El Club-BPM, el centro oficial del Business Process Management en España y Latinoamérica, cuya misión es la promoción, difusión y enseñanza del BPM y de los BPMS (Business Process Management Systems), ha analizado, bajo el Observatorio BPM y con la colaboración de algunos de sus miembros ejecutivos (Software AG, Polymita Technologies y AuraPortal), cómo la Gestión y Automatización de Procesos de Negocio y Recursos Empresariales juega un papel fundamental para que las empresas se enfrenten a la crisis económica generando un control completo de los procesos, una visibilidad del estado de la empresa para la correcta toma de decisiones, y una orientación estratégica para la consecución de objetivos a corto y largo plazo.
Del estudio realizado por el Club-BPM junto con las aportaciones de los miembros ejecutivos, se recomienda el siguiente Decálogo de BPM para afrontar la crisis:
1. Adoptar una estrategia para gestionar unificadamente las personas, los procesos y los servicios y, así, aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua.
2. Realizar una reorganización interna profunda, analizando, reestructurando, y simplificando los procesos; y automatizándolos con la implantación de un BPM que abarque de forma transversal todas las actividades de la entidad.
3. Detectar las mejoras clave de transformación y automatizar los procesos de negocio para aumentar la productividad de la organización.
4. Aunar todas las reglas del negocio en un Sistema de Gestión de Reglas para centralizar y controlar todas las normativas de la empresa, adaptándose rápidamente a los cambios del mercado, asegurando su cumplimiento por todos los empleados.
5. Dotar al departamento de Tecnologías de la Información las capacidades necesarias para hacer frente a las demandas de automatización e integración de procesos, así como de la agilidad necesaria para soportar los continuos cambios.
6. Gestionar todos los contenidos de su organización de forma centralizada y compartiendo todo el conocimiento entre los participantes de un proceso.
7. Obtener una foto real de qué se está haciendo, por quién y cómo en cada proceso empresarial, con el propósito de controlar la trazabilidad y poder ser predictivos en la resolución de problemas y toma de decisiones.
8. Monitorizar el camino en la consecución de la estrategia empresarial, mediante la definición de un cuadro de mando integral que permita a los directivos revisar los indicadores clave para el cumplimiento de los objetivos definidos, detectando dónde hay que tomar decisiones de cambio o soluciones drásticas para resolver los problemas detectados.
9. Analizar qué procesos se establecen como estratégicos, en tiempo de crisis, para aumentar o mantener el volumen de negocio actual y que actúan directamente sobre ratios o indicadores claves en el rendimiento de la compañía, tales como ingresos, margen, morosidad, eficiencia, etc.
10. Proyectar el futuro ante la incertidumbre creada por la crisis, para dotar a la empresa de una capacidad de reacción y adaptación a los cambios que se produzcan.
La actual situación de crisis está condicionando a las empresas a realizar ejercicios urgentes de análisis de situación de ciertos procesos estratégicos para ser competitivos y mantener solvente a la empresa. Aspectos como la gestión de la morosidad, el control de la deuda, el control de los márgenes, la gestión de los riesgos… son procesos altamente relevantes y prioritarios. Los directivos deben tener todas las herramientas necesarias para la toma de decisiones y sólo será posible si se empieza en las empresas a implantar las tecnologías adecuadas. No es necesario diseñar macroprocesos, se debe empezar por la puesta en marcha de procesos estratégicos que permitan ver resultados en el corto plazo.
Las empresas deberán tener en cuenta planes tácticos para lo urgente de resolver, pero sobre todo se deberán centrar en acondicionar a la empresa para el largo plazo mediante un plan estratégico en BPM si desean superar la actual crisis y las próximas situaciones adversas del futuro.
Para más información sobre el ‘Club-BPM’, visite la página: http://www.club-bpm.com
