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La Importancia de una Correcta Implementación de los Sistemas de Gestión en las Empresas Pymes

Son cada vez más las pymes que informatizan su gestión mediante software estándar o hechos a medida. Se invierte mucho tiempo en analizar las distintas opciones disponibles en el mercado comparando prestaciones y precios; pero poco tiempo en el análisis de la implementación de los mismos.

Las empresas que proveen sistemas que apuntan a clientes de mediana y gran escala contemplan dentro de la venta del sistema un periodo de implementación pero las pymes que compran sistemas estándar en general no cuentan con el presupuesto para hacer un análisis de la implementación del sistema o simplemente no lo saben.

Se considera erróneamente implementación a la simple carga de datos en el sistema o migración desde otro sistema, los alcances de la implementación comienzan mucho antes de la carga de datos: comienza cuando se analizan los datos de la empresa, se analiza el sistema y se trata de conjugar la información disponible, la información a obtener del sistema y el funcionamiento del sistema en sí. El proceso que menos tiempo lleva es justamente el más importante de todos: el diseño de la organización de la base de datos.

Es fundamental en este paso trabajar en conjunto entre proveedor del software, el dueño de la empresa o quienes conocen a fondo todos los procesos de la misma, (según la escala de la empresa muchas veces ese saber puede estar repartido en distintas personas: producción, ventas, administración, compras) y también el profesional contable que asesora a la empresa.

La información que nos brindan los sistemas debe ser actual, eficientemente ordenada y útil. Debe ser actual, porque de nada sirve si reflejan datos del pasado, debe estar eficientemente ordenada para que el empresario pueda en pocos minutos tener una fotografía de lo que pasa en su empresa y debe ser información útil para tomar las decisiones que tenga que tomar

La organización de los datos dentro de un sistema debe pensarse desde dos enfoques simultáneos: uno considerando el rubro del negocio, la actividad a la que pertenece y la particularidad que puede tener cada empresa especifica, el otro considerando los datos que el usuario quiere “sacar” o “filtrar” del sistema. El análisis de estos dos enfoques permitirá efectuar una exitosa implementación del sistema a cada empresa en particular. Como estos enfoques requieren un amplio conocimiento del funcionamiento de la empresa es vital la participación de todos los agentes involucrados.

Por ejemplo: la base de datos de artículos se puede organizar por departamentos, rubros y subrrubros que pueden corresponderse por la familia de productos en si (esto es lo mas común), o en una empresa particular, el departamento podría corresponderse con el proveedor especifico si fuera el caso que hubiera que filtrar todos los productos de ese proveedor para una modificación masiva de precios. El responsable de compras sería quien nos aporte este dato para la organización de la base de datos.

Un diseño erróneo de la organización de la información en el sistema puede hacer que el mejor sistema, con las mejores prestaciones no sirva para su propósito fundamental: brindar información para tomar decisiones de gestión de la empresa.

Por esto debe entenderse muy bien que la definición de INFORMACION = ORGANIZACIÓN DE DATOS INGRESADOS debe estar pensado para luego organizarlo y mostrarlo como información relevante.

En general estos errores ocurren por desinformación de los clientes usuarios, y por la ansiedad de los mismos por comenzar a utilizar el sistema y dejar para después “los detalles”, las empresas proveedoras de software no poseen un asesor en gestión para orientar a las empresas y el asesor contable generalmente no participa en ninguno de los procesos.

La empresa Gestioner Soft pone a disposición de los profesionales de las ciencias económicas que asesoran empresas un programa de capacitación de implementación de sistemas de información, de la mano de su producto Gestioner Soft Administración. La empresa que comercializa sus productos a través de Canal Profesional, ofrece una amplia gama de productos orientados a sistemas de gestión para pymes que se adaptan en escala, prestaciones y precio a todas las configuraciones de pymes argentinas.

El programa está orientado a profesionales que vendan o deseen vender los productos Gestioner Soft y también a aquellos que asesoren a empresas y deseen capacitarse en sistemas de información para agregar valor al servicio de asesoramiento que brindan a sus clientes.