Tal vez recuerdes ese lema de un famoso anuncio para uno de los productos alimenticios de mayor notoriedad de este país.
La (necesaria) acción de cocer determinados alimentos no añade nada nuevo al producto final – hacerlos comestibles. Sin embargo, la simple adición del elemento anunciado, durante el mismo proceso de cocción, da como resultado un alimento mucho más rico.
De esta manera, el mensaje parece concluir que el mundo se divide en dos grupos: los que cuecen (no se han enterado aún) y los que enriquecen (y disfrutan un resultado superior).
¿Revisas o procesas?
Te invito a jugar con el lema anterior y el símil propuesto, relacionado con tu correo-e.
Los usuarios de correo-e, es decir, el mundo en el que vives, se pueden dividir en dos grupos: los que “revisan” (cuecen), y los que “procesan” (enriquecen).
Si eres una persona curiosa, y el tema te interesa, podrías hacerte, ya, la pregunta: ¿cuezo o enriquezco?
Si tu respuesta es “enriquezco” te felicito y, además, te sugiero que dejes de leer. Lo que sigue no te va a ayudar. Elige ser productivo y dedica tu atención a otra cosa.
Por el contrario si tu respuesta es “cuezo”, te recomiendo inviertas dos minutos que pueden ayudarte a plantearte una forma distinta de relacionarte con tu Bandeja de Entrada (BE) (BE) de correo-e.
Clarifiquemos a qué llamamos cada cosa.
Revisar (cocer) correo-e
Revisar el correo-e entrante es una tarea que consiste en explorar con rapidez el/los mensajes recibidos en la BE y decidir en ese momento qué hago con ellos.
Se compone de un máximo de tres acciones:
1. Lectura rápida del/los mensajes, muchas veces de forma diagonal.
2. Decisión de contestar/no contestar ahora (utilizando criterios de importancia/urgencia).
3. Si la decisión es contestar: realizar la respuesta (otro correo-e, llamada, etc.)
La tarea de revisar termina aquí.
Procesar (enriquecer) correo-e
Procesar correo-e entrante es una tarea que consiste en “accionar” tus mensajes y dejar tu BE vacía. Se compone de un máximo de cuatro acciones para cada mensaje:
1. Leer el mensaje que aparece en lo alto de tu BE y decidir si merece respuesta.
2. En caso negativo (spam, propaganda no interesante, etc.): eliminarlo. En caso positivo: evaluar si la respuesta te llevará más de dos minutos.
3. En caso negativo: responder inmediatamente. En caso positivo: extraer la “acción” que contiene (solicitud de cita, envío de información, etc.) e incluirla en tu LTP o Lista de Tareas Pendientes (si no tiene una fecha/hora definida) o en tu Calendario (si la tiene). 4. En cualquiera de todos los casos anteriores, ya puedes sacar el correo-e de la BE: eliminarlo (si no tiene valor posterior) o archivarlo (si lo tiene).
Cuando terminas de procesar has:
1. Accionado (convertido en acción) todos tus mensajes.
2. Ejecutado todos los de menos de 2´.
3. Clasificado esas acciones según su fecha de ejecución (Calendario o LTP).
4. Vaciado completamente tu BE (eliminados y archivados).
¿Qué gano con procesar (enriquecer)?
La lista de beneficios es larga. Uno de los citados en primer lugar es: “gano control”
En este contexto ganar control significa, para los usuarios que lo han conseguido:
1. Sosiego. Sensación de paz y relajación asociada al riesgo mínimo de que me exploten crisis y emergencias.
2. Proactividad. Elijo las acciones que quiero realizar y el momento de su realización. Aseguro que priorizo las acciones que conforman mis Objetivos. Tengo visión panorámica de mis acciones. Me siento “autor” (no sólo intérprete).
3. Concentración. Empiezo y termino (completo) mis acciones, facilitando el logro de mis Objetivos y la colaboración con los remitentes.
4. Aseguro la ejecución de las acciones importantes, lo que incrementa mi satisfacción.
5.Puedes escapar de tu 24/7. No reviso (porque ya no necesito) correo-e por las noches, fines de semana o vacaciones.
En definitiva, sólo cuando procesas incrementas tu productividad personal.
