El Flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri. Mediante una red de Petri puede modelizarse un sistema de evolución en paralelo compuesto de varios procesos que cooperan para la realización de un objetivo común. Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.
Una aplicación de Flujos de Trabajo (WorkFlow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
- Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
- Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.
- Actividades de coordinación
Objetivos de un sistema de WorkFlow
- Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información
- Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos
- Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan
- Facilitar la movilidad del personal
- Soportar procesos de reingeniería de negocio
- Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución
El flujo de trabajo que de los ERPs
Existen una gran cantidad de productos de Workflow.
En general los mismos permiten conectar aplicaciones, llevar tareas a distintos responsables dentro de una organización, y disponibiliza la visual de las mismas desde tableros de unificación.
Los ERPs pueden utilizar estas herramientas para tareas colaterales, como pueden ser la autorización de una transacción, o el envío de mails de aviso de eventos, u otras tareas sencillas.
En el ERP se manejan transacciones y por eso se implementa una modalidad de Workflow conocida como multi estado que, los productos no especializados no soportan. Excepto honradas excepciones estos workflows específicos son fijos de cada aplicación y vienen armados en la estructura del producto, tales como el circuito de compras, de ventas o de pagos.
La gran diferencia que existe entre los ERP’s colaborativos con los workflows tradicionales es que en los ERP’s las transacciones pueden explotar en N instancias, mientras que en las herramientas de flujo de trabajo tradicionales operan como instancias únicas.
Un ejemplo sencillo aclara el concepto. En un Workflow tradicional, por ejemplo, un ticket de reclamo solo tiene un estado en un momento dado. En cambio, en un ERP, un pedido puede estar parcialmente remitido, incluso una parte del remitido puede haber sido facturado y cobrado. Es decir que ese pedido, nacido como una instancia de Workflow ahora está abierto en cuatro instancias. Esta problemática no es cubierta por ningún Workflow tradicional, y de hecho muy pocos ERP’s permiten el manipuleo del Workflow que incorporan.
