En un mercado cada vez más competitivo, los eventos son una herramienta invaluable para el logro de ciertos objetivos.
Cuando se trata del área de RRHH, las acciones apuntan al “cliente interno” mediante actividades de capacitación y motivación, o directamente con propuestas institucionales (como el ”family day” o la fiesta de fin de año, por ejemplo). Si se lo piensa desde las necesidades de Marketing, lo que la gerencia está solicitando son eventos para el lanzamiento de productos, por caso, o convenciones de ventas.
Pero lo cierto es que muchas veces el management desconoce como organizar un evento, y convoca a la empresa organizadora con poco tiempo, sin definir qué quiere lograr o sin una idea concreta de cuanto podrá invertir en la acción, cosas que finalmente conspiran contra el logro de los objetivos esperados.
Una de las primeras cosas que debe tener en cuenta el responsable de organizar un evento cuando convoca a un profesional organizador, es la necesidad de saber una serie de pasos logicos que permiten chequear y organizar el evento.
La secuencia completa consta de seis etapas las que describimos muy brevemente:
1. El anteproyecto.
En esta primera etapa, hay que volcar y analizar información que será determinante para lo que se desea realizar. Por ejemplo, si se trata de una acción interna, externa o mixta; cuál es el perfil de los participantes; sus características y antecedentes. Con estos datos se podrá definir qué objetivos va a tener el evento.
Dicho de otra manera: en el anteproyecto hay que responder a las preguntas básicas acerca de qué se desea lograr, para qué, y cómo se va a medir posteriormente el impacto del evento realizado.
2. Proyecto
El diseño del proyecto se divide en técnicas y contenidos.
Como “técnicas” nos referimos a la forma que adoptará la acción: si será una convención, promoción, seminario, desayuno, reunión, fiesta, viaje o workshop, por ejemplo. Aquí entra en juego la logística necesaria: selección de recursos, evaluación y diseño de las actividades, diseño de los elementos a utilizar, evaluación de tiempos de armado y desarme, recursos humanos necesarios y actividades del departamento creativo.
Y con “contenidos” nos referimos a un minucioso detalle de todos los recursos que se necesitan para llevar a cabo el evento: desde la seleccion del predio, que tipo de actividad se va a desarrollar, las necesidades técnicas: sonido, iluminación y proyeccion, los shows, la filmación la producción de material audiovisual , y todos los demás detalles que puedan surgir.
3. Presupuesto
El Team responsable de la organización del evento debe confeccionar un presupuesto estimado de lo que habrá que invertir, y convocar a diferentes proveedores a fin de pedir y recibir una cotización. Con esos datos en mano, deberá comparar las propuestas económicas, y – recién entonces- analizar si el mejor costo presentado permitirá el cumplimiento de los objetivos trazados. Una vez que se ha tomado la decisión, se confirma el proyecto y manos a la obra
4. Pre-Evento
En esta etapa deben comenzar las reuniones de organización, donde se diseña el timing, el story board, se analiza y prepara la logística de armado y desarme, el diseño y preparación de las actividades, así como la compra y puesta a punto de los elementos necesarios. Este es el momento (que puede durar meses o días, según la antelación con que se planifique y se organice la actividad) de coordinar reuniones con proveedores, realizar ensayos, etc.
Además, hay que capacitar a los recursos humanos que van a intervenir en la acción, supervisar la materia prima o servicio de todos los proveedores seleccionados, y comenzar con los ensayos previos en el lugar/ predio donde se desarrollará el meeting.
5. Desarrollo del evento
Ya con la realización del evento en ciernes, la primera fase es el Armado, momento en el que se reciben los elementos, se supervisa como se armará el espacio donde se realizará la acción, y se chequea la puesta en escena.
Desarrollo: llegó el momento tan esperado!! Desde el punto de vista de la organización, es cuando hay que controlar la gestión de cada proveedor, el desempeño de la dirección general del evento, y la atención y solución de imprevistos que se presenten.
Desarme: Si bien el “invitado” (ya sea el cliente interno o el externo) ya se retiró, para el Team organizador el evento está lejos de haber terminado. Este es el momento en que hay que desarmar, embalar y retirar prolijamente todo lo que se introdujo en el momento del armado, supervisando que se lleve a cabo de la forma prevista y en los tiempos estimados.
6. Evaluación
Después del evento, los organizadores de la acción y la gerencia involucrada de la compañía se deben reunir para evaluar el resultado obtenido. Una forma simple de hacerlo es responder a las preguntas sencillas sobre qué paso, cómo pasó y si se cumplieron los objetivos propuestos. Este es el momento de analizar si las cosas se desarrollaron como eran de esperarse, o detectar errores.
Recomendamos realizan como mínimo 2 reuniones: la primera en forma inmediatamente posterior al evento, cuando las impresiones todavía están frescas, y la segunda unos días después, con más objetividad, precisión e información para compartir lo acontecido
Aunque muy pocas empresas la llevan a cabo, creemos que esta última etapa es fundamental. Porque en la medida en que el organizador de eventos y la empresa cliente se conozcan y establezcan códigos comunes de trabajo, podrán funcionar mejor como socios estratégicos, trabajando codo a codo con el mejor logro de los objetivos.
