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Claves para implementar un tablero de control,

Por: Eliana Garcia Moretti, socia de Mind & Process

Cuando una empresa decide encarar el control de su gestión, ya sea para obtener un diagnóstico que impulse un cambio o sólo monitorear los resultados, puede apelar, entre otras opciones, a una herramienta denominada “tablero de comando” o de control.

Se trata de un sistema que brinda información ordenada, destinada a hacer más eficientes los recursos de la empresa ya que – por ejemplo – refleja el estado de áreas clave y además muestra la estructura y el grado de descentralización que posee la empresa puertas adentro.

Tanto las Pymes como las empresas más grandes pueden implementar un tablero de control: no existen limitaciones en cuanto al tamaño de la compañía, ya que el punto de partida pueden ser los datos contenidos en una sencilla planilla de Excel. Esta metodología para organizar la información y sumar valor, se basa en el concepto de atribuir responsabilidades por los resultados obtenidos, de modo de poder analizar en qué áreas se deben introducir los cambios.

Tipos de tablero
Para elegir las variables a medir, hay que definir previamente qué aspectos se desea cuantificar, y cuales son las áreas clave en el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo la calidad de un producto, las ventas, el rendimiento del personal, etc.

No hay un solo modelo de tablero, sino diferentes tipos según las variables a medir, y la estructura y organización de la empresa. Si el tablero se ajusta a estos requerimientos, el resultado será un dispositivo dinámico que refleje el estado general de la compañía. Por ejemplo, podemos pensar en un modelo:

– Integral: que agrupe la información más relevante dentro de la perspectiva general, destinado a los altos directivos/ejecutivos.
– Estratégico: que brinde información interna y externa respecto del posicionamiento en un largo plazo.
– Directivo: que monitoree a la empresa en su conjunto, y también a las diferentes “áreas clave” para visualizar los resultados internos a corto plazo.
– Operativo: que permita el seguimiento del estado de situación de un sector o proceso, para tomar medidas correctivas.

Atributos básicos
El tablero de comando nació como una herramienta de management para diagnosticar una situación y poder monitorearla constantemente. Es de implementación simple, pero para que resulte eficaz debe reunir una serie de requisitos:

. Ser dinámico, pro-activo y brindar información en tiempo real.
. Contener información que anticipe fallas, y habilite a tomar decisiones oportunas.
. Poseer un lenguaje especializado para los niveles directivos, e indicadores específicos para los niveles operativos.
. Estar realizado con un diseño uniforme, que resulte de lectura rápida y sencilla.

Un tablero de control contiene valiosa información sobre los indicadores de desempeño de la compañía, de la que surge un diagnóstico que orienta las decisiones gerenciales. Por lo tanto, la medición debe ser constante y sistemática, y para realizarla es necesaria una activa participación de los sectores involucrados (compras, producción, ventas, RRHH, etc).

Este punto es clave: es fundamental manejar información confiable y lograr el consenso y el compromiso de todos los niveles de la compañía, no sólo para llevar a cabo el monitoreo, sino también la implementación de los cambios que surjan de él.

Pero además, el tablero de control no se debe tomar sólo como un instrumento de “vigilancia”: antes bien, constituye una síntesis precisa de las actividades que se monitorean, y permite acceder a un panorama amplio y abarcador del trabajo que se realiza en la compañía en un período fijado. Además, dado que recopila, administra e interpreta la información, constituye un facilitador de la toma de decisiones.

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