Los edificios y countries con amenities llegaron para quedarse. Su funcionalidad es un valor agregado que cautiva a los compradores en un primer momento, aunque luego empiezan a ser incómodos a la hora de administrarlos. Que el aparato del gym necesita un service, que la heladera del Club House no enfría o que la pileta no tiene mantenimiento. ¿Quién se ocupa de esto?
Aunque muchos no lo noten, cuando las áreas comunes funcionan y están higienizadas es porque alguien se ocupó de ellas, las administró y coordinó. ¿Cómo lo hizo? Seguramente contrató al personal de limpieza, a un servicio técnico para que periódicamente haga una revisión, ideó una planilla para reservar los horarios, supervisó que lo que se encargó se haya hecho y más.
El detalle surge cuando esto se hace de manera informal y se asienta manualmente en papeles dificultando el seguimiento. Así surgen las quejas, las desconfianzas y más, pues no hay elementos para informar de manera adecuada y centralizada. Aquel co-propietario que pida saber qué se está pagando y cuánto no puede ser atendido como se merece.
Ahora bien, tampoco es justo que una sola persona cargue con todas estas responsabilidades y deba administrarlas de manera poco eficiente por carecer de herramientas informáticas. Afortunadamente, ciertos elementos del management pueden trasladarse a estas realidades dando automatización y control a quien esté al mando. Esto resuelve y facilita la cotidianeidad.
El cambio que estas herramientas brindan se nota sobre todo en los countries debido a su amplitud de espacio, actividades y variedad de áreas comunes. Basta con mencionar las piscinas, los club house, los jardines, la seguridad, la canchas de deportes diversos, los muelles, los spa, las caballerizas y más, y a esto se suma cómo administrar y coordinar su uso, algo que es importante en estos barrios que suelen entrar en torneos con otros pares o intra muros.
Establecer procedimientos formales acompañados de un software adaptado a las necesidades de cada comunidad puede volcarse formando un programa de gestión integral que se enfoque en los procesos. Así, éste detecta los faltantes y brinda las soluciones organizativas. Esto se aplica desde lo administrativo hasta en darle respuesta a cada socio.
Para que cada usuario tenga acceso al sistema, éste se implementa desde una web a la que pueden entrar todos, dejar sus inquietudes, hacer los seguimientos y el administrador tiene todo centralizado y puede verlo en la oficina, la casa o el bar. También es posible generar con esta metodología un Centro de Atención al Socio, una acción que eleva los índices de satisfacción y percepción de servicios.
Cada modelo será diseñado según las necesidades de cada caso, pero un ejemplo básico sin dudas incluirá un área administrativa (gestión de cobranzas, revisión de facturas a pagar, cargo de conceptos variables, seguimiento de los pagos a proveedores), otra de intendencia (mantenimiento interno, gestión de forestación, avisos de fumigación, limpieza de tanques de agua y más), recreación (alta de torneos, equipos, inscripción en actividades por socio, gym, mantenimiento de canchas) y legales (registro y seguimiento de infracciones o moras en los pagos). Por último, trabajar bajo el esquema de procesos estandarizados y tener los datos informatizados permite elaborar informes más completos al momento de rendir cuentas de la gestión realizada y llevar un registro detallado que siempre está actualizado.
