No se puede pensar el crecimiento de una empresa sin un proveedor de software confiable, que pueda acompañar el desarrollo de cualquier compañía en todas sus etapas. Es que hoy, las TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones) cumplen un rol básico y se han convertido en uno de los pilares fundamentales de la ventaja competitiva de muchas organizaciones. De este modo, la tecnología apoya, sostiene y contribuye de forma decisiva al crecimiento del negocio.
Las organizaciones requieren constantemente recursos informáticos para poder llevar a cabo sus procedimientos administrativos, con mayores niveles de eficacia y eficiencia. Pero, además, muchas compañías se encuentran ante la problemática de la automatización de sus sistemas de información. Esta situación puede estar dada por: la creación de un nuevo sistema automatizado, el reemplazo, o la mejora del mismo -a través de la generación de nuevas capacidades-, o bien por la de mejora de un programa ya existente (atribuyéndoles nuevas aplicaciones).
La elección de un proveedor de software es una decisión que habitualmente compromete a una empresa en una relación que durará varios años, a partir del momento en que la solución elegida es implementada. Debe tenerse en claro la dimensión e importancia de elegir bien, y el impacto que una decisión equivocada puede tener en toda la organización.
¿Cuáles son las claves para una correcta toma de decisión?
Al momento de realizar la selección del proveedor debemos determinar cuáles son las características del software involucrado en el procedimiento de compra ya que éstas van a determinar el tipo de relación que precisamos mantener con el proveedor.
Por ejemplo, no es lo mismo si se trata de un producto de uso rutinario y general, donde no hay problemas en elaprendizaje de su uso y tampoco existen incertidumbres sobre su funcionamiento, con productos con riesgos políticos, donde existe dificultad para llegar a un acuerdo sobre la elección del producto entre aquellos que quedan afectados como el caso de los sistemas de gestión integrados.
En función de esta clasificación, la empresa debería dimensionar los atributos de los proveedores, de tal forma que nos permita realizar una mejor evaluación de los mismos.
Primera clave: es anterior a la elección del proveedor y consiste en saber qué es lo que se necesita. Curiosamente, este es un problema frecuente en la elección de un proveedor. Las necesidades de la empresa tienen que ser claramente sopesadas para poder realizar una elección correctamente. De nada servirá contar con un buen paquete de software, si no se ha alcanzado una comprensión del problema.
Segunda clave: llevar a cabo una adecuada investigación de mercado. No siempre los proveedores más conocidos o de mayor exposición son los mejores oferentes de los productos que la empresa necesita. Hay que entender la oferta del mercado con espíritu abierto y crítico simultáneamente.
Tercera clave: calificar adecuadamente las necesidades de la empresa.
En evaluaciones que involucran variables muy diferentes como tecnología, plataforma, funcionalidad, performance, amigabilidad, es muy importante ponderar cada variable de acuerdo a las prioridades que la empresa espera resolver con el proyecto que encara.
Cuarta clave: analizar la modalidad de contratación, inversión, tiempos, reaseguros de calidad, entre otras cuestiones importantes.
Quinta clave: evaluar los antecedentes del proveedor en el mercado. ¿El proveedor puede presentar una lista de clientes que puedan ser visitados o contactados? ¿El proveedor asume la responsabilidad total para la instalación y el buen funcionamiento del software? ¿Existe una garantía y un contrato de mantenimiento incluido en el precio de los paquetes de software ofrecidos? ¿Cuántos sistemas semejantes ya fueron instalados?, ¿Es probable que pueda dar continuidad a los servicios?, ¿Hace cuánto tiempo el producto se encuentra en el mercado? ¿Hace cuánto tiempo el proveedor se encuentra en el ramo? ¿Qué experiencia, en términos genéricos, posee el proveedor; y dentro del tipo de la actividad de la empresa?.
Sexta clave: examinar el equipo de trabajo que ofrece. Verificar que el proveedor cuenta con infraestructura, recursos y procesos que aseguren que es capaz de cumplir con el servicio requerido.
Séptima clave: Considerar el costo total de inversión.
Octava clave: establecer un plan de trabajo con hitos claros.
Novena clave: validar las últimas implementaciones del proveedor de una lista amplia. Elija el cliente de referencia paravalidar antecedentes. Una vez que usted cuenta con la lista de proveedores, puede comenzar a pedir referencias de ellos y asegurarse que son confiables. Para validar que tales referencias son buenas, podría acordar con la empresa vendedora la visita a alguno de sus clientes que sean similares a su empresa tanto en el mercado en el actúan o por cantidad de empleados o por problemática a resolver. Las referencias le servirán para saber qué esperar de cada uno de los proveedores del software o de los implementadores.
Décima clave: Si el proyecto es crítico, usted está sumando un aliado de negocios a su empresa, no es un simple proveedor. Los aspectos culturales y de relación importan.
El criterio utilizado en la evaluación de los proveedores como el de los productos y servicios por ellos ofrecidos, condicionará el mejoramiento de los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad de la empresa. Por eso es importante tener en cuenta cada una de estas claves.
