En los últimos años, la tecnología ha invadido las empresas con múltiples aplicaciones que dependen del uso intensivo de la información: herramientas de business intelligence, CRM o sistemas ERP.
Sin embargo, es frecuente que los datos que alimentan a esas aplicaciones sean poco fiables, estén incompletos y/o imprecisos.
Y esta problemática puede ocasionar serios fallos en la cadena de suministro o conducir a la toma de decisiones equivocadas. Por ejemplo, un simple error en los datos de contacto puede hacer perder, en un segundo, todo lo conseguido gracias a duros esfuerzos en la negociación con un cliente.
Así, ¿puede usted confiar en los datos de su empresa?
El siguiente cuestionario le permitirá identificar posibles focos de peligro.
1) ¿Tiene problemas para establecer la procedencia de algún dato? ¿No sabe cuánto tardará en encontrar un dato, tiene dudas sobre su exactitud o qué modificaciones ha sufrido?
Esto es síntoma de que los datos han perdido integridad y sus vínculos de asociación. Estos problemas suelen salir a la luz cuando se intenta implementar cualquier sistema de gestión (por ejemplo, en áreas de recursos humanos o finanzas), o frente a una auditoría.
2) Cuando solicita el balance de ventas de un período a tres áreas de la empresa, ¿cada informe muestra resultados distintos?
En una organización, es normal que cada área vea al cliente de una manera distinta. El departamento de finanzas lo ve como un número neto. El área de facturación, como un pagador.
Sin embargo, los diferentes enfoques pueden deteriorar la confiabilidad de los datos y conducir a la toma de malas decisiones. Para reducir este riesgo, es fundamental que las distintas áreas utilicen una única definición como base para la recolección de información y la generación de reportes.
3) Errores de inventario: ¿un camión dejó productos en un lugar equivocado o fuera de hora?
Esto suele ser síntoma de una inconsistencia en la cadena de información que circula entre las distintas áreas de la empresa.
El inventario se confeccionó con un listado provisto por el departamento logístico. Sin embargo, el área de ventas disponía de otros datos. El resultado: han entregado productos a un cliente que no los había solicitado.
4) ¿Aceptó nuevamente a un cliente que no es buen pagador?
Probablemente, el departamento de riesgos no haya actualizado la lista de morosos. El costo del error no tardará en reflejarse en la tabla de resultados.
5) ¿El 15 por ciento de un envío masivo de la campaña de marketing resultó devuelto?
Este es uno de los casos típicos donde se refleja la mala calidad de la información. Los contactos pueden estar duplicados, haber cambiado de domicilio e, incluso, haber fallecido sin que la base de datos haya recogido las modificaciones.
En definitiva, los datos deteriorados obstruyen las operaciones, distorsionan la realidad que ven los directivos y dificultan la toma de decisiones.
Así, toda compañía debe evaluar la fiabilidad de sus datos e identificar las áreas sensibles antes de que se produzca una crisis. Luego, podrá implementar un plan para asegurar que la información que utiliza para gestionar el negocio sea confiable y de calidad.
