atender y conseguir a nuevos clientes u oportunidades de ventas.

Si usted no gestiona correctamente el tiempo en actividades que ayuden a hacer crecer el volumen de su negocio entonces este terminara por escorar y hundirse. Los errores y los fallos mas frecuentes que aniquilan a su negocio son:

– Falta de autodisciplina.
– Falta de enfoque.
– Falta de prioridades.
– Falta de habilidad, conocimientos o experticia en el nicho de mercado al que se dirige.
– Falta de planes.
– Objetivos poco claros.
– No establecer una secuencia de actividades de empresa.

Para optimizar y hacer un mejor uso del tiempo que necesita dedicarle a su actividad empresarial, usted debe evitar perder la concentración, para ello mi primera recomendación es que utilice una agenda diaria de trabajo, la cual le ayudará planificar y mantenerse enfocado en lo que es realmente productivo e importante para de aumentar el volumen de negocio.

A fin de mejorar la gestión del tiempo de la jornada laboral que necesita dedicarle a su negocio o PYME, siga el siguiente plan de trabajo:

1. Tenga a mano y repase al principio de la jornada laboral, su agenda diaria de trabajo, en ella deberá tener siempre apuntados:

a. Tiempo que le dedicara a las actividades de empresa
Para gestionar y controlar mejor su tiempo le recomiendo que utilice un reloj/cronometro para controlar el tiempo real que invierte en sus tareas programadas, con lo cual podrá establecer y controlar el tiempo de trabajo y las pausas para el descanso esto le ayudara a evitar el estrés y las horas muertas.

Al final del día podrá determinar el tiempo real que le dedico a la jornada laboral de su empresa y si realmente gestiono y utilizo correctamente ese tiempo y las horas que efectivamente invirtió para conseguir la ejecución de su plan diario de trabajo.

b. Las citas de negocios
Usted debe planificar todas las citas de negocios para ello:
Establezca el objetivo de la reunión.
Defina y el tiempo que le dedicara y sea fiel a el.

c. Proyectos nuevos y asuntos pendientes
Clasifíquelos en:

Proyectos nuevos o actividades pendientes por realizar:
1) Urgentes e Importantes
2) Importantes pero no Urgentes

2. A fin de evitar desviaciones y mantenerse enfocado en los asuntos que son realmente importantes para su pequeña empresa haga buen uso del tiempo que le dedicara, para ello siga las siguientes recomendaciones:

a. Haga buen uso del teléfono
– Antes de llamar, planifique la conversación.
– Filtre y agrupe las llamadas pendientes y trate de apartar un
tiempo
predeterminado para cada una de ellas.
– Controle la conversación, si esta se extiende innecesariamente,
busque excusas para cortarla.
– Establezca periodos de tiempo donde no recibirá llamadas, salvo en
casos de emergencia.

b. Correo postal y electrónico
– Gaste menos tiempo escribiendo y utilice mas el teléfono para
responder el correo.
– Piense antes de escribir, lo que usted quiere expresar con palabras.
– Al escribir, use palabras sencillas y fáciles de entender.
– Utilice un lenguaje claro, conciso y concreto en la respuesta.
– Puede incluso escribir respuestas a cartas anotándolas al margen y
enviándolas de vuelta.
– Utilice más el e-mail que las conversaciones telefónicas.

c. Evite las interrupciones
– Contemple un tiempo diario para visitantes inesperados e
interrupciones.
– No permita que “algunos” visitantes inesperados tomen asiento.
– En lo posible reciba a los visitantes fuera de su oficina.
– No contribuya a alargar las conversaciones innecesarias.
– Contemple un pequeño margen de tiempo para “imprevistos”.

d. Las reuniones de empresa
– Planifique el tema de todas las reuniones, fíjese un límite de tiempo y ajústese a él.
– Evite las reuniones innecesarias, una buena forma de definirlo es hacerse varias preguntas a si mismo como:
a) ¿Podría con una conversación telefónica conseguir el mismo efecto?
b) ¿Es necesaria mi presencia en la reunión o puedo delegar?
– Prepárese y controle la reunión, resístase a las interrupciones, y en caso de desviaciones reconduzca el tema.
– No contribuya a conversaciones innecesarias.

3. Deje todos los días al final de su jornada de trabajo diaria, un margen de tiempo para planificar el trabajo a realizar del día siguiente.

Conclusión:
Es muy importante que aprenda a disciplinarse y a gestionar el tiempo que le dedica a su negocio, le animo a que se decida a hacerlo ahora mismo, siga estas recomendaciones y aprenda a centrarse en lo que es realmente beneficioso para su empresa, con ello podrá mejorar la productividad y ayudarle a centrarse en conseguir nuevas oportunidades de negocio.


Fuente: Cápsulas de Marketing
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