El fin de la implementación supone la etapa más crítica de asimilación de un ERP, pero asimismo el inicio de una situación nueva en la empresa: con la herramienta en uso, aparecen nuevas necesidades, pero lo más importante es que también aparecen nuevas oportunidades.
Las necesidades tienen que ver básicamente con mantener la solución implementada al día en dos sentidos: con atención a los pequeños errores de funcionamiento- que toda aplicación informática tiene- y con cambios que permiten que esté siempre actualizada.
Algunos ejemplos pueden facilitar la compresión:
– Después de la implementación, por ejemplo, aparecen necesidades tecnológicas como pueden ser nuevas interfases, nuevos modelos de salidas de datos o nuevos mecanismos de integración con otras aplicaciones por nombrar algunas. Por ejemplo, si su ERP se integra con bancos o con la AFIP para intercambios de información, seguramente esos intercambios serán actualizados con el tiempo.
– También pueden aparecer necesidades funcionales relacionadas con la legislación vigente. Por ejemplo, nuevos mecanismos de liquidación de impuestos, de gestión de información electrónica. La validación online del CAI en Argentina es un ejemplo en este sentido; la factura electrónica, también.
– O mejoras en las herramientas desarrolladas por el proveedor. Muchos ERP tienen modelos de crecimiento continuo y van ofreciendo mejoras que implican beneficios para sus clientes en forma continua. Sin una necesidad específica como puede ser lo que mencionábamos en el párrafo anterior, sino con la idea de ir mejorando y actualizando las herramientas de a poco.
– Nuevas versiones de la herramienta, a partir de nuevos desarrollos del proveedor. Por ejemplo, la migración de una versión desarrollada para una plataforma propietaria, como Windows, a una versión utilizable desde la web en cualquier plataforma.
En general, los servicios de mantenimiento que ofrecen los proveedores posterior a la implementación resuelven estas necesidades y oportunidades mediante un contrato de costo fijo por período, y son la mejor forma de acceder a una mejora continua de la herramienta en uso.
En algunos casos, la resolución de problemas de funcionamiento no está atada a la existencia de un contrato vigente, pero si los restantes casos.
Además, hay que tener en cuenta que algunos servicios de mantenimiento agregan la disponibilidad de trabajos de consultoría y técnicos del proveedor en relación a la instalación del cliente.
Lo importante es tener conciencia de que cada vez que se realizan actualizaciones y mejoras eso se refleja en la empresa como mejoras funcionales y beneficios extras. Si bien es muchas veces difícil cuantificar el beneficio económico directo, es bueno tomarse el tiempo para hacerlo, los resultados son siempre claros. Y de la misma forma, analizar qué procesos puede hacer la empresa a partir de las nuevas prestaciones, qué nuevos volúmenes de operaciones puede atender con la misma cantidad de recursos humanos y cómo logra mejorar el análisis de negocios para la toma de decisiones.
