En un ambiente de negocios dinámico y global, las organizaciones interactúan con nuevas herramientas tecnológicas y clientes de diversas nacionalidades en tiempo real.
Así, los ejecutivos han debido adaptarse al nuevo entorno. Y, desde luego, también sus secretarias.
¿Cuál es, entonces, el perfil de la secretaria ideal del siglo XXI?
Al iniciar una búsqueda para una secretaria ejecutiva, es necesario valorar una serie de condiciones tanto profesionales como actitudinales:
Formación profesional
1) Informática
El manejo de Word, Excel e Internet no es suficiente. La secretaria ideal debe poseer un conocimiento muy fino de una variedad de herramientas informáticas. Esto incluye el diseño de presentaciones en PowerPoint.
También debe ser valorada la habilidad de resolver ciertos problemas técnicos en casos de urgencia.
2) Idiomas
Actualmente, resulta casi inconcebible que la secretaria de un alto ejecutivo no posea un excelente nivel de inglés y portugués.
Aunque no trabaje directamente con el idioma, en algún momento tendrá que asistir a su jefe en una traducción o atender a un visitante extranjero.
3) Capacidad de organización
La secretaria ideal debe ser capaz de organizar impecablemente las tareas, la agenda, y toda actividad que conlleve la función.
4) Cultura
Una sólida cultura general es un activo que permitirá a la secretaria lucirse en su puesto. Esto incluye el conocimiento del mundo, del país, de la actividad política y económica nacional e internacional.
Condiciones actitudinales
1) Confidencialidad
Es bien conocida la relación etimológica entre secretaria y secreto.
Así, en el Código de Ética de Secretarias elaborado por la Federación Nacional de Secretarias, uno de los principios prioritarios es la discreción con respecto a la información de la empresa, de los superiores y de los compañeros de trabajo.
2) Firmeza y seguridad en las relaciones interpersonales
La secretaria ideal debe posee mucho carácter, sin ser explosiva.
3) Paciencia
Una secretaria ejecutiva suele trabajar bajo presión, a un ritmo frenético. Muchas veces, se encontrará ante situaciones difíciles de resolver.
La paciencia y el buen humor le serán muy útiles en momentos límite, para licuar su propio estrés y el de su jefe.
4) Dinamismo y proactividad
La secretaria ideal debe estar siempre un paso adelante, para anticiparse a los acontecimientos.
En definitiva, el mundo cambia velozmente. Y, con él, las habilidades que debe poseer la secretaria.
El diccionario nos informa que es “ideal” quien posee las cualidades positivas de su especie en grado superlativo.
Así, la posesión de las habilidades señaladas en este artículo definirá a la secretaria ideal, aquella que para un ejecutivo se convertirá en única e irrepetible.
