La cantidad de información, la diversidad de fuentes y el mayor número de personas en las áreas profesionales crece en la actualidad a un ritmo cada vez más vertiginoso. Esto hace que la gestión de la información sea cada vez más compleja. Por ello la capacidad de respuesta y colaboración de las empresas que brindan servicios profesionales debe ser mayor.
Sin embargo, las compañías de este sector no siempre tienen la capacidad para lograr estas metas. En ese sentido, corren el riesgo de perder eficiencia y, consecuentemente, competitividad. Al respecto, el estudio de Eficiencia y Competitividad de las PyMEs de Servicios Profesionales realizado por Feng Office detectó que un 84% de las compañías enfrentan procesos de negocio ineficientes.
La investigación, que se realizó entre los meses de julio y agosto de 2009, trabajó sobre una muestra de 190 casos de empresas situadas en América Latina, el Caribe y España, pertenecientes a diferentes sectores de servicios profesionales: bufetes de abogados, estudios contables y notariales, gestorías, agencias de comunicación y publicidad; estudios de arquitectos, arte y diseño; productoras de cine y animación.
Clientes letales
Entre otros aspectos, se realizó un análisis de rentabilidad. A partir de este, se detectó que, en promedio, un 35% de los clientes (calificados de “letales”) de las empresas encuestadas dan pérdidas, ya que representan el 19% de los ingresos y el 42% de los costos de una PyME modelo.
En la gran mayoría de los casos, las empresas reconocieron que no se debía a un problema de precios bajos o malas relaciones. En efecto, un 65% atribuyó la baja rentabilidad a problemas en la gestión del cliente; a su vez, un 57% reconoció falta de eficiencia en la gestión interna.
Procesos ineficientes
Estas problemáticas pueden agruparse en las siguientes áreas: gestión de los proyectos y servicios; comunicación; manejo de los datos y documentación; toma de decisiones; e integración y colaboración del equipo de trabajo. Un 84% de las empresas encuestadas presenta dificultades en una o más de estas áreas.
El informe de Feng Office identificó las siguientes situaciones:
- El 78% de los encuestados aseguró que necesita estar en la oficina para poder responder a las solicitudes de los clientes.
- Sólo el 34% conoce con exactitud cuántas horas por mes dedica a cada cliente.
- El 52% no conoce con exactitud en qué trabaja y qué tareas tiene asignadas cada miembro del equipo.
- El 39% no dispone de una forma organizada para compartir la información del negocio y los clientes.
- Sólo el 17% dispone de la posibilidad de contar con la información integrada en un único lugar
- El 47% no tiene la capacidad para que el equipo comparta su trabajo con el resto en tiempo real.
- Necesidades
Por otra parte, el estudio de Eficiencia y Competitividad de las PyMEs de Servicios Profesionales detectó las siguientes necesidades y prioridades entre las empresas encuestadas:
- El 81% ve como prioritario la necesidad de responder en tiempo y forma a los clientes.
- El 66% considera que no tiene resuelto la coordinación de las actividades, la comunicación interna y externa, y un repositorio centralizado y compartido de su información.
- El 69% considera que es necesario consolidar e integrar la información del negocio como herramienta clave para la toma de decisiones.
- El 57% cree que debe mejorar la colaboración entre los miembros de su equipo de trabajo.
Recomendaciones
Ante el escenario descrito, Feng Office elaboró una serie de recomendaciones orientadas a mejorar los procesos del negocio. Algunas de ellas son las siguientes:
- Definir un criterio óptimo de organización de la información en función a las necesidades de consulta.
- Garantizar diferentes vías de acceso a la información e identificar las fuentes relevantes.
- Estandarizar las tareas que involucran la ejecución de un servicio.
- Establecer mecanismos de control de tiempos y asignación de tareas.
A la par de estas recomendaciones, Feng Office estará realizando un serie de talleres orientados a ayudar a los despachos profesionales, asesorías y consultoras a seguir creciendo y aprovechando las oportunidades de negocio actuales. En los mismos se buscará identificar las principales problemáticas y cómo el uso de la oficina web de Feng Office puede ayudar a resolver los problemas que más impactan en la calidad de los servicios y la rentabilidad del negocio.
Los interesados pueden dirigirse a contact@fengoffice.com.
