El pensamiento económico nos dice que “el principio de escasez” le otorga valor económico a las cosas; no obstante; a juzgar por lo que se ve en la vida de la mayoría de los ejecutivos de nuestro país no parece que dicho principio tenga incumbencia en este aspecto.
Aunque en un país en crisis puedan listarse muchos recursos que a una PyME puedan serle escasos, excite uno que es común a todas las personas en el mundo sin importar su condición socio-económica, edad, género o actividad.
De hecho es el factor escaso más democrático dado que a todos, sin distinción, se le otorga igual cantidad para que administre a fin del logro de sus objetivos y –al margen de la intervención de otras variables- en función del cómo se lo gestiona será el resultado al final de la historia.
Cualquiera sea la razón, el caso es que –al menos- en el campo empresarial el tiempo como elemento de valor no es suficientemente valorado, y prueba de ello es la lamentable pérdida de éste o en el mejor de los casos, la incorrecta e ineficiente utilización del mismo.
Si bien en varios artículos hemos hablado sobre este recurso (ver: “¿Qué es el tiempo?” http://www.infocomercial.com/n/que-es-el-tiempo-_l852.php; “Aprendiendo a usar nuestro recurso más escaso. Parte 1.” http://www.infocomercial.com/n/aprendiendo-a-usar-nuestro-recurso-mas-escaso-1ra-parte-_l36350.php; y “Parte 2.” http://www.infocomercial.com/n/aprendiendo-a-usar-nuestro-recurso-mas-escaso-2da-parte-_l36559.php) resulta importante volver a considerar este factor que resulta esencial en la vida.
Al margen de lo democrático como ya se dijo, el tiempo tiene otras características:
• No se puede estockear.
• No se puede comprar ni detener.
• Todos tenemos la misma cantidad de horas al día.
Definido así queda claro que solo aquellos que sepan usar mejor sus 24 horas podrán tener chances de alcanzar los objetivos que se propongan.
Para ver si usted se encuentra dentro de ellos es interesante comparar sus hábitos con los de aquellos que evidenciaron administrarlo bien. Ellos…
• Aprendieron a delegar y se aseguran que el receptor de las tareas tenga en claro lo que se busca con la labor asignada; lo que debe hacer y lo que se espera de él.
• Definen y ejecuta un proceso de control a fin de verificar que lo delegado se está llevando a cabo en tiempo y forma.
• Redefinen periódicamente y con claridad sus objetivos y prioridades en el corto, mediano y largo.
• Clasifican los temas en cuanto le llegan a su escritorio. Si los debe delegar, lo hace en forma inmediata y si es de su incumbencia y es de rápida resolución, lo resuelve en dicho momento sin dejarse atrapar por tareas menores que bien puede hacer un colaborador.
• Tiene en claro lo que es urgente y lo que es importante, consecuentemente y en forma disciplinada dedican el 80% de su jornada -pura y exclusivamente- a lo de alta importancia y alta productividad sin admitir interrupción que lo pueda alejar de dicha tarea y el 20% a las urgentes y funcionales.
• Son pragmáticos pero tienen en claro lo que no saben y en ello se hacen asesorar por los mejores.
• Tienen presente las tareas pendientes de realizar y en forma diaria evalúan las prioridades, la urgencia y la importancia de éstas para con nuevas que se le imponen.
• Definen (presupuestan) un tiempo para cada tarea y buscan la forma de cumplir con su compromiso como si la instrucción fuera de un cliente, jefe o profesor.
• Definen un horario de trabajo y lo cumplen no comprometiendo tareas por encima del mismo.
• No usan su tiempo de trabajo para tareas no productivas.
• No usan su tiempo de descanso, recreación o de familia en tareas propias del trabajo.
Y cuáles son los problemas más usuales que hace que la mayoría de la gente no utilice bien su tiempo…
• Confunden resultados con gestión.
• Errores en la estimación de los tiempos en el análisis de los problemas.
• La duración de las reuniones y la ida a almuerzos y cenas de trabajo.
• No disponer de gente para delegar y/o no querer contratar y/o prepararla para que pueda delegársele tareas.
• La inversión de la carga en cuanto a que se le dedica el 80% del tiempo a lo urgente y solo el 20% (o menos) a lo importante.
• La falta de claridad (usualmente por falta de un registro de las mismas) en cuanto a las tareas que son necesarias hacer.
• La no definición de prioridades y objetivos en el corto, mediano y largo plazo.
• Establecerse estándares u objetivos diarios por encima de la capacidad de realización.
• La falta de una planificación adecuada y, en el caso de tenerla, la no revisión periódica de la misma.
• No saber decir “no” y hacerse cargo de todo.
• Dispersar la acción atendiendo o queriendo atender muchas tareas a la vez lo que conlleva a la disminución de la dedicación y atención, consecuentemente, la demora en la finalización, la acumulación de tareas que se superponen a las nuevas y una mayor tasa de fallas y errores.
• La impuntualidad y el permitir la misma.
• No definir un horario de principio y fin en las reuniones antes de iniciar las mismas así como anticipar un temario a tratar.
• Aceptar almuerzos y cenas sin un claro fin empresario.
• Improvisar o suponer que todo se lo sabe y que la acción inmediata es mejor remedio que la consulta profesional.
• Información desordenada para su consulta y uso inmediato.
• Jornadas laborales sin orden ni tiempo límite.
• Aplicación de tiempo a la resolución de problemas que se resolverán en forma natural.
• No presupuestar el uso del tiempo como un recurso escaso de igual manera que sí lo hacen con el dinero u cualquier otro factor.
• No poner fecha límite para sus acciones dejando que los acontecimientos y exigencias externas sean los que las definan o las hagan caducar.
• No agrupar tareas ni ordenarlas a fin de no repetir procesos.
• Sufrir un gran estrés y tener una mala calidad de vida, más allá de la capacidad económica y social alcanzada.
El contrastar su realidad con los dos listados precedentes le permitirán determinar a qué grupo pertenece y así saber si está usando bien o mal el tiempo, por ende, malgastando su recurso más escaso.
Muchos dirán que ya lo sabían, entonces la pregunta que cabe es qué están haciendo al respecto. El saberse enfermo motiva a toda personal mentalmente sana a la concurrencia de un médico a fin de curarse y vivir mejor.
Esto es igual, por tanto… ¿Qué está haciendo al respecto? ¿Ya consultó a un profesional y se dispuso a respetar su diagnóstico y protocolo correctivo? ¿No? ¿Qué espera? ¿Acaso no quiere un buen futuro, una mejor calidad de vida, un mayor bienestar para su familia y su gente?
Cuando hay formas de prevenir un problemas no existe la casualidad o la mala suerte; solo es negligencia y un interno y oscuro deseo de fracaso que al fin de la historia tendrá un honorable título que podría resumirse en “aquí yace un gran trabajador…” a lo cual le agregaría que derrochó sus recursos egoístamente sin pensar en él, su familia, ni su empresa.
Hay formas de aprender a usar el tiempo y así lograr un mejor resultado por su esfuerzo de tal manera que en algún momento solo digan “allí va un hombre exitoso que disfruta de su tiempo libre”.
Piénselo y no pierda más el tiempo y si tiene alguna duda sobre este u otro tema no deje de escribirme a dcasais@dhcconsultores.com y le responderé a la brevedad.
