Cuánto se debe invertir en un ERP

Una pregunta que con frecuencia realizan quienes tienen que invertir en la adquisición de tecnología para hacer más eficiente el negocio es “¿Cuál es la inversión ideal?”. Es una pregunta de difícil respuesta porque la inversión