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Ricoh: 5 consejos para elegir la mejor solución de gestión documental

gabybiondi — Fri, 29 Jul 2022 16:16:11 +0000

Las empresas de todo el mundo están priorizando cómo aumentar la agilidad y productividad de sus procesos y capital humano, por ello, muchas organizaciones están implementando soluciones de gestión documental, automatización de información y flujos de trabajo. El objetivo es aumentar la eficiencia diaria.

En este contexto, Ricoh brindó 5 consejos a modo de guía para iniciar la evaluación de las soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo necesarias que hay disponibles en el mercado.

1. La facilidad de uso debe ser lo primero a tener en cuenta

Cuando las empresas empiezan a buscar un software de gestión documental, es posible que se centren inicialmente en las funciones y características generales. En lugar de ello, deberían preguntarse: "¿Qué tal funcionaría este sistema para nuestro usuario?". Tener la mejor funcionalidad no vale mucho si la mitad de la gente del equipo no puede entenderla. Ten en cuenta que la gestión documental es una aplicación multiplataforma. Para sacar el máximo provecho de la solución, tiene que ser utilizada por todo el mundo, desde contabilidad y los ingenieros hasta el área de ventas. Mediante una formación específica y bien planificada, los usuarios deberían ser capaces de ver rápidamente cómo las soluciones de gestión documental les benefician.

2. Asegurarse que el software se alinee con los objetivos de negocio

Con cualquier despliegue de software, hay algunas reglas generales. Analizar los departamentos de la empresa a los que se dirige principalmente el sistema, los tipos de documentos que se manejan y los procesos empresariales que se quieren mejorar. Es clave priorizar los elementos en función de los beneficios que se quieren lograr y no de las funciones u opciones que puede dar el software.

3. La seguridad de datos

La protección contra los ciberataques, la pérdida de datos y de control de la información crítica para el negocio es cada vez más importante. En la gestión de documental -ya sea que se implemente una solución en las instalaciones o en la nube-, establecer medidas de seguridad debe ser parte del proceso de selección del proveedor de software. Se debe preguntar sobre las herramientas que necesitas para salvaguardar la información crítica para el negocio según el cumplimiento de estándares como HIPAA, Sarbanes-Oxley, GDPR y otros.

4. Usar soluciones pre-configuradas que reducen el tiempo de implementación de semanas a días

Aunque los procesos empresariales se desarrollan de forma diferente en cada organización, comparten requisitos y puntos de decisión clave. Las soluciones preconfiguradas en la nube como Docuware aprovechan estos denominadores comunes para construir un marco sólido que requiere poca o ninguna personalización. Ofrecen una implementación muy rápida, en pocos días. Es una buena práctica comenzar con una solución que se pueda adaptar fácilmente a los requisitos de la empresa y posteriormente adoptar más funcionalidades de un software. Las soluciones como Docuware se basan en la experiencia adquirida en el lanzamiento de miles de proyectos de digitalización con éxito. Estos paquetes listos para usar permiten digitalizar y automatizar procesos empresariales como el procesamiento de facturas, la gestión del capital humano, el control inteligente de documentos o la firma electrónica, entre otras funciones.

5. Tener en cuenta los imprescindibles en cualquier solución:

Ante una solución de gestión documental y flujos de trabajo digitales hay que prestar atención a las siguientes funciones

• Arquitectura: La solución debe satisfacer las necesidades actuales y futuras de la organización. Esto se relaciona con la pregunta: ¿Qué es lo más importante para tu empresa? El software basado en la nube elimina la carga de mantener la seguridad, la redundancia y la escalabilidad. Estas responsabilidades se trasladan al proveedor de servicios en la nube. Los líderes de las empresas pueden centrarse en la optimización de los procesos y la productividad de los trabajadores.

• Seguridad: Un sistema con los controles necesarios para poder dar acceso a los documentos a través de grupos de usuarios y niveles, es un componente crítico de cualquier solución de gestión y automatización de flujos de trabajo.

• Escalabilidad: Un sistema debe ser capaz de crecer con el negocio y los clientes. Comienza tu proyecto de software con un tamaño pequeño y hazlo crecer a medida que tus necesidades evolucionan. Esto debe hacerse sin complicar otros aspectos de la organización o del software, y sin tener que volver a formar a los empleados en el uso del sistema.

• Integración: El sistema debe encajar en un entorno de TI existente y tener la capacidad de integrarse con las aplicaciones actuales y futuras. La integración entre aplicaciones es algo más que el intercambio de datos. La facilidad de uso es igualmente importante. Si los empleados no pueden usarlo con fluidez entre las aplicaciones empresariales, la productividad se resiente y la tasa de errores aumenta.

• Acceso remoto y móvil: El trabajo del equipo puede tener lugar fuera de una oficina tradicional. Cuando se adopta la flexibilidad de la tecnología móvil y basada en la web, los empleados pueden iniciar el flujo de trabajo, dirigir y completar las aprobaciones, y tomar decisiones informadas en cualquier momento y lugar.

• Evaluar el costo total de propiedad: Considerar una solución de automatización estrictamente desde el punto de vista del precio es un error, pero es fundamental poder evaluar con precisión el costo total de propiedad de la solución. Si compara el costo de un sistema local con el de una suscripción a la nube, ten en cuenta el costo de mantenimiento del hardware, las cuotas anuales de soporte, el tiempo y los gastos de las actualizaciones y las preocupaciones de seguridad de un equipo dedicado.

Para más información: https://www.ricohamericalatina.com/es/productos/pd/software/gesti%C3%B3n-de-documentos/almacenamiento-dedocumentos/docuware

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Ricoh avanza en la automatización de flujos de trabajo inteligentes

gabybiondi — Wed, 20 Apr 2022 16:15:43 +0000

Incorpora una nueva tecnología en sus impresoras multifunción que permite clasificar automáticamente los tipos de archivos y dirigirlos hacia una red apropiada

Ricoh anuncia la nueva tecnología “Smart Integration Advanced Workflows” en sus impresoras multifunción (MFP) con el objetivo de ayudar a aumentar la productividad y movilidad de las empresas al automatizar sus flujos de trabajo de documentos, en el formato correcto, sin necesidad de nuevo hardware, software o infraestructura.

La nueva tecnología simplifica los flujos de trabajo al enrutar automáticamente los documentos a carpetas locales y cuentas en la nube compatibles. Además, incluye integración nativa con SharePoint®.

“Nuestro objetivo es satisfacer las necesidades cambiantes de los puestos de trabajo digitales de las empresas a través del impulso de la transformación digital. En este contexto, aumentar la inteligencia y automatización en los flujos de trabajo de documentos, es clave para obtener la agilidad que los negocios requieren. El lanzamiento de Smart Integration Advanced Workflows es la combinación perfecta para las MFP de RICOH. Las capacidades se entregan a través de la nube, por lo que comenzar es fácil y asequible. No hay gastos de capital, servidores en el sitio o software especial para implementar”, dijo Javier Gómez, Gerente Comercial de MB de Ricoh Argentina.

Flujos de trabajo de documentos inteligentes: ¿Cómo funcionan?

Cuando un colaborador escanea múltiples documentos, Smart Integration Advanced Workflows puede clasificar automáticamente los tipos de archivos y enrutarlos al destino apropiado, ya sea una carpeta local, una carpeta de vigilancia que se sincroniza con un sistema o base de datos o en la nube. Simplemente se tiene que seleccionar el formato de archivo, la configuración y los destinos deseados y los documentos aparecerán como archivos digitales editables y con capacidad de búsqueda. El usuario puede configurar previamente estos ajustes y guardarlos como un perfil de flujo de trabajo reutilizable.

