Inicio Empresas y Negocios Para ahorrar espacio, sólo un escritorio para varios empleados

Para ahorrar espacio, sólo un escritorio para varios empleados

Un recorrido por las oficinas principales de Hewlett Packard para el Reino Unido e Irlanda en Bracknell no hace fácilmente creíble el hecho de que la empresa se las haya arreglado con 1600 escritorios para ofrecer una base a 4000 empleados. ¿Cómo lo hizo? Bracknell es uno de los principales centros de hot desking de la empresa. Es una forma de trabajo flexible que parece estar renaciendo.

Al final del día se debe limpiar el escritorio donde han trabajado, no dejar fotos personales y otros objetos, y encontrar un cajón para guardar sus papeles de trabajo o llevárselos a su casa. A Bruno Jago, gerente de temas ambientales para Hewlett Packard en el Reino Unido e Irlanda, le gusta la flexibilidad que da el hot desking; pero aclara que no es para todos. El grado de flexibilidad depende del tipo de trabajo. Peter Thompson, director de Future Work Forum en el Henley Management College, cree que existe una clara tendencia hacia el hot desking. (J. Pickard, Some like it Hot . People Management. Londres, 15 de mayo de 2008.)

La forma de ocupar la superficie destinada a oficinas ha sufrido variaciones a lo largo de los años. Hasta mediados del siglo pasado era común encontrar espacios cerrados donde se desempeñaba un número variable de empleados que dependía de su posición en la jerarquía empresarial y la superficie de cada ambiente. Luego llegó el turno de las oficinas abiertas. Desaparecieron las paredes y se pasó a espacios abiertos o a los conocidos cubículos. Hubo excepciones. Oficinas de gerentes y salas de reuniones, por ejemplo, continuaron existiendo.

Como los cambios mantuvieron una característica en común, un escritorio por empleado, la desaparición de las paredes hizo que, además de aumentar el espacio útil y mejorar la comunicación, un gerente pudiera observar cuántos escritorios -y por cuánto tiempo- se hallaban desocupados en la gerencia que supervisaba. Los motivos de las ausencias eran diversos: los ocupantes de los escritorios eran vendedores o empleados que gastaban una parte importante de su tiempo en locales de clientes o viajaban por períodos prolongados. También se debía a las nuevas formas de trabajo, como telecommuting, trabajo flexible, trabajo compartido y trabajo part time. Un estudio realizado en una empresa “encontró que no se utilizaba más de un tercio de los escritorios instalados. En promedio, sólo un 45 por ciento de las sillas estaban ocupadas y otro 20 por ciento, reservadas. Según los especialistas, la subutilización del espacio disponible es típica de las empresas medianas y grandes en el mundo desarrollado”. (P. Tyrrell, Financial Times, 19 de diciembre de 2006.)

Las estimaciones económicas no tardaron en hacerse. ¿Cuánto le costaba a una organización instalar y mantener desocupados esa cantidad de escritorios? “Un estudio demostró que en el centro de Londres costaba 9500 libras esterlinas anuales proveer de 10 metros cuadrados a un trabajador -5,25 metros cuadrados para su lugar de trabajo y el resto, la parte de las superficies comunes que le correspondían, como salas de reuniones, áreas de recepción y depósitos”. (P. Tyrrell, op. cit.)

La eliminación de escritorios desocupados hizo que se desarrollaran, facilitado por las herramientas que provee la tecnología, distintas opciones para que los empleados que estaban la mayor parte de su tiempo fuera de la empresa compartiesen escritorios. Una, la ya mencionada hot desking, implicaba que cada escritorio dedicado a estos fines era ocupado cada día por el primero que llegase y desocupado por éste final del día.

Otra, hotelling, permitía que los empleados reservaran un escritorio por un día por medio de un “conserje” de la empresa, quien asignaba el lugar, se ocupaba de las líneas telefónicas y ubicaba en el escritorio los objetos personales de la persona que lo iba a ocupar. Cuando lo desocupaban, los empleados hacían una especie de check out.

La más habitual parece ser el hot desking. Su puesta en práctica no es automática y se debe tomar precauciones antes de su instalación: identificar a quiénes se puede aplicarlo, comunicar y explicar la decisión, cómo se introduce el cambio, fomentar los equipos de trabajo, definir cuántos trabajadores por escritorio (se menciona de 1,4 a cinco) y estar atento a los problemas que se pudieran presentar.

Otro aspecto relacionado con la utilización del espacio de oficinas conocido, como los anteriores, desde hace algunos años, es el denominado white space (espacio blanco).

White space es un término que se va introduciendo de a poco en el lenguaje del trabajo para describir un lugar donde se realiza una tarea determinada. Los escritorios alcanzan para contestar el teléfono y completar formularios; pero cuando se trata de los aspectos creativos o introspectivos de una tarea se convierten, en el mejor de los casos, en un lugar donde falta la inspiración; y en el peor, en un obstáculo formidable.

White space implica un lugar aparte, física y mentalmente. […] Es el lugar que buscamos cuando tenemos que pensar. […] Los jefes no pueden dejar de notar que los empleados no están a menudo en sus escritorios. Y la idea que hace furor en el diseño de lugares de trabajo es la de proveer un lugar para pensar. (L. Belkin, You won´t find me in my office, I´m working. The New York Times: Nueva York, 13 de diciembre de 2007.)

Quizá los lectores se pregunten de dónde salió la expresión hot desking. Se estima que deriva de una práctica habitual en distintas fuerzas navales, denominada hot racking (rack vendría a ser cucheta o litera) en la jerga marina de habla inglesa. Mediante esta práctica, una cucheta de un submarino, por ejemplo, es asignada, en sus respectivos turnos, a distintos marineros. Si uno de éstos se dispusiera a ocuparla poco después de haberse ido el ocupante anterior, seguramente se encontraría con una cucheta “calentita”. De ahí: hot. Equivale a sentarse en una silla apenas se ha retirado su ocupante anterior.


Fuente: La Nación

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