Cuando los encargados de organizar un evento empresario deben seleccionar el lugar donde éste va a ser llevado a cabo, en general piensan en los salones de hoteles céntricos. Sin duda estos lugares ofrecen como ventaja la cercanía a diversos medios de transporte, actividades de esparcimiento, restaurantes, etc.
Sin embargo, para la realización de ciertas actividades corporativas puede ser conveniente buscar un lugar mas alejado. Los hoteles de campo, en ese sentido, pueden ofrecer una cantidad de beneficios que no tienen los salones que se encuentran en el medio de la ciudad. Por ejemplo:
– Tanto si se trata de eventos de uno o varios días, tener habitaciones disponibles puede resultar sumamente útil, tanto para alojar a invitados extranjeros como a quienes viven en la ciudad y se trasladan para realizar la actividad. Contar con aposentos a disposición no solo permite pensar en pasar la noche sino también en darse una ducha o cambiarse de ropa al concluir la actividad, por ejemplo. Y este tipo de lugares resulta ideal para llevar a cabo actividades de team building en las que los participantes realizan tareas al aire libre, o con materiales que pueden manchar su ropa o hacer que se ensucien ellos mismos.
– Otra de las ventajas que puede ofrecer un hotel de campo para realizar actividades empresarias, es justamente su aislamiento de la ciudad. Para el propósito de los organizadores puede resultar ideal que la gente que asista a una actividad no pueda distraerse con otras opciones. La lejanía en este caso es un diferencial a favor frente a la empresa que los convoca o los organizadores de congresos, lanzamiento de productos, realización de workshops, etc. Porque en cualquier urbe la gente puede dispersarse más: para quienes son locales es sencillo salir del evento para hacer un trámite, y es común que los turistas lleguen tarde a una conferencia porque salieron a recorrer la ciudad.
Un hotel en medio del campo está aislado por definición, por lo que genera más compromiso con la actividad. Y para quien busca unir equipos de trabajo o que la gente se concentre en la propuesta, esto puede resultar muy positivo.
– Un tercer aspecto a tener en cuenta es el de la seguridad, tanto a nivel personal de los asistentes tanto como del equipamiento a utilizar. En los establecimientos hoteleros en medio del campo los accesos son restringidos en relación a la entrada y salida de la gente. Para ingresar a un evento es necesario tener hecha una reserva hecha, y si bien es posible acceder al restaurante o al spa del hotel, al ingresar al predio el personal de seguridad registrará la placa del auto y los datos personales de sus ocupantes. Es cierto que llegar al lugar puede ser mas complejo que moverse en la ciudad, pero eso mismo limita las posibilidades de que ingrese cualquier persona no autorizada, con la intención de llevarse de manera indebida algunos equipos o elementos de trabajo, por ejemplo, generando resultados no deseados y un dolor de cabeza para los organizadores.
– Y un nuevo beneficio es que si los participantes acuden con alguien que los acompaña, mientras se desarrolla el trabajo dentro del evento habrà una interesante gama de opciones que esta persona puede realizar, como atenderse en el spa o ir al gimnasio, o si el tiempo lo permite hacer caminatas, salir a andar a caballo, recorrer pueblos cercanos, etc.
Por otro lado, se descuenta que el lugar elegido debe contar con salones adecuados, asi como todos los servicios que hoy definen un standard internacional. Además del equipamiento relacionado con las acreditaciones, por ejemplo, es imprescindible tener equipos de última generación en sonido y proyección profesional, iluminación y ambientación, entre otros. Así mismo es importante tener personal idóneo en su instalación y manejo. En general los hoteles de campo tercerizan este aspecto en proveedores de confianza, porque todo el equipamiento que compone el rubro técnico queda obsoleto en poco tiempo, y de esa manera pueden brindar la mas moderna tecnología para todos los eventos empresarios.
