En el verano las empresas suelen tener baches importantes, producto de que sus Recursos Humanos se toman sus merecidas vacaciones.
Ahora bien, la idea es que tanto la organización pueda seguir funcionando normalmente, como que aquel que está de vacaciones pueda disfrutar sin tener que estar comunicado permanentemente, y sin tener que trabajar el doble cuando se reintegre.
Para ello sus tareas tienen que estar reasignadas de manera tal, que la orquesta funcione aún cuando “falte un violín”.
En las empresas que cuentan con planes de sucesión es mucho más fácil coordinar acciones en períodos de vacaciones, licencias, etc. dado que difícilmente quedan tareas sin su correspondiente responsable.
En otras organizaciones, se suele comenzar a pensar en cuadros de reemplazos en medio de las crisis, por ejemplo cuando un empleado clave se va, cuando quedan posiciones vacantes, o cuando la necesidad ya se hizo presente. Y un momento crucial en este sentido, se da cuando se deben organizar los meses de vacaciones.
Para las organizaciones de hoy , en el mercado laboral Argentino, es vital pensar la organización a futuro: organizar y contar con cuadros de reemplazo hace que las empresas se encuentren preparadas para enfrentar desafíos.
Los cuadros de reemplazo son el antídoto perfecto a la hora de cubrir vacantes que quedan desiertas por renuncias, promociones, licencias y vacaciones. Esto permite que la empresa no pierda dinamismo, y que las fechas clave no se transformen en un dolor de cabeza.
Dicho esto comienza una segunda parte importante, que es la de poner en marcha estos procesos, cuya clave es tan simple que muchas veces se pasan por alto: trabajar durante el año, para que al momento de la crisis todos conozcan sus tareas complementarias, y los jefes puedan reorganizar su área funcionalmente y sin demasiados “ruidos”.
Nadie se convierte en bombero sólo por estar frente a un incendio.
Entonces, ¿por qué se supone que sólo porque un compañero se va de vacaciones, el resto sabrá qué hacer en su ausencia?
Trabajar con metodología adecuada permitirá a las empresas ser eficientes a la hora de “pasar el verano”.
Para organizar el tema, lo primero a tener en cuenta son los conocimientos técnicos que se requieren (tanto para evaluar quién los tiene, como para definir a quién transmitírselos). Este es el encuadre de un mapa que se irá complejizando.
Otro tema fundamental es tener procedimientos claros y que se encuentren documentados. Esto hace que se minimice la incertidumbre y se puedan ejecutar acciones con menor margen de error.
Por otro lado, a partir de la descripción de puestos y la evaluación de desempeño de cada empleado (en las que se hayan detectado las fortalezas, debilidades y expectativas, y motivaciones de cada uno), podremos saber a quién debemos apostar para darle una oportunidad en el período de vacaciones, licencias, etc. , sobre todo pensando en aquellos que desean tener otras experiencias laborales.
Esto implica una ganancia en doble sentido: la empresa cuenta con un reemplazante, y brinda oportunidades de crecimiento y situaciones desafiantes en quienes lo solicitan.
Sin duda, dentro de una compañía hay sectores y puestos más difíciles de reemplazar que otros. Sin embargo, teniendo capacidad de previsión, se puede decir que nadie es irremplazable.
En empresas familiares, no es raro ver a dueños/ líderes empresarios sin tiempo libre, y sin poder organizar sus vacaciones a conveniencia. Es el caso de muchas empresas en nuestro país, que han crecido en los últimos años, pero que debido a su naturaleza aún no tienen autonomía de gestión. El líder/dueño aún es quien se encuentra al mando de las decisiones, no solo de aquellas más importantes sino también de las más operativas.
Dijimos que nadie es irreemplazable, pero ¿qué sucede cuando las cosas son decididas por unos pocos, y no se ha delegado lo suficiente como para que la empresa se maneje con cierta autonomía? Se necesita de un tiempo de preparación, por lo que si la organización aún no lo ha hecho, hoy bien puede ser el día en que comience.
Por otra parte, muchas encuestas de los últimos tiempos indican que cuando se decide cambiar de trabajo, el móvil no es exclusivamente el dinero sino otras cuestiones como sentirse parte de una empresa que permite aprender, cometer errores y sobre todo que reconoce el esfuerzo en situaciones críticas.
Por eso hoy se debe invertir tiempo y dinero para que los empleados aprendan tareas que otros desarrollan, permitiéndoles tomar decisiones y asumir riesgos de modo que a futuro la organización se encuentre preparada para afrontar desafíos.
Llevando a cabo este proceso de una forma ordenada, los meses de vacaciones no serán bajo ningún punto de vista un período crítico.
