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Los procesos de Planificación en Project Management

Por: Maximiliano Paredes y Eduardo Navarro

“¿Planificar en profundidad?”, se asombró uno de los miembros del equipo de proyectos, “¡No es necesario! Todos sabemos lo que hay que hacer. Resolveremos los problemas sobre la marcha, no es complicado. ¡Hemos pasado por esto decenas de veces!”

Esta actitud es muy frecuente en las organizaciones. Muchos creen que es una pérdida de tiempo elaborar una planificación detallada antes de implementar un proyecto.

Así, muchos se lanzan hacia la fase de ejecución sin haber determinado cómo llegar al objetivo.

En este marco, ¿puede sorprendernos que aproximadamente la mitad de los proyectos no cumplan con sus objetivos y se excedan en sus presupuestos de tiempo y dinero?

Para reducir los riesgos de fracaso, es fundamental redactar un Plan de Gestión del Proyecto, compuesto por múltiples planes subsidiarios, que establezca la secuencia de pasos a seguir para cumplir con el objetivo.

Cada uno de los planes definirá la forma en que el Project Manager y los demás involucrados gestionarán y controlarán cada “área de conocimiento” (PMI) o “dominios” en los cuales se desarrollará nuestro proyecto: alcance, tiempo, costos, recursos, riesgos, calidad, comunicaciones, adquisiciones, etc.

Desde luego, el grado de complejidad de los planes dependerá del proyecto en cuestión. No es lo mismo planificar la construcción de una central hidroeléctrica que cambiar el packaging de un medicamento.

No obstante, la elaboración de una “hoja de ruta” es necesaria en cualquier tipo de proyecto. Así, veamos algunas pautas fundamentales para desarrollar la etapa de planificación:

1) Planificación del alcance del proyecto

El objetivo de cualquier proyecto consiste, en última instancia, en entregar algún producto, servicio o resultado a un cliente externo o interno.

Así, a medida que los requisitos planteados por el cliente vayan adquiriendo precisión, el equipo debe identificar los “entregables” que deberá producir.

En esta etapa inicial, el equipo debe definir todas las tareas y actividades necesarias para producir los entregables demandados por el cliente. De esta forma, quedará definido el alcance (scope) del proyecto.

2) Planificación de tiempos, recursos y costos

El Project Scope Statement define el objetivo del proyecto y las tareas a ejecutar para producir los entregables.

Pero, ¿cuál debería ser la duración de cada actividad y la mejor secuencia lógica a seguir?

¿Es posible solapar actividades (fast-tracking) para acortar la duración del proyecto?

¿Qué recursos humanos y materiales serán necesarios para completar cada actividad?

¿Cuántas horas necesitaremos de cada recurso? ¿Cuáles serán los gastos y, en consecuencia, el costo final de cada tarea?

Respondiendo a estas preguntas surgirá el camino crítico, aquel que nos informa la “secuencia de actividades” más larga, indicativa de las que son críticas y sobre las que pondremos especial foco.

Este será el mínimo tiempo que podría durar el mismo indicándonos la fecha probable de entrega del proyecto terminado. A partir de estás respuestas también podremos armar un cronograma preliminar de ejecución.

3) Planificación de las comunicaciones

Luego de relevar las necesidades de información/comunicación de cada involucrado a lo largo del proyecto, el armado de este plan permitirá tanto al Project team y al Project Manager saber frecuencia y destinatarios/participantes de las reuniones a realizar y de la documentación a enviar.

4) Planificación de calidad

La fase de planificación debe incluir un plan que determine qué normas de calidad, procesos de mejora continua y métricas se utilizarán para evaluar el desempeño del proyecto y el grado de calidad del producto.

5) Identificación de riesgos (risk assessment)

Es necesario efectuar análisis cualitativos y cuantitativos para determinar cuál es la probabilidad de ocurrencia de distintos tipos de riesgos y sus consecuencias, así como diseñar planes de mitigación o respuesta.

Por ejemplo, en el caso de la construcción de una planta hidroeléctrica: ¿cómo nos afectaría una sequía? ¿Qué plan de contingencia podríamos implementar para minimizar su impacto en los tiempos y costos del proyecto?

La incorporación de los riesgos en el análisis suele exigir ciertas modificaciones en el cronograma, costos y recursos utilizados. Así, en este punto, es recomendable repasar todos los procesos anteriores.

La planificación de un proyecto es un proceso iterativo y de elaboración progresiva que tiende hacia un mayor grado de profundidad.

No debemos esperar que el primer plan sea el definitivo. A medida que se profundice sobre cada área de conocimiento y sus interrelaciones será necesario realizar ajustes a la planificación original.

6) Plan de Gestión del Proyecto

Tras realizar todos los análisis anteriores, el equipo debe elaborar el Plan de Gestión y establecer una serie de pautas (baselines) para medir el desempeño del proyecto a lo largo de la fase de ejecución.

En definitiva, los esfuerzos puestos en la fase de planificación, lejos de constituir una pérdida de tiempo, son cruciales para aumentar las probabilidades de éxito.

Una condición fundamental es que las decisiones sean negociadas y tengan en cuenta los intereses de los involucrados.

Un plan impuesto de arriba hacia abajo quizá sea más veloz. Pero seguramente encontrará grandes dificultades en la fase de ejecución.


Fuente: Materia Biz

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