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¿Por qué el 75% de los negocios automatizan sus procesos?

gabybiondi — Tue, 29 Oct 2024 18:33:03 +0000

En un entorno empresarial desarrollado, la automatización de procesos es un elemento indispensable para el éxito. Un estudio reciente revela que el 75% de las empresas han implementado procesos de automatización en varias unidades de negocio. Esta tendencia subraya la creciente relevancia de la automatización y plantea una pregunta fundamental: ¿por qué se ha vuelto tan esencial en el ámbito empresarial?

La respuesta es clara: la automatización mejora significativamente el rendimiento, la eficiencia y la producción en las organizaciones. Estos tres aspectos son fundamentales en el entorno empresarial actual, y la automatización es la clave que permite desbloquear su potencial al máximo en 2024.

¿Qué son las tecnologías de automatización de procesos empresariales?

La automatización de procesos empresariales se lleva a cabo mediante software especializado que se adapta a todo tipo de empresas, desde pequeñas tiendas locales hasta grandes corporaciones. Su objetivo es automatizar aquellos procesos comerciales que, en el pasado, requerían una gran cantidad de tiempo y recursos humanos.

Imagina que tienes un negocio de ventas en línea. Antes de la automatización, cada pedido implicaba ingresar datos manualmente, verificar el inventario, generar facturas y coordinar la entrega. Con la llegada de las tecnologías de automatización, todo ha cambiado. Ahora, el software se encarga de manejar estos procesos de forma integrada, desde la recepción del pedido hasta la entrega al cliente.

La automatización de procesos tiene los siguientes beneficios:

1) Aumento de la productividad: La automatización simplifica procesos que antes consumían tiempo y recursos valiosos. Por ejemplo, en una empresa de distribución, los sensores y sistemas automatizados pueden monitorear las existencias en tiempo real, permitiendo la toma de decisiones informadas y la generación automática de órdenes de reposición.

2) Reducción de errores humanos: Los procesos manuales son propensos a errores. La automatización garantiza que los datos se capturen de forma precisa y consistente, evitando costosos errores que puedan dañar la reputación de la empresa.

3) Reducción de costos: La eficiencia que aporta la automatización se traduce en ahorro de costos. Menos tiempo empleado en tareas manuales significa menos gastos laborales. Además, al evitar errores costosos y optimizar la gestión del inventario, se reducen los costos de mantenimiento y se minimiza el desperdicio.

4) Mejora de la experiencia del cliente: La automatización tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente. Los pedidos se entregan puntualmente y sin errores, mejorando la lealtad y las recomendaciones. Además, permite un seguimiento más efectivo de las demandas y preferencias de los clientes, facilitando la creación de experiencias más personalizadas.

La automatización de procesos ofrece una oportunidad sin precedentes para transformar los negocios. Al liberar a los equipos de tareas repetitivas, reducir errores y costos y mejorar la experiencia del cliente, se puede posicionar a una empresa para el éxito en un mercado cada vez más competitivo.

La clave está en encontrar el equilibrio adecuado entre la tecnología y el toque humano, aprovechando lo mejor de ambos mundos para crear una empresa más ágil, eficiente y centrada en el cliente. IFX se encarga del diseño e implementación de soluciones de automatización adaptadas a las necesidades específicas de cada organización, para ayudarlas a dar el primer paso hacia un futuro más eficiente y productivo.

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Claves para recortar costos de forma eficiente y mantener la rentabilidad en tiempos de inflación

gabybiondi — Wed, 12 Oct 2016 00:13:33 +0000

Las etapas de retracción económica y menor actividad tienen un aspecto positivo: los líderes pueden detenerse a analizar la eficiencia de los procesos

