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ERP: cómo vencer las barreras

Implementar un sistema de ERP no es una tarea sencilla, pues la gran cantidad de ítems a tener en cuenta implica que la figura del líder sea fundamental a la hora de sortear los obstáculos que se presenten. El principal trabajo de quien dirige un grupo –sobre todo si es combinado entre integrantes de la empresa proveedora del servicio y la firma que lo recibe– es justamente promover el cambio de una manera positiva y firme. En ese sentido, la motivación y el análisis de los beneficios en un contexto de tiempo son las estrategias más útiles para lograr que la empresa avance en el uso de su ERP.

El líder debe tener experiencia en la implementación de proyectos de este tipo. En lo ideal debería haber participado en algún otro servicio ocupando un rol diferente. Además, debe ser una persona metodológica, pues es quien asegura que determinadas rutinas ocurran, como las reuniones, los informes de avances, el control económico y más. Por último, también tiene que poseer integridad profesional, así podrá plantarse frente al grupo y ser creíble, mostrar su compromiso con el trabajo.

La motivación es una cualidad de liderazgo que se aplica a ésta y a cualquier otra tarea de grupos en una empresa. Esto siempre ayuda y tiene que ver con el compromiso. Un equipo bien motivado seguramente aumente su porcentaje de éxito, por eso es bueno desarrollar estrategias de team building y actividades grupales, que todos se sientan parte del plan y que tengan información de los avances y dificultades.

Por otra parte, también hay que poner las dificultades en contexto y esto se hace mediante la matriz de riesgos. En el caso de los grupos, el líder debe poner atención en las relaciones personales entre sus integrantes. Quien dirige debe apoyar el proceso de asimilación de lo nuevo marcando los beneficios que aparecerán, pues las resistencias siempre surgen de los empleados que están haciendo la implementación. En la planificación del proyecto esto debe ser tenido en cuenta y se supera mediante la motivación.

Por eso, el análisis de beneficios macro requiere un estudio del impacto económico y de la mejora en tiempos y disponibilidad de recursos que genera la implementación. Si bien es muchas veces difícil cuantificar el beneficio económico directo, es bueno tomarse el tiempo para hacerlo, así los resultados son siempre claros. Y de la misma forma, mostrar qué procesos puede hacer la empresa, qué nuevos volúmenes de operaciones puede atender con la misma cantidad de recursos humanos, cómo logra mejorar el análisis de negocios para la toma de decisiones. Ahí también se franquean resistencias, sobre todo para mandos medios, muchas veces para la propia dirección.

Cuando el líder logra sortear los obstáculos, el proyecto se realiza dentro de los tiempos previstos, utilizando el presupuesto calculado o menos y logrando que se concreten todas las aplicaciones buscadas. Y es que cuando el líder está seguro en su tarea, las dificultades son fácilmente resueltas.