Actualmente, nos encontramos en un mundo que no para de generar información. Este fenómeno tan amplio y veloz ha transformado el aspecto de nuestra sociedad, ha pasado de una sociedad industrial a una sociedad basada en la información.
Dentro de las mismas organizaciones la manera de trabajar con la información ha tomado un protagonismo significativo y en base a esto, surge la necesidad de mejorar y optimizar la gestión interna, acompañado de la creación de nuevas formas de estructurar y llevar adelante la actividad de la empresa.
El uso de sistemas de gestión puede contribuir con esta tarea, optimizando la productividad de una empresa, incrementando el volumen de trabajo realizado y la velocidad con la que se ejecutan las tareas. Así cómo también se puede reducir el error humano.
Los Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) permiten a las empresas analizar, sistematizar, integrar y gestionar de forma eficiente las diferentes operaciones que se presentan en éstas. Debido a que poseen un amplio abanico de funcionalidades entre ellas podemos destacar:
• Contabilidad e Impuestos
• Facturación Electrónica
• Manejo de Puntos de Venta
• Ventas y Cuentas a Cobrar
• Compras y Cuentas a Pagar
• Producción
• Gestión de Inventarios y administración de stock
Es importante que el ERP que utilicemos en nuestra empresa cuente con un elevado número de funcionalidades y permita abarcar la totalidad de los procesos del negocio o la mayoría de estos. Cuanta mayor cantidad de procesos integramos al sistema, mayor es la veracidad de la información que obtendremos y el control sobre los procesos.
La mayoría de los software ERP se encuentran estructurados a través de diversos módulos, dichos módulos deben trabajar de manera integrada en el registro de la información a fin de evitar la multiplicidad de tareas y la pérdida de información en el traspaso de datos entre módulos.
A modo de ejemplo, podemos mencionar que al registrar una factura de venta, la misma impactará automáticamente en la contabilidad, en las cuentas corrientes, si correspondiese, la reducción de nuestro stock. De esta manera se adquiere un control más amplio de la información y seguridad sobre la misma.
Otro punto importante es la posibilidad que brindan la mayoría de los softwares de gestión, de incorporar nuevas funcionalidades a las adquiridas inicialmente permite a las empresas mejorar y crecer continuamente, sin necesidad de pensar en la adquisición de otro sistema y una nueva inversión.
Este tipo de sistemas, ayuda a una organización o empresa a establecer mejores metodologías, administrar y optimizar sus recursos y planificar sus actividades. Disponer de la información que surge de estos sistemas, nos permite poder analizarla mediante una estrategia de business intelligence a fin de trazar las mejores prácticas de gestión orientadas hacia resultados exitosos.
