El control y seguimiento de la gestión de cobranzas juega un rol fundamental en la eficiencia y rentabilidad de las empresas. Esto se debe, a que poder controlar algunas variables que impactan negativamente en las finanzas, optimizan los resultados generales de la compañía.
Actualmente se registra un incremento en la tasa de morosidad de las empresas, producto tanto de la expansión de créditos al consumo, como al aumento inflacionario. Estas condiciones traen aparejadas un aumento de las cancelaciones de los compromisos de pago; y por lo tanto hay una disminución de los flujos de caja de las empresas acreedoras y hasta puede provocar la pérdida de carteras de clientes morosos.
Tener una política y gestión de cobranzas profesional permitirá optimizar los esfuerzos que realiza el departamento de cobranzas de la empresa. Los expertos de Federal Red SRL recomiendan:
• Recordatorio temprano: enviar el primer recordatorio de pago lo antes posible. Un reclamo temprano permite detectar a tiempo un posible fallido incobrable.
• Información preliminar: se debe revisar la documentación respecto al deudor antes de realizar el contacto. También hay que recoger toda la información referente al crédito pendiente de cobro, el historial del cliente y la documentación relacionada con el mismo. De esta manera, se tendrá a mano el historial de la cuenta corriente, límite de crédito, compromisos cumplidos y promesas no concretadas.
• Actitud profesional: adoptar siempre una postura seria y profesional. Nunca tomar la gestión de cobranzas como algo personal ya que la deuda se originó a través de una transacción comercial, en la cual una de las partes brindó un servicio o entregó mercadería y cuya contraparte debía pagar. El acreedor no debe sentirse incómodo a la hora de pedir que se le pague, ya que reclamar un crédito vencido no debe avergonzar nunca al acreedor.
• Contacto productivo: hablar con la persona correcta es fundamental. La llamada para gestión de cobranzas debe centrarse en la deuda y en el calendario de pagos. El objetivo es cobrar el dinero, por lo cual no se debe permitir desviar la conversación en las excusas de la empresa morosa.
• Personalización: el acreedor debe personalizar la gestión de cada impagado adaptándose al perfil del deudor, por lo que hay que tener en cuenta la cuantía de la deuda, el tipo de empresa, su forma jurídica, su sector de actividad, su localización geográfica y la personalidad del interlocutor.
• Pensar alternativas: muchas veces hay que adaptarse a la situación de pago del cliente. Para esto se debe pensar en el tipo de deudor que es y, si es necesario, adaptarse a un plan de pago razonable para la compañía.
• Actualización continua: mantener actualizado el calendario de notas con la información detallada de cada contacto realizado. Esto será de gran utilidad al momento de realizar posteriores llamadas y/o entrevistas. Esta información, también podrá ser de gran utilidad para el sector de ventas al saber el tipo de crédito a otorgar al cliente.
• Efectividad: el contacto para la gestión de cobranzas debe ser claro, concreto y conciso. De cada contacto, debería surgir un compromiso concreto de pago.
• Vencimientos: cuanto más tiempo se mantiene una mora, menos probable es su recuperación. Si el pago no se arregla dentro de los 90 días, se debería pensar en iniciar las acciones legales correspondientes (salvo que el plazo de crédito pactado sea superior).
• Cualidades del responsable de cobranzas: buena capacidad negociadora, constancia en los contactos con el deudor, insistencia en la búsqueda de una solución y asertividad para superar las objeciones y convencer al interlocutor.
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