Gerentes financieros y de activos inmobiliarios, inversores y dueños de edificios, están preocupados.
Muchos ya habían cerrado sus presupuestos para el 2009, cuando apareció la crisis financiera mundial y cambió el escenario.
Frente a este nuevo contexto, muchos deben revisar la situación y reducir costos para compensar la merma de ingresos.
Ahora bien, ¿cómo incrementar la eficiencia en el uso de la infraestructura mobiliaria e inmobiliaria de la compañía?
Conociendo la situación de la empresa y diagnosticando necesidades
En primer lugar, es necesario contar con una “fotografía” actualizada de la situación inmobiliaria de la compañía:
1) ¿Cuántos metros cuadrados de oficinas y/o depósitos ocupa actualmente la empresa? ¿Cuántos puestos de trabajo tenemos? ¿Qué superficie necesitamos para operar? ¿Qué variación de necesidades esperamos para los próximos 12 meses?
2) ¿Es realmente importante que todos nuestros edificios se ubiquen en lugares premium? ¿Todos nuestros empleados deben trabajar en estas locaciones? ¿Se vería afectado nuestro negocio si nos reubicáramos en zonas de menor perfil?
3) ¿Es una necesidad estratégica que seamos propietarios de los edificios que ocupamos?
4) En caso de alquilar, ¿cuándo vencen nuestros contratos? ¿Cuáles son las condiciones? ¿Qué opciones de renovación existen?
5) ¿Cómo se compone nuestro esquema de gastos operativos, servicios, impuestos, mantenimiento, limpieza y seguridad?
Responder a estos interrogantes es el primer paso para evaluar la eficiencia actual del diseño y distribución de los inmuebles corporativos.
Incrementando la eficiencia sin mudar la empresa
En muchos casos, no es imprescindible reubicar las instalaciones para incrementar la eficiencia.
Manteniendo los mismos inmuebles, es posible lograr grandes ahorros a través de las siguientes medidas:
1) Venta de activos inmovilizados y en desuso
2) Venta y “leaseback” de activos en uso
3) Mejoras en la distribución espacial, que permita devolver parte del espacio alquilado al propietario
4) Renegociación de contratos de mantenimiento, limpieza y servicios
¿Es necesario mudar la empresa?
En ocasiones, la mejor forma de incrementar la eficiencia inmobiliaria consiste en mudar la empresa.
Sin embargo, por las evidentes complejidades de una mudanza, estas decisiones jamás deben tomarse sin un minucioso análisis previo de las variables que conforman el esquema de gastos de las propiedades:
A) Alquileres (por edificio)
B) Depreciaciones
C) Gastos operativos (expensas y gastos comunes del edificio)
D) Servicios (agua, gas, electricidad, etc)
E) Impuestos
F) Mantenimiento
G) Limpieza
H) Seguridad
I) Costo de fondos y costo de oportunidad interno (por inmuebles y muebles propios)
A través de este análisis, la empresa debe responder a dos interrogantes fundamentales: ¿realmente la relocación nos brindará un ahorro importante? ¿Cuál sería exactamente el ahorro?
Así, con esta información en mano, los directivos podrán concluir si una reubicación generará (o no) un beneficio concreto para la organización.