En tiempos de crisis es natural que las Pyme retraigan sus gastos e inversiones e implementen medidas de ahorro. Por otra parte, muchas veces ocurre que la necesidad lleva a las empresas a la búsqueda de la eficiencia, lo cual podría ser el aspecto positivo de estas situaciones. Estos momentos de menor carga operativa pueden ser aprovechados para detenerse y analizar la eficiencia de los procesos que se están aplicando, cuestiones éstas para las que generalmente no hay tiempo en "épocas de vacas gordas". Este tipo de evaluación debería incluir varios factores tales como nivel de gastos, aumento o disminución de las ventas, calidad de servicio, eficiencia en los procesos internos, etc. Sería ideal aprovechar estas circunstancias para iniciar este tipo de evaluaciones e instrumentar las herramientas necesarias que luego se traduzcan en buenas prácticas para la empresa. Una acción que detona habitualmente este tipo de períodos es el estancamiento en la contratación de personal y, a veces, en el posterior despido de colaboradores. Tal fue el pensamiento de Raúl, dueño de una fábrica de muebles ubicada en Almagro, que tomó la decisión de deshacerse de parte del personal administrativo con el objetivo de reducir costos. Es habitual que los dueños de Pyme piensen: "Esto lo puedo hacer yo, puedo empezar a tomar a mi cargo más tareas de la empresa", etc. El resultado fue que las ventas cayeron más aún, ya que el motor comercial de la empresa siempre había sido el propio Raúl, quien de pronto tuvo que dedicar parte de su tiempo a una carga operativa adicional. Hay que tener mucho cuidado con este tipo de decisiones y no olvidar que el tiempo del empresario vale mucho, tiene un costo de oportunidad muy elevado. Resulta fundamental que no abandone su dedicación a la elaboración de estrategias de la compañía por dedicarse a tareas operativas. Aquí la clara recomendación es realizar un análisis profundo de la situación y evaluar dónde realmente se pueden reducir costos en forma eficiente, sin deteriorar aspectos estratégicos. Para ello es indispensable tratar de simplificar los procesos, hacerlos más sencillos y simples. No solamente para reducir los gastos sino también aquellos superfluos que no generan un valor agregado al producto final incrementando sus costos, y como consecuencia, sus precios. Esto significa reducir al máximo los procesos burocráticos internos que, en definitiva, emplean tiempo y recursos que no se traducen en ventajas o beneficios para el consumidor. Esto es algo que debería tenerse siempre en mente, pero especialmente en tiempos en los que el consumo se encuentra en retroceso y el consumidor hace una evaluación mucho más profunda sobre en qué invertir su dinero y a qué precio. Todo esto sucede en un caso ideal. Pero lo cierto es que en muchos casos, en la "desesperación", se acortan procesos o parte de ellos, que en realidad generan valor en el producto o servicio que se comercializa, resultando en un deterioro de la calidad. En este aspecto, la recomendación nuevamente consiste en arribar a un diagnóstico de la situación de la empresa que nos dará la pauta de cómo y dónde realizar una reducción efectiva de costos, sin alterar la calidad del servicio y del producto. Por otra parte, existe la contracción en la inversión en publicidad y marketing de las empresas. Hoy en día disponemos de muchísimas herramientas que permiten gestionar la relación con los clientes, sin necesidad de invertir demasiado. Por eso es importante alocar los recursos económicos de forma más eficiente, sin abandonar la gestión comercial, que justamente resulta fundamental en los momentos cuando el consumo se retrae. La implementación y utilización de las redes sociales, el mailing, el marketing directo, las encuestas, etc., resultan herramientas muy efectivas y económicas para establecer un fluído contacto entre las empresas y sus clientes. Es fundamental la clara identificación del perfil de usuario de nuestro producto o servicio para luego ejecutar acciones más efectivas. Paralelamente, en relación a la gestión comercial, es de suma utilidad disponer de tableros para el monitoreo de la satisfacción de los clientes, rotación de los mismos, contactos periódicos, etc. Vender mejor y no solo más La desesperación por vender más también es una situación característica en tiempos de crisis y retracción del mercado, si bien no se trata de un concepto directamente asociado a un ajuste. Es habitual observar a los empresarios intentando incrementar las ventas en forma desesperada como para contrarrestar la baja en los resultados. Lo cierto es que el foco debería estar puesto en la optimización del rendimiento de las empresas, poniendo especial atención en apalancar el segmento de productos y el segmento de clientes que representan el mayor rendimiento a la compañía. "Vender mejor", no "vender más". Hay que identificar, de todas las unidades de negocios o productos que se ofrecen, cuáles son las que generan mejores resultados y poner "la energía ahí". Es decir, alocar la mayor cantidad de recursos para apalancar lo más rentable dentro de la empresa. Lo mismo sucede al identificar los tipos de clientes: siempre existe un grupo al que conviene dedicar especial atención. Este fue el caso de Gustavo, titular de una empresa distribuidora de insumos para la industria cosmética, quien se acercó a nosotros al notar una baja en la rentabilidad, a pesar de mantener un mismo nivel de facturación. Diseñamos especialmente un tablero de gestión comercial que nos permitió detectar dónde se estaba produciendo el problema: dentro del mix de productos, se estaba migrando a uno de menor margen, lo que repercutía notablemente en los resultados reales de la empresa. Esta detección nos permitió instrumentar inmediatas acciones comerciales para modificar la situación y asimismo la implementación de las herramientas adecuadas para modificar el rumbo inmediato y poder sostenerlo en el futuro. En este mismo sentido, menciono el caso de Héctor, fundador y líder de una empresa alimentaria que, sin duda, pisa fuerte en el mercado. Uno de los temas más conflictivos dentro de su empresa era la coordinación entre el sector Ventas y el de Depósito-Logística. Ventas planificaba entregas que nunca podía cumplir, ya sea porque Depósito armaba mal los pedidos, o porque las entregas se demoraban. Esto traía como resultado quejas y reclamos de los clientes, devoluciones, y re-trabajos de toda la cadena. Así, Héctor terminaba involucrándose en toda la cadena, preguntando qué había sucedido con tal pedido y por qué no se había entregado correctamente. Intentaba solucionar cada caso en particular, buscando responsables y sostenía: "¡Si yo no estoy acá, nadie hace nada y el barco se hunde!". Para la búsqueda de la solución, acudimos a los tableros de gestión. Notamos que se contaban con muchísimos pedidos muy pequeños, que generaban mucho trabajo, mezclados entre los importantes de gran volumen. Se estaba siendo demasiado flexible con la cantidad mínima, a pesar de que los clientes de la empresa eran mayoristas. Bajo el lema "queremos dejar al cliente contento", se aceptaba todo tipo de pedidos y, en definitiva, se terminaba descuidando a todos los clientes. Como conclusión, esto no era un problema de proceso, sino de estrategia comercial, que necesitaba aumentar los volúmenes mínimos en los pedidos. En este sentido resulta necesario revisar la estrategia comercial para mantener la rentabilidad y justamente a veces, el hecho de querer satisfacer a todos los clientes y vender más, resulta en detrimento de los resultados reales de la empresa. También hay que considerar el tema de los inventarios, que provocan dos situaciones contrapuestas: en algunos casos la falta de liquidez de las compañías, la incertidumbre de mercado y el retroceso en las ventas, generan la decisión de disminuir el stock de muchas empresas. En otros casos, por el contrario, la inflación detona un aumento en el inventario de algunas compañías por el constante incremento en sus costos de reposición. Esto depende en gran medida de la capacidad financiera de la empresa, la característica de los productos (perecederos, estacionales, etc.), de la capacidad de almacenaje, etc. Siempre debe recordarse que el stock se traduce en capital inmovilizado, espacio ocupado, costos de manipulación, riesgos de rotura, etc., de modo que, en cada caso, debe analizarse las ventajas y desventajas de aumentar o disminuir el inventario. Ya sea en épocas de crisis o de bonanza, siempre conviene entender la importancia de la eficiencia dentro de la compañía. Resulta fundamental tener en claro los procesos de trabajo, roles estructurados y definidos, y el constante monitoreo a través de tableros que permitan entender dónde se apalanca el negocio y su posibilidad de adaptación a los tiempos cambiantes. Sin embargo, la presión por "volverse más efectivos" se resalta en las épocas de crisis incrementando más aún la importancia del entendimiento de estas cuestiones.

