Antes de la Primera Guerra Mundial, el área de abastecimientos constituía una actividad operativa de bajo nivel sin valor agregado, ejecutada por personal administrativo, cuya responsabilidad consistía únicamente en asegurar la provisión de insumos.
Las guerras mundiales cambiaron radicalmente el panorama. En aquel contexto, el éxito de una empresa dependía de su capacidad de comprar los insumos necesarios para operar (ya que la producción estaba racionada y destinada a fines militares). Así, en este momento, comenzó a reconocerse la función del sector dentro de las organizaciones.
La crisis petrolera de 1973 disparó los precios de las materias primas y fortaleció la relevancia del área de abastecimiento: conseguir los insumos necesarios a los precios adecuados podía significar la diferencia entre el éxito o el fracaso de la empresa.
Finalmente, desde la década de 1980 y gracias al Modelo de las Cinco Fuerzas de Michael Porter, se admite definitivamente la importancia de una gestión adecuada de los Compradores y Proveedores (dos de las cinco fuerzas definidas en el modelo).
En los ’90, el sector ha seguido su desarrollo y se han originado diversos términos para su mención: Compras, Aprovisionamientos, Materiales, Supply Chain, etc.
Ahora bien, ¿cuál es la función del área de abastecimiento?
La Gestión de Abastecimientos puede definirse como las acciones conjuntas de las compras y de la administración (con su almacenamiento en los depósitos) de los insumos, servicios y bienes. En ocasiones, esta misma gerencia puede ocuparse también de la planificación, movimiento de productos, control de calidad, etc.
Esta combinación de actividades (Compras y Almacenamiento) permite controlar las variables Precio (por parte de Compras) y Cantidad (Control de Stock, por parte de Almacenes) ambos factores claves para la optimización de los costos y los resultados del negocio.
La creación de un departamento de Abastecimientos
Si bien la adecuada gestión de compras es un factor crítico del negocio, los departamentos de Abastecimientos (principalmente en pequeñas empresas) suelen ser relegados frente a otros que suelen considerarse “más importantes” como Ventas, Producción y Cobranzas.
Así, en muchos casos, estas firmas gestionan sus compras a través de una persona “de confianza” de la dirección (o por varias personas al mismo tiempo).
Esta gestión “improvisada” genera una serie de costos que, si bien son innegables, resultan difíciles de detectar y cuantificar (por eso, se los conoce como “costos ocultos”).
Algunos ejemplos de situaciones típicas que generan estos costos son la duplicación de tareas, falta de homogeneidad en la gestión, el desaprovechamiento de estandarizaciones y sinergias, la competencia por el producto dentro de la misma empresa, sobreprecios, condiciones de contratación no uniformes, corrupción y pobre imagen de la firma en el mercado debido a la desorganización.
La moderna gestión del sector de Abastecimientos hoy contempla una actitud proactiva. El gerente y su equipo no sólo deben cumplir con sus actividades tradicionales de aprovisionamiento, sino explorar “aguas arriba” las necesidades de la organización, tratando de optimizar los recursos y costos.
En próximos artículos en MATERIABIZ presentaremos una serie de pautas para crear un área de Abastecimientos y algunas mejores prácticas para que una compañía pueda beneficiarse de una gestión profesionalizada del sector.
