Los eventos corporativos, tanto del área de RRHH (jornadas de capacitación o motivación, fiesta de fin de año, etc.) como de marketing (lanzamiento de productos y servicios, convenciones de ventas entre otros) suelen ser momentos especiales en la vida de una empresa, que se preparan con anticipación.
Cada compañía organiza la actividad de la mejor manera posible, asignándole un presupuesto de acuerdo a su cultura corporativa y los objetivos a cumplir. Sin embargo, en muchas ocasiones se cometen errores técnicos que pueden llevar al fracaso de la actividad, la mayoría de las veces sin que los responsables tomen conciencia de ello. Sólo a titulo de ejemplo, los errores técnicos más comunes que pueden arruinar un evento, son:
1 – No prever qué equipamiento se va a requerir. Esto sucede cuando no se consulta previamente acerca de los equipos y servicios necesarios para realizar la actividad. Y tampoco se indaga al lugar donde se va a llevar a cabo el evento, para saber si la red eléctrica está preparada para sostenerlos, por ejemplo.
Cuando se piden los equipos a último momento, sin dar el tiempo necesario para chequear donde van a ser instalados o su correcto funcionamiento, pueden presentarse muchos problemas. Si el proveedor es una empresa confiable que tiene un protocolo de acción (ir antes al salón, tener un back-up, entre otras cosas) pueden ser minimizados. Pero si no es así, quizá no tenga a disposición esos equipos, o no puedan ser utilizados por montones de motivos. Los más comunes: una pantalla gigante que no puede instalarse porque el salón tiene un techo demasiado bajo, o saltan los tapones del sistema eléctrico, y el electricista del predio debe correr para resolver el problema … mientras los invitados aguardan.
2 – No contar con un operador capacitado para manejar los equipos. Los proveedores serios no se limitan a entregar equipamiento tecnológico. Para asegurarse un buen servicio, además envían a personal idóneo, no solo para manejarlos sino también para hacerse responsables por su buen funcionamiento.
3 – No contar con un interlocutor idóneo con el proveedor de tecnología. El equipamiento técnico que se pone en juego en un evento suele ser costoso y complejo, y de su correcto funcionamiento depende en gran medida el éxito de la actividad.
Sin embargo, muchas veces la organización del evento recae en la Secretaría de Presidencia o una Agencia de Publicidad o Marketing, donde no siempre saben del tema (y a eso se suma la presión de coordinar múltiples tareas y roles para realizar la actividad). Esto complica elegir los equipos mas adecuados, averiguar si la instalación eléctrica es pertinente, resolver problemas técnicos que surjan, etc.
4 – Concentrar la atención en el contenido, sin pensar en el área técnica que lo hará posible. Muchas veces se analiza y define meticulosamente el concepto del evento y su creatividad, pero los organizadores no se detienen a elegir proveedores que permitirán que sus ideas se concreten y se luzcan. Obviamente, el mejor recital puede salir mal si el sistema de sonido no funciona. De la misma manera, las presentaciones y películas mas elaboradas pueden fracasar porque aspectos en apariencia muy sencillos: por la enorme cantidad de resoluciones y formatos de imagen que existen hoy en día, ya no hay soluciones standard y un cable pueda hacer toda la diferencia.
5 – No prever la necesidad de tener back – up para los equipos. Esto suele suceder cuando se contrata a un proveedor que quizá cobra un poco menos, pero que no tiene “espalda” para reemplazar el equipamiento si surgen dificultades técnicas. Entonces, cuando hay algún un problema antes de comenzar el evento, la única solución es … rezar.
Hoy la tecnología es una herramienta indispensable para la realización de determinadas actividades, pero pocas empresas son conscientes de la importancia de poner a cargo a un interlocutor que conozca el rubro, y de contratar proveedores idóneos y personal calificado que garanticen su correcta instalación y buen funcionamiento.
