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Fiestas de fin de año: ¿Cómo organizar un evento con bajo presupuesto?

En un año marcado por cierta estacionalidad del crecimiento y aumento de los costos, es importante poner la creatividad en marcha para sorprender con un evento único y recordable, sin excederse del presupuesto asignado. Fiestas de cierre de año para empleados, cenas con amigos o colegas para despedir el 2013, festejos de resultados anuales, entre otras, son ocasiones que cada año se celebran y que, si bien divierten, desvelan al organizador por los costos. Aquí van algunos consejos de Dafing Group, empresa especializada en el diseño, planificación y realización de eventos corporativos, para poner en práctica:

• Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de planificar un evento es cuál es el objetivo. “Lo fundamental es saber a qué público apuntamos y qué es lo que queremos lograr. Una vez que tenemos esto claro, el siguiente paso es evaluar el presupuesto”, afirma Diego Feldberg, Director de Dafing Group y Presidente de la Asociación de Eventos de la República Argentina. Si pueden asignarse pocos recursos, no hay que desanimarse ya que la creatividad puede ser un gran aliado a la hora de pensar ideas que impacten y cuyo costo no sea significativo.

• El catering, por ejemplo, es totalmente variable. Un evento se puede resolver exitosamente con pizzas, empanadas o pastas, sin necesidad de recurrir a un servicio de lo más sofisticado. Inclusive, si el objetivo fuera la integración, una propuesta creativa consistiría en proponer a los invitados que cocinen juntos. De esta manera, se conjugarían el propósito del evento con una solución de bajo costo. En este caso, la comida es no sólo el catering sino también el recurso para lograr la integración de los participantes.

• Alquilar salones o sitios especiales para una fiesta es de los ítems críticos del presupuesto en un evento. Siempre hay que partir de la base de tener bien en claro qué es lo que buscamos. Se puede llevar a cabo en un campo o en las propias oficinas, haciendo uso de los recursos con los que cuenta la empresa, si el objetivo es lograr un ambiente informal y relajado. Ahora bien, si el objetivo es impactar con las últimas tendencias, estar aggiornado y exhibir novedades, no queda otra opción que invertir en tecnología, en el lugar, en el catering, etc.

En líneas generales, la creatividad debe ser siempre un aliado a la hora de planificar un evento, pero más aún si el presupuesto es acotado ya que permite llamar la atención, no en relación a la inversión, sino en cuanto a los recursos utilizados para sorprender.