Hoy en día ya no hay empresa que no funcione con un sistema de software que le brinde estructura, que la ayude a agilizar las tareas diarias y a centralizar la información. Resumiendo: los programas son parte del área más sensible de todo negocio. Ahí radica la importancia de tener un buen proveedor, sin importar en qué etapa está la firma o cuán grande sea ésta.
El conflicto a muchas empresas les aparece al momento de tener que actualizar sus sistemas, pues ahí deben evaluar qué necesitan y cómo prevén que puedan ser sus negocios en un futuro para comprar un programa con funciones que no se agoten en el corto plazo. Así es que pueden requerir reemplazar el programa que tienen, mejorarlo con nuevas capacidades o dándole simplemente nuevas aplicaciones.
Estas tareas son las que se realizan en conjunto con el proveedor de software, pues él aporta la mirada experta que debe complementarse con el conocimiento interno que los directivos de la empresa tienen del sector. Es una relación que durará varios años y por eso debe tenerse en claro la dimensión e importancia de elegir bien, y el impacto que una decisión equivocada puede tener en toda la organización.
Entre las claves que se deben considerar está la característica que necesitamos que tenga el programa, porque eso determinará qué clase de vínculo necesitamos del proveedor. Por ejemplo, no es lo mismo si requerimos una mesa de ayuda en línea o si contamos con un equipo de sistemas dentro de la empresa. También, es diferente si usamos un producto más rutinario y general, cuyas herramientas son similares a los programas de uso masivo, a si el programa requiere capacitación y una discusión más elevada a la hora de elegirlo.
Sabiendo esto, quienes están a cargo de elegir al proveedor deben enfocarse en un decálogo básico que los orientará para no equivocarse al dimensionar los atributos del profesional a escoger.
La primera norma, como ya dijimos, es tener en claro qué se quiere y necesita, además de saber hasta dónde se puede invertir. Aunque esto resulte obvio, el desconocimiento interno de las tipologías del propio negocio se encuentra entre las primeras razones del fracaso de las implementaciones de software.
El segundo consejo es hacer una previa investigación de mercado, pues no siempre los profesionales de renombre son los mejores o los que más se adecuan a los requerimientos de la empresa. Y de esto se desprende la tercera clave, que es saber calificar adecuadamente las carencias que la firma debe suplir con la actualización.
Las normas cuatro, cinco y seis van de la mano. La cuarta se refiere al tipo de contrato y qué pautas se establecerán en la relación (tiempos, costos, seguros de calidad y más), mientras que la quinta es averiguar los antecedentes del proveedor. La última de este trío es un gran consejo: hablar antes con empresarios que hayan sido sus clientes para poder tener un panorama lo más completo posible.
Los siguientes consejos tienen que ver con examinar qué equipo de trabajo ofrece el profesional, cuál es la inversión total que nos demanda la actualización y dejar en claro todo en un plan de trabajo detallado y concreto. Con estas tres recomendaciones cubrimos las normas siete, ocho y nueve.
Por último, la décima clave es no olvidar que el proveedor es un aliado de los negocios y por eso es tan importante ser certero en su elección. Muchas veces es él el responsable de mejorar la eficiencia de su empresa, y eso es invalorable.