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Cómo se realiza un proceso logístico asistido por tecnología

gabybiondi — Tue, 24 Nov 2015 15:17:53 +0000

Hay muchos operadores logísticos en el mercado, pero no todos trabajan con un sistema digital y automatizado para operar la distribución de los productos que se comercializan por Internet. Las mas modernas tecnologías hoy se ponen en juego para aportar una serie de códigos QR, que generan seguimiento y trazabilidad constante, así como un marco de seguridad tanto para el producto transportado como para la información que posee la transacción. Los procedimientos que se realizan en este tipo de operatoria son los siguientes:

Luego de que el comprador genera su pedido, la plataforma tecnológica se alimenta de la información necesaria para procesar el envío, y administrar todos los estados que irá teniendo el paquete a lo largo de su traslado.
El vendedor genera la o las etiquetas que llevará el paquete en todo su trayecto, hasta llegar a manos del comprador.
El operador genera la orden de recolección.
Se le envía al comprador un código QR encriptado para a recibir el paquete, que lo habilite a él mismo o a quien designe.
Se recolecta el producto en el domicilio del vendedor en un tiempo y forma acordado.
El envío es ingresado a “cross docking”, un sistema en el que cada producto es recibido y preparado para ser enviado de la manera más inmediata. Luego, es puesto en la ruta que le corresponda.
Al llegar al destino, mediante la lectura del código QR encriptado se valida al legítimo receptor del envío, y se le hace entrega del paquete.
En el trascurso del proceso se van informando los cambios de estado, tanto al comprador como al vendedor. Esto es posible dado que los sistemas informáticos actuales facilitan tener actualizada de manera online la situación del envío.
Por último, la transacción se cierra enviando al vendedor una imagen del remito conformado por parte del comprador.
En los casos donde por algún motivo la entrega es fallida, personal de atención a clientes contacta al comprador y acuerda una segunda visita (no se generan nuevas visitas sin previa coordinación, que permita entregar de manera efectiva el producto en cuestión).

A partir del análisis de las necesidades tanto de vendedores como de compradores, se pueden desarrollar procesos simples, amigables y eficientes, con alternativas que combinan soluciones tecnológicas con atención personalizada, para gestionar los negocios online.

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Seguridad: ¿Centro de costo o diferencial competitivo?

gabybiondi — Thu, 10 Sep 2015 22:32:03 +0000

Mejorar la experiencia de clientes que esperan atención en filas, como aquellas de embarque en aeropuertos o en agencias bancarias. Conseguir lealtad de los clientes en las tiendas, aumentar el ticket promedio y maximizar las ventas. Facilitar el acceso de ciudadanos a diversos servicios públicos.

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Cómo evitar el consumo excesivo de RAM en Windows 10

gabybiondi — Mon, 10 Aug 2015 17:55:58 +0000

Usuarios afirman que al actualizar a Windows 10 se incrementò el uso de RAM en procesos que son utilizados por el sistema operativo.

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