Hay muchos aspectos que pueden contribuir al éxito o al fracaso en la implementación de un proyecto, y parte del trabajo de un consultor consiste en supervisar estas distintas cuestiones, de modo que todo el proceso se realice de la forma convenida y cumpla con los objetivos deseados.
Por ejemplo, el tiempo es una variable sumamente importante ya que mientras se organiza la nueva etapa, la empresa debe seguir funcionando.
Pero en el “día a día” van surgiendo distintas cuestiones que, si bien no son centrales, atentan contra el éxito en el resultado final.
Par lograr el éxito en la implementación del proyecto recomendamos tener en cuenta los siguientes aspectos:
Asignar el personal interno adecuado para contribuir con el trabajo.
Al planificar cómo se va a implementar el proyecto, habitualmente los consultores pedimos el apoyo de alguien que conozca bien la organización: que sepa cómo se maneja, de qué manera se llevan a cabo los procesos, cuáles son las particularidades y los posibles conflictos.
Sabemos que para el empresario puede resultar complicado seguir con el “día a dia” sin estos eficientes empleados, pero este punto es fundamental, porque en la implementación deben trabajar quienes mejor puedan transmitir la forma en que trabaja la compañía, que realmente sepa de la operatoria y las necesidades de la empresa, para que el producto final sea lo que todos esperan y necesitan.
No se trata de tener un equipo formado por gente que “está desocupada” sino de los “mejores”.
Pero además, habrá que prever como reemplazar y cubrir a estas personas mientras dure la implementación, o al menos como aportarles un refuerzo en su trabajo cotidiano. Por ejemplo, pensar en pasantes o jóvenes profesionales que puedan asistirlos.
Cómo armar el grupo de trabajo.
Una de las cosas a tener en cuenta al armar el equipo de trabajo es que luego de la implementación, alguien deberá colaborar con la capacitación, es decir: estar disponible en forma interna para “enseñar” al resto de la compañía el manejo del nuevo sistema.
Además, cuando se elige a los integrantes del equipo se los asigna en función de sus capacidades, conocimientos y competencias, y no se tienen en cuenta sus roles dentro del grupo de trabajo, ni el tiempo que le deberán dedicar al proyecto. Por ejemplo: al término del trabajo alguien deberá transmitir todo lo realizado al resto del staff, por lo que es bueno incluir a algún empleado con capacidades pedagógicas.
Precisar qué procesos van a estar incluídos.
Hay que definir el alcance del proyecto y transmitirlo a toda la empresa. De otra forma se pueden generar falsas expectativas, que luego retrasen la implementación.
Lo primero que debe quedar claro es qué procesos no se incluirán, de qué manera se los integrará luego, y cómo se informará a cada área del personal sobre la forma en que se verá afectado
Análisis vs parálisis.
Realizar un excesivo análisis de cada definición, puede hacer que finalmente no se llegue a tomar decisiones y el trabajo se paralice.
Para que esto no ocurra hay que pensar los problemas de una forma simple y resumida, suficiente como para que los involucrados comprendan lo que se está decidiendo. Si es necesario, luego se pueden realizar ajustes.
La etapa de análisis y recopilación de información sobre los procesos no debería llevar más que el 30 por ciento del tiempo total de la implementación.
La comunicación del proyecto
La forma en que se comunique al personal lo que se va a realizar es fundamental, porque habitualmente los cambios generan dudas, temor y ansiedad (en particular cuando la gente sabe que su trabajo se verá afectado, pero no está claro de qué manera). Por otro lado, nunca hay un exceso de información. Lo ideal es que haya informes frecuentes sobre la marcha del proyecto, y que se habiliten varios canales para hacer llegar las dudas.
Transmitir la información al resto del personal.
Los usuarios finales necesitarán capacitación sobre lo que se va a implementar y su funcionamiento, en forma práctica y teórica (es decir, con material impreso). Para eso hay que preparar el material por adelantado, y pensar en quienes van a transmitir la información en forma interna. Como señalamos, esto se facilita si dentro del equipo interno hay personas con capacidades docentes.
Permanente compromiso de la Dirección.
Habitualmente la dirección de la empresa define el modelo a seguir y selecciona quién lo llevará a cabo. Pero si surge alguna duda debe continuar presente en el proyecto, señalando la línea institucional y agilizando la toma de decisiones.
Además, la presencia del management motiva y compromete al equipo de trabajo; señala la dirección del proyecto y la empresa, y cumple su rol de “agente de cambio.
La migración de datos a transferir.
Este es uno de los aspectos clave, a los que hay que dar la debida importancia.
La migración de datos desde un sistema anterior es una tarea pesada, en la que hay que cuidar cada detalle dado que hay información que puede modificarse hasta último momento. Para evitar errores, una alternativa es designar a un responsable de los datos de cada área, para que la información esté disponible cuando se necesita.
Planificar el ciclo de vida de la aplicación.
Habitualmente la implementación del sistema se desarrolla en distintas etapas: primero se implementa; luego se comienza a utilizar; a continuación se estabiliza, y finalmente permite el desarrollo de su potencial.
Pero hay empresas que desarrollan las dos primeras etapas y creen que el proceso ya concluyó, dejando de actualizar el sistema. Aunque el consultor pueda atender muchas situaciones posteriores que requieran un ajuste, es necesario que colabore alguien interno que conozca bien la realidad de la empresa y del producto. Además, a medida que el sistema se estabiliza se puede seguir desarrollando, para sacarle más provecho.
Realizar un mantenimiento evolutivo.
La empresa debe analizar y resolver quién se hará cargo del mantenimiento del sistema. Puede ser la consultora que asesoró en la implementación, la empresa o un equipo mixto. Muchos consultores brindan este tipo de mantenimiento, que tiene que ver con el crecimiento de la empresa y un acompañamiento por parte del producto.
Teniendo en cuenta estas claves con una planificación adecuada, la implementación tiene una gran medida de éxito asegurada.
