¿Puede un sistema ERP convertirse en la solución de los problemas empresariales? Esta pregunta siempre aparece en la cabeza de los directivos que ven como su empresa pierde competitividad o productividad ante cada obstáculo que se presenta en el software o hardware que está utilizando. Y esto, en gran parte, se debe al sistema de almacenamiento que preserva toda la información, pero cuando funciona mal esto juega realmente en contra.
Por esto, para que no vuelva a pasar, hay que conocer los tips para que una aplicación de ERP no se transforme en un problema y cómo implementarlo de una manera eficaz y exitosa.
Así, cuando la decisión está en manos de un gerente, es importante que éste esté en todas las etapas del trabajo, pues él sabrá decir qué necesita y orientar a los implementadores durante todo el proceso. Esto se debe a que, generalmente, la llegada de un ERP causa un cambio de cultura muy grande dentro de las organizaciones. Acá, entra el implementador que con su experiencia más la guía del directivo, puede determinar el éxito o el fracaso de una empresa al decidir utilizar un software ERP.
Para ver la evolución de las implementaciones, basta con recurrir a números comparativos entre la década del noventa y este nuevo siglo. En 1994, el Standish Group decía que solo un 16% de los proyectos de software son bien realizados, es decir, que se ajustan al cronograma y presupuesto previstos. Sin embargo, en 2001 los análisis marcaban que un 27% de los proyectos eran finalizados en el tiempo y costo previstos, un 40% antes de que finalicen y un 50% de éstos cuestan en promedio un 180% más de la estimativa original.
Otro punto a cuidar, es que hacia el final de la implementación los casos de estrés aumentan y hay riesgos de que los profesionales abandonen el trabajo a medio terminar. Para que esto no nos afecte, hay que tener un plan de contingencia e incentivar constantemente la unión del grupo y estimular la seguridad de cada uno de los integrantes.
Esto último marca que es importante contar con el compromiso y la aceptación de todos los trabajadores de la empresa, tanto los que son específicos del área TI hasta quienes tienen menos rango. También es importante tener la presencia de consultores externos especializados en el asunto y personal que entienda del negocio de la empresa. Solamente así el ERP se hará parte de la solución y no de los problemas.
En la actualidad, todo empresario debe manejar el lenguaje tecno de una manera fluida, pues de eso dependerá su relación con la información y el tiempo, dos variables cruciales en el éxito personal y profesional. La informática con sus ordenadores, agendas electrónicas y la tecnología de la información son fundamentales para controlar precisamente estos dos factores.
Uno de los principales softwares desarrollados para auxiliar a las empresas y las personas con quienes ella interacciona, optimizar el tiempo y la calidad necesaria para el almacenamiento, tratamiento, organización y control de la enorme cantidad de informaciones cada vez más necesaria y presentes en nuestro día a día es el ERP.
Por todo esto, cuando alguien se decide a instalar un ERP es un cambio sin vuelta atrás, ya sea por la inversión necesaria o por no afectar la credibilidad de la empresa. Aunque, se han visto resultados de implementaciones deficientes. Esto es lo que hay que cuidar que no suceda con la presencia demandada y mencionada anteriormente. De ahí la importancia de que todo el equipo comprenda y maneje los códigos tecno.
¿Por qué unas implementaciones son exitosas y otras no? Básicamente, las que fallas no han tenido la planificación y elección del sistema correctas. Para que esto suceda, tanto el directivo como la empresa que administra el servicio deben trabajar de manera ordenada y conjunta para cada uno sumar su experiencia en los campos que más conocen. El primero el área de negocios en la que se desarrolla la compañía; el segundo, saber lo último en materia 2.0.
Por último, para que un sistema ERP sea una solución realmente eficiente, el equipo que vaya a administrarlo debe estar capacitado y tener un claro perfil tecnológico.
