Inicio Empresas y Negocios ¿Cómo comunicarse con los distintos actores de una organización?

¿Cómo comunicarse con los distintos actores de una organización?

Por: Sergio Ventura, Director de la División Meetings & Events de MCI Group Argentina

Todos hemos pasado alguna vez por la difícil tarea de proponer un plan al sector de marketing, que luego debe ser aprobado por el sector de finanzas.

Pero los actores de una organización varían según factores como su área de especialidad y nivel de educación, prácticas culturales, experiencia dentro de la empresa y la cantidad de información que acostumbren a manejar, asi como la disposición al intercambio y a la participación.

Entonces, no podemos hablar de la misma manera a unos que a otros, ni utilizar los mismos soportes gráficos y estadísticos. Tenemos que pensar en la manera de adaptar el mensaje, según el oyente.

Por eso, dentro de toda estrategia comunicativa hay que generar una suerte de “ mapa” con las diferentes características de quien nos va a escuchar, para elegir la información a presentar, el tipo de comunicación, los medios, el tipo de lenguaje y el grado de feedback que necesitamos.

Existen diferentes posibilidades de adaptar un discurso a formas más comprensibles, según los códigos comunicativos de cada actor de la organización.

– Las áreas que tienen que ver con el conocimiento técnico o científico (compras, desarrollo de producto, producción, etc.) utilizan conceptos formales y precisos. Son sectores que se mostrarán más interesados frente a diferencias de precios, reportes financieros, económicos, administrativos, de gestión, planes de acción, demostraciones, etc. Generalmente, este tipo de reportes se presentan ante personas que toman decisiones y necesitan tener un conocimiento preciso de lo que se pretende o se obtendrá.

– Para los empleados que realizan tareas más operativas, la comunicación debería ser planteada con un criterio periodística, que tiene la finalidad de informar los hechos, describiendo la manera en que se desarrollarán o como se produjeron. Este es el método que se utiliza para la difusión de eventos, revistas, murales, boletines, circulares y portales en internet.

– Por último, están las áreas que utilizan formas más abstractas en su manejo cotidiano, como las de marketing, comunicación y hasta RRHH. Allí se busca crear mensajes emotivos, con soportes de imágenes y proyecciones de grados de satisfacción sobre los resultados finales.

Cuando nos enfrentamos a la compleja tarea de comunicar y “vender” una idea, debemos tener en cuenta la posibilidad de utilizar todas estas maneras en distinto momento, según la estrategia que nos hayamos planteado. Y habrá que ser muy hábiles en una reunión, si al momento de presentarnos están presentes actores de las distintas áreas. Será nuestro desafío entonces conquistar a todos, combinando ejemplos, cifras y abstracciones, tal como si pudiéramos hablar en distintos idiomas al mismo tiempo.

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