Con grandes expectativas, muchas empresas eligen y adquieren un ERP (la sigla de Enterprise Resource Planning o Planificación de los Recursos Empresariales). Básicamente, se trata de un sistema de programas integrados que dan soporte a las principales actividades organizacionales de una organización, como producción, administración, logística, ventas, finanzas, recursos humanos, etc.
En esta etapa inicial, las perspectivas por parte de la empresa son enormes. Pero hemos notado que, una vez que comienza el proceso de implementación, comienzan a verse también enormes resistencias al cambio y finalmente todo el proyecto queda en nada. En este sentido, hay dos grandes obstáculos que las empresas deberían identificar y superar al momento de empezar a implementar un sistema:
– El miedo al cambio: los fantasmas que generan la implementación y/o cambio de un sistema generalmente provienen del miedo de las personas a ser desplazadas por e mismo. Como resultado no se involucran en el proceso, pero además son poco permeables a las bondades del sistema y al cambio positivo que éste puede generar en sus actividades.
Por otro lado, el simple hecho de salir de la zona de confort, del “si siempre lo hice así y funciona, por qué debo cambiar?…” genera, de por sí, una resistencia.
– Lograr finalizar el proceso con éxito. ¿Por qué lo planteamos cómo un obstáculo a superar? Porque generalmente no hay alguien en la empresa que lleve la bandera de la implementación, y demande al proveedor del software la capacitación necesaria para el completo aprovechamiento del ERP adquirido.
Si estos dos factores no logran identificarse para después poder superarlos, el proceso de implementación se convierte en una “adquisición”, y en lugar de tener un sistema con información … , la empresa termina teniendo un sistema con datos.
Pero los datos por si solos no sirven. Por eso los ERP generalmente están preparados para – de una manera u otra – convertir esa información que cada empleado ingresa en forma de compartimiento estanco, en información de gestión que le permitirá al Directorio tomar decisiones y “anticiparse a los hechos”. Y justamente ese es el motivo por el cual, en primer lugar, la empresa decidió adquirir un ERP. ¿ Cómo solucionar este dilema?
En primer lugar, al momento de pensar en el cambio sugerimos realizar un diagnóstico completo. Es decir, analizar no solo las necesidades puntuales que tiene cada área involucrada, sino también revisar los procesos administrativos existentes. El objetivo de esta revisión es comenzar la búsqueda del ERP adecuado, para finalmente seleccionar aquel que tenga la mayor cantidad posible de herramientas que la empresa necesite.
La experiencia nos asegura que no todos los ERP son iguales, y que la correcta elección del que necesita la organización le permitirá luego capitalizar la adquisición de la mejor manera posible, transformándola el gasto en una inversión. Luego, su correcta implementación hará que los datos se conviertan en información útil para la toma de decisiones.
Además, deberá evaluarse si la empresa tiene disponibles recursos humanos que puedan liderar la implementación, o si será necesario buscarlos fuera de la empresa – puede ser en forma temporal – para que aseguren el éxito del proyecto.