Smart Integration Advanced Workflows también permite las siguientes funciones:

1) Escanear a SharePoint Online®: Cuando la persona escanea a una biblioteca de documentos en SharePoint Online®, los campos de metadatos se completarán automáticamente según la información proporcionada en la MFP. No es necesario realizar configuraciones complicadas: Advanced Workflows extrae las etiquetas existentes en SharePoint®. Esto hace que sea muy fácil encontrar archivos cuando se necesiten.

2) Enrutar documentos rápidamente utilizando códigos QR: Esta tecnología permite enrutar automáticamente documentos rápidamente con la ayuda de códigos QR. Se puede escanear documentos con códigos QR incrustados y enviarlos a la ubicación correcta. También permite imprimir una portada con un código QR incrustado y colocarlo encima de cada documento que se desea escanear para enrutamiento automático, creación de carpetas/archivos y nombres.

3) Simplificar la impresión móvil: Esta función permite obtener una impresión móvil simple, eficiente y segura, sin necesidad de infraestructura o controladores de impresión complejos. Además, se protege la información confidencial con el lanzamiento seguro de documentos, que requiere que se ingrese un código de lanzamiento de impresión antes de imprimir el documento.

Para más información, por favor, visite el sitio web https://www.ricoh-americalatina.com/es

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Ricoh adquiere Axon Ivy AG para ampliar sus capacidades de automatización de procesos digitales

gabybiondi — Thu, 10 Mar 2022 04:57:29 +0000

Ricoh anunció la adquisición de la empresa Axon Ivy, especializada en la creación de plataformas y soluciones de software, para ayudar a los clientes a alcanzar sus objetivos de transformación digital. Con más de 20 años de experiencia y con sede en Suiza, Axon Ivy tiene oficinas en Austria, Alemania y subsidiarias en Estados Unidos y Singapur. La compañía continuará operando bajo su nombre actual como una empresa del grupo Ricoh y mantendrá a todos sus empleados. Además, continuará brindando a sus clientes y socios los mismos altos niveles de servicio, con el añadido de que sus clientes tendrán acceso inmediato al alcance global y amplio portafolio de servicios digitales de Ricoh, diseñados para brindar una experiencia de trabajo digital eficiente que apoya a las organizaciones a realizar innovaciones, contar con mejor seguridad y una mayor sostenibilidad a través de la tecnología. La nueva estrategia global que la empresa impulsa hasta el año 2025 se llama "Ricoh Lift Off" donde la visión se centra en la transformación para convertirse en una compañía de servicios digitales y garantizar con ello el crecimiento sostenible, la innovación y el desarrollo. A través de un cambio en la estructura de negocio a nivel mundial, Ricoh integró las áreas de desarrollo, producción y ventas en cada unidad de negocio para garantizar una continua innovación y satisfacer las necesidades cambiantes del mercado, a la vez que facilita el crecimiento del negocio y mejora la rentabilidad del capital. “Esta adquisición es parte de la inversión estratégica de Ricoh para el crecimiento de nuestro negocio de Servicios Digitales. Mejora nuestras capacidades para apoyar aún más a los clientes de todo el mundo con sus necesidades de transformación digital, e impulsa nuestra posición en el mercado como empresa de servicios digitales. Axon Ivy tiene una reputación confiable como un verdadero habilitador digital y cuenta con el reconocimiento de clientes y analistas de la industria por igual. Estamos encantados de darles la bienvenida a nuestra familia” comentó Akira Oyama, Director Corporativo Ejecutivo y Presidente de la Unidad de Negocios de Servicios Digitales de Ricoh. “Estamos muy entusiasmados con las oportunidades que esta adquisición ofrece tanto a Ricoh como a nuestros clientes. A partir de nuestro propio viaje de transformación como una organización de servicios globales con una experiencia excepcional en la gestión de procesos de documentos, reconocemos que muchas organizaciones aún luchan con infraestructuras tecnológicas complejas y requisitos para una mayor automatización más allá del "papel a digital". Podemos ver una demanda creciente de software que no se limita solo a la impresión o los documentos. Esta tendencia, junto con las ambiciones de nuestros clientes de avanzar en su transformación digital, hace que este sea un momento particularmente emocionante en la historia de Axon Ivy y Ricoh” añadió David Mills, CEO de Ricoh Europa. Por su parte, Rolf Gebhard Stephan, CEO de Axon Ivy AG, comenta: “Veo un gran valor en formar parte de la familia mundial de Ricoh. Hemos construido una de las plataformas digitales de automatización de procesos más confiables y fáciles de usar, y tenemos un historial muy exitoso en Europa Central. Si bien mantendremos nuestras fortalezas centrales de tecnología y agilidad, nos beneficiaremos del acceso que nos brinda Ricoh a todos los principales mercados del mundo. Mi equipo y yo esperamos con ansias la perspectiva de que Axon Ivy se convierta en un líder mundial en el ecosistema de la automatización digital”. Ricoh planea continuar ampliando el valor que ofrece a sus clientes mediante el desarrollo de un amplio portafolio de productos y servicios digitales, capacidades de integración y sólida base para brindar servicios a escala global.

