Las organizaciones – de cualquier tamaño- son un todo y no solo la suma de las partes. Pero muchas empresas manejan cada área o sección en forma independiente, lo que conduce a superposición de tareas, falta de coordinación, ineficiente utilización de recursos, etc.
Gestionar por procesos es administrar los recursos de la organización pensándola como una unidad, en la que cada parte tiene participación en el resultado final.
Este es un concepto en el que ya no existe una pared que divida un sector de otro, sino que las áreas están interconectadas. Más que reuniones verticalistas donde un jefe imparte decisiones a su equipo, una empresa que se maneja con este criterio tendrá reuniones inter-departamentales para la toma de decisiones.
La Gestión por Procesos no es solo para las grandes empresas; es para toda organización que tenga como valores la satisfacción al cliente, la gestión de recursos y la eficiencia. Para aplicar este concepto no se necesita ser una empresa grande, sino estar convencido que esta forma de gestionar es una herramienta que solo genera beneficios económicos, eficiencia, aumento de la satisfacción al cliente interno y externo, y muchos otros.
Un claro ejemplo de optimización de recursos es la implementación de un proceso de compras / pago a proveedores (en vez de simplemente comprar y pagar), para que el sector de finanzas logre obtener información sobre pagos pendientes con mayor anticipación. Aplicando la “gestión por procesos”, para tramitar la adquisición de cualquier servicio o insumo se deberá procesar una “orden de compra”, por lo que con este documento ya se conocerán los compromisos asumidos y sus respectivos vencimientos. O sea que la empresa no va a enterarse de la obligación al tener la factura en mano, sino que lo sabrá antes y podrá prever y ordenar sus finanzas optimizando el flujo de dinero.
A su vez, con el proceso de compras implementado en el área de producción o de ventas tendrá información sobre la existencia o no de materiales, producto, insumos por ingresar, etc. lo que a su vez le permitirá planificar las otras partes del proceso.
Este ejemplo, muy básico, sirve para comprobar que, sin importar el tamaño, todas las empresas que compran, pagan, producen/venden y cobrar pueden organizar su Gestión integral enfocada en procesos.
Estamos convencidos que la gestión por procesos es especial para ser aplicada en las Pymes, porque es por medio del trabajo por procesos que se pueden medir resultados obtenidos y compararlos contra los objetivos planteados, convirtiendo esa información en una enorme ventaja competitiva.
