El primer paso para implementar un sistema ERP con éxito es desarrollar una investigación previa, pues allí tanto el cliente como el proveedor podrán detallar todas las necesidades y cuáles son las soluciones que cada propuesta les brinda. Es importante esta etapa, pues los errores pueden venir de ambos lados, pero es el contratante quien tiene la mayor responsabilidad pues él es quien sabe qué debe resolverse.
En este sentido, es posible detallar algunas cuestiones en las que hay que poner la mira para evitar errores futuros o reducirlos a su mínima expresión. Así, lo primero es tener en claro que se busca mejorar actualizando o implementando el programa, luego seguirán estos pasos:
• Conocer al proveedor: éste puede venir recomendado por conocidos, se puede conocer su reputación a través de blogs y también es posible contactar a sus clientes para que nos digan cómo fue la experiencia. Allí aparecerán detalles que pueden orientarlo.
• Un Sistema de soporte de decisiones (DSS): sin importar el tamaño de la empresa, esta herramienta es fundamental, incluso se puede crear uno pequeño y personalizado siguiendo ejemplos de otros ya realizados.
• Hardware y software compatibles: uno de los puntos centrales para elegir el ERP es estar seguro de que el hardware disponible soportará el programa. O, de lo contrario, saber que habrá que invertir también en equipos y que se contará con el dinero necesario. Por ejemplo, si el ERP que ha seleccionado utiliza Reporting Services, debe tener en cuenta el hecho de que solo algunas versiones de Microsoft SQL Server lo soportan.
• Posibilidades al proveedor: muchas veces a las empresas implementadoras no les importa tanto el tamaño de sus clientes, sino que esos les puedan acercar nuevos consumidores o que les abran la puerta de entrada a determinado segmento del mercado. En estos casos es posible acceder a descuentos especiales.
• Predisposición al cambio: antes de comenzar la implementación, hay que lograr alinear, sobre todo, a los líderes internos de la empresa que trabajarán activamente en la actualización del programa. Esto es importante, pues resulta en tiempos aceitados y baja la probabilidad de demoras. Demostrar la confianza en el proveedor contagiará al resto del grupo.
• Metodología de implementación: siempre es bueno charlar previamente con el proveedor cómo será la implementación. Lo ideal es que todo el proceso esté descripto paso a paso, con los tiempos incluidos, en un documento para poder supervisar todo. No es del todo aconsejable ir decidiendo todo sobre la marcha.
• Capacitación: es necesario saber si el proveedor cuenta con personal para capacitar a nuestros empleados y cuánto durará este proceso. También hay que prever si los proveedores podrán atendernos poniendo a nuestra disposición un hombre de experiencia que lidere el equipo y nos deje un cabeza de grupo propio y preparado para cuando ellos se retiren.
• Manejo de la información: hay que chequear con el proveedor que no se perderán datos guardados (archivos de Excel, planillas varias y más). También es importante que los documentos puedan importarse de una manera segura y con algún filtro que descarte aquellos que ya son inútiles. No vale la pena conservar aquello que ya no se utiliza y solo ocupa espacio.
• Costos: antes de contratar un servicio hay que preguntarse cuáles serán los costos reales y aquellos que no se ven a simple vista, como la demora en las actualizaciones o si habrá que invertir en nuevos equipos.
• Procesos de negocio: es una buena oportunidad para evaluar funciones, ver cuáles están siendo eficientes y cuáles necesitan ser resueltas de otra manera. Con esto bien estudiado será posible maximizar los resultados del ERP.
• Código fuente: hay que asegurarse la posibilidad de hacer cambios en el código fuente para evitar probables problemas futuros. Usualmente, los proveedores depositan el código de un tercero, que es un agente conocido de fideicomiso o garante, que atenderá al cliente si el vendedor no puede mantener y actualizar el software.
• Servicio de auditoría: es importante que el proveedor nos garantice auditorías periódicas para revisar si existen fallas o cosas a mejorar. También se puede incorporar consultores independientes o auditores externos.
• Soporte técnico: revisar si el proveedor tiene la infraestructura adecuada para brindar un soporte técnico en caso de problemas, y en qué horario. También hay que saber si darán actualizaciones periódicas, si esto afectará el trabajo cotidiano durante algunos días.
Teniendo en cuenta estos consejos será posible elegir al proveedor y al sistema ERP de una manera más adecuada.