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RICOH nombró a Veronica Jait como Gerente de Administración y Finanzas

gabybiondi — Mon, 22 Jun 2015 18:01:08 +0000

Verónica Jait es la nueva Gerente de Administración y Finanzas en RICOH Argentina. En su posición tendrá a su cargo las áreas de Contabilidad, Facturación, Créditos y Cobranzas, Tesorería y Logística. Verónica es Contadora Pública recibida en la Universidad de Buenos Aires y tiene una vasta experiencia profesional adquirida en empresas de primer nivel como Deloitte cubriendo varias posiciones y en su última etapa como Directora Financiera para Cono Sur de BT LATAM.

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Ricoh presenta TGOS

gabybiondi — Tue, 16 Sep 2014 22:17:00 +0000

El actual panorama ambiental llama a ahorrar recursos. Para el año 2030 se necesitará un 60% más de energía que la que se requiere hoy, según indican datos de la Agencia Internacional de la Energía (AEI)* Además de impulsar la digitalización de documentos a través de sus soluciones, Ricoh presenta “TGOS” que significa en inglés: “Total Green Office Solutions”, es decir una solución que visualiza, analiza y minimiza los impactos ambientales y costos que se generan en las oficinas. Utilizar indiscriminadamente los dispositivos y el papel de la oficina puede traer grandes pérdidas financieras y ecológicas, por ello el uso responsable de las impresoras multifunción puede ser es un medio para prevenirlo. “En Ricoh no sólo nos comprometemos a reducir el impacto ambiental de nuestro negocio, sino que ayudamos a nuestros clientes a reducirlo también” explica Javier Braun, Director General de Ricoh Argentina. Dentro de TGOS se encuentra @Remote Green Report Service a través del cual es posible obtener la cantidad total aproximada de energía que es consumida por los dispositivos de impresión y multifuncionales mes a mes dentro de una oficina. Con ello, el consumo de energía se ve reflejado por la cantidad de tiempo que un dispositivo pasa en cada una de las modalidades de operación, desde el uso en toda su plenitud de operación, pasando por la modalidad en espera y hasta que el dispositivo se apague. El porcentaje del tiempo total que los dispositivos han pasado en cada modo de alimentación se registra en el Green Report que permite hacer un seguimiento del uso de energía y visualizar el impacto sobre el medio ambiente en términos de la reducción potencial en la producción de CO2 de los descensos en la producción de energía. De esta forma, resulta ser la manera perfecta de estar informado de los desperfectos que puedan tener estos aparatos y no gastar energía en vano. Su potencia es tal, que se pueden obtener datos de hasta 500 dispositivos. La inteligencia del sistema logra a la vez, saber cuántas hojas de papel usan los aparatos, una manera eficaz de prevenir el consumo de papel y ahorrarlo. Según datos de las organizaciones ambientalistas el problema del consumo del papel es alarmante. El Fondo Mundial para la Naturaleza (WWF por sus siglas en inglés) señaló que el gasto de papel ha aumentado 10 veces en el último tiempo en el mundo y según Greenpeace el consumo mundial de papel excede las 268 millones de toneladas por año. Sin embargo, afirman que están dadas las condiciones para que la industria de pasta y papel deje de ser una de las más contaminantes del mundo, para convertirse en un modelo ecológico a ser seguido por otros sectores.

