Actualmente, la administración de los procesos de negocio es vital para que las empresas establezcan y mantengan un diferencial competitivo en el mercado. Por lo cual, es necesario constituir dentro de la compañía una Oficina de Transformación que garantice la implementación y mejora continua de los procesos.
El modelo de Oficinas de Transformación lleva varios años operando visiblemente en Latinoamérica, aunque son relativamente pocas las compañías locales que implementan el concepto. Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos producidos en la región, América Latina se encuentra en una posición privilegiada para la rápida adopción de cambios en procesos de negocio.
Pero para capitalizar estos avances, es imprescindible que las empresas entiendan cómo las tecnologías permiten mejorar sus procesos y de qué forma pueden transformarlos en un valor diferencial. Esta revolución digital permite formas innovadoras de llegar al cliente y producir bienes y servicios, y la Oficina de Transformación juega un papel decisivo en esta innovación.
Suele suceder que los diferentes componentes de esta Oficina ya existen en una empresa, pero disgregados en varios departamentos. Sin embargo, para mejorar la efectividad de los procesos de transformación, deben estar bajo la dirección de una misma área, y es crucial que las personas a cargo comprendan la estrategia del negocio para determinar prioridades de acción y estar a la altura de las mejoras a implementar, ya sea de procesos o tecnológicas.
La Oficina de Transformación debe construirse en base a cuatro pilares:
1. Administración de Valor: orientado a analizar e identificar en dónde están las áreas de generación de valor de la compañía, para luego poder monitorear los resultados obtenidos con la mejora.
2. Administración de Procesos de Negocio: enfocado en el análisis, la definición, la implementación y el control del proceso de negocio. Incluye componentes de modelado y documentación, herramientas sofisticadas de monitoreo y medición, y también metodologías de análisis y reingeniería de los procesos.
3. Administración del Cambio de las Personas: análisis de resistencias y obstáculos para implementar el cambio; y el diseño de estrategias para acelerar al máximo la adopción de los nuevos procesos.
4. Administración de Programas de Proyectos: apunta a asegurar que las iniciativas sugeridas se ejecuten eficientemente y alineadas a los objetivos de transformación definidos.
Es importante destacar que no todas las Oficinas de Transformación son iguales; sus funciones, tamaño y complejidad varían en función de las necesidades del cliente. Pero todas ellas tienen posibilidad de reinventar y mejorar sus procesos de negocio y generar valiosos diferenciales frente a su competencia.
