SharePoint es la solución de Microsoft que combina portales, módulos de búsqueda y espacios de colaboración basada en el navegador web. Cuando se lo utiliza como plataforma de gestión documental empresarial, la administración del contenido es crítica, por lo que editor se convierte en el personaje clave de esta historia.
¿Qué sucede cuando el gestor de contenidos se va? ¿Qué medidas debería tomar una empresa para asegurar que las actividades sigan su curso?
1. Formar a una persona como “backup” del editor, que conozca todas las tareas de administración de contenido, para cubrirlo durante cualquier ausencia, ya sea por vacaciones, enfermedad, maternidad o paternidad, por ejemplo.
2. Documentar las tareas delimitadas para el puesto y redactar instrucciones para la administración de la plataforma. Esto facilitará el entrenamiento de nuevas personas para esta posición y hará más llevadera la transición.
3. Diseñar un plan de comunicación y calendarizar los contenidos que deben ser publicados y actualizados cada mes, con el fin de simplificar las tareas de seguimiento y cumplimiento de métricas.
4. Designar responsables y estandarizar las tareas de cada función. Esto ayudará a que la incorporación de un nuevo usuario suceda de manera natural, ya que las actividades diarias están atadas a un rol específico.
5. Establecer objetivos y parámetros de análisis que serán evaluados anualmente, con el fin de monitorear el desempeño de la persona.
6. Programar auditorías internas para valorar la efectividad de la plataforma y aplicar un programa de mejora continua. Esto también ayuda a mantener el sitio actualizado y eliminar páginas fuera de uso.
La buena gestión de contenidos es la base del éxito de la gestión Documental. Por eso, es necesario tener un plan de acción detallado para lograr una transición ordenada.