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Ricoh impulsa la digitalización de los procesos documentales

gabybiondi — Fri, 15 Aug 2014 23:38:48 +0000

Según un estudio de Coleman Parkes Research, el 90% de los Directores de empresas está de acuerdo en que digitalizar los documentos físicos. Se espera que para el año 2020 la información digital se haya multiplicado por 30.

Ricoh impulsa la digitalización de los procesos documentales, clave para obtener una fuerte posición competitiva en la empresa. La globalización, la tecnología móvil, el cloud y los cambios demográficos en el lugar de trabajo implican que las organizaciones necesiten replantearse la forma en la que trabajan. Estos cambios, junto al avance cada vez más rápido del entorno digital dentro de las compañías, están afectando a la forma en la que las organizaciones gestionan sus documentos. Por esta razón, es clave contar con una gestión documental que sea efectiva, que no reste tiempo a la actividad principal de cada compañía y que permita mejorar los procesos de toma de decisión dentro de las organizaciones para mejorar su capacidad de respuesta al cliente. Según un estudio de Coleman Parkes Research encargado por RICOH1, los directivos de empresas tienen muy claro que existe un importante valor de negocio bloqueado en documentos en papel, y el 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales. Aun así, según se desprende del estudio, los líderes empresariales no están, a día de hoy, plenamente preparados para la era digital. De hecho, el 63% de los mismos asegura encontrarse lejos de poder afrontar la inminente transformación digital, lo que resulta imprescindible puesto que se prevé que el volumen de información digital en el lugar de trabajo va a seguir creciendo. Se espera que para el año 2020 la información digital se haya multiplicado por 302. Por esta razón, resulta de vital importancia, en los procesos de transformación digital y promoción del crecimiento empresarial, disponer de la capacidad de acceder fácilmente a la información, tanto si se encuentra en formato digital como físico. Los líderes empresariales reconocen que en la actualidad existe un valor importante latente en activos de información física. El estudio revela que más del 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas. De hecho, el 78% de los directivos europeos afirma que hubieran sido capaces de aprender de la anterior recesión y haber reducido el impacto de la actual si hubieran tenido un mejor acceso a datos históricos. Esto no solo afecta a los procesos de toma de decisión, sino también a la productividad y a los resultados financieros de las compañías, puesto que la mayoría de los directivos (el 67%) reconoce que tarda demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos. Además, el 84% de los directivos de las organizaciones españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el 20%. Por todo ello, la digitalización del archivo físico es una prioridad imperiosa para todas las organizaciones, pero son las pequeñas y medianas empresas las que antes se han dado cuenta de ello y las que se están moviendo mucho más rápido que las grandes compañías en el camino hacia la transformación digital. Casi dos tercios de las PYMES esperan haber digitalizado todo su pasivo documental en los próximos tres años, mientras que solo el 46% de las grandes compañías espera poder llegar a este objetivo. Esta tendencia global llevó a RICOH a utilizar una metodología llamada Managed Document Service (MDS) a través de la cual permite hasta un 30% de reducción de costos relacionados con documentos, gastos de gestión sostenible, eliminación de papel, menor consumo eléctrico, reducción del impacto ambiental a través de la baja emisión de CO2, aumento de la productividad de los empleados mediante procesos más eficientes y aumento de la seguridad de información debido a la confidencialidad, integridad y accesibilidad de los datos. Por ello, es clave contar con una gestión de los procesos documentales que sea efectiva y que no reste tiempo a la actividad principal de cada empresa, ya sea grande o pequeña. La digitalización de la documentación permite a las compañías ser más eficientes en cuanto a costes, productividad y seguridad de su documentación, lo que les ayuda a mejorar su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y adquirir una fuerte posición competitiva.

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