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South American Tours de Argentina S.A redujo sus costos operativos un 30% gracias a Quadion Technologies

Hasta 2009, South American Tours de Argentina S.A, operador de turismo receptivo con 25 empleados en Argentina y más de 130 empleados en total en todas sus sedes (Brasil, Uruguay, Chile, Ecuador, Perú, Alemania) contaba para sus procesos cotidianos con un sistema de administración de gran sencillez llamado “Tour Office”.

Este sistema, 100% enfocado a las operaciones, no permitía a la comisión directiva realizar un análisis integral de la rentabilidad el negocio ni ejercer controles sobre la gestión del día a día.

Hacia finales del 2006, la nueva conducción administrativa de la compañía, detectó situaciones y procesos poco eficientes que no permitían alcanzar una gestión eficaz y estratégica de la empresa. Fue esta conducción directiva quien convocó a Quadion para la etapa final de reestructuración de procesos que llevaron a cabo durante 2008 y 2009.

Quadion elaboró un plan de trabajo para el desarrollo de un ERP (Entreprise Resource Planning) a la medida de las necesidades de la empresa. El proceso de desarrollo no fue ajeno a contratiempos. En el transcurso de los primeros meses comenzaron a surgir detalles del negocio que sumaban una complejidad inesperada al sistema originalmente planteado y aprobado, por lo que se planteó la necesidad de reformular el proyecto.

La decisión fue trabajar sobre prototipos incrementales, bloques de trabajo de dos semanas que generasen entregables muy cortos y permitiesen validar avances, obtener feedback del cliente, y corregir posibles desvíos y errores de manera ágil. Se adoptó Scrum como framework de trabajo y se construyó la solución de forma incremental durante un período cercano a los dos años.

La solución implementada -SatNet- es un ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos) que interactúa en forma fluida con el sistema contable de South American Tours (Microsoft Dynamics GP), permitiendo la gestión total y eficaz del negocio en todas sus áreas, para todas sus sedes y desde un único sistema integrado.

Como balance de la implementación, SatNet permitió a la Dirección contar con información real sobre sus operaciones y dar un salto cualitativo en lo que respecta a la toma de decisiones dentro de la compañía.

En el día a día, se redujeron los costos operativos en un 30% al evitar tiempos muertos, tareas innecesarias y errores humanos en la carga de la información; se aumentó la calidad final percibida por el cliente al acelerar los procesos y disminuir los errores; y se aumentó la productividad del área de operaciones al automatizar muchas de las tareas repetitivas.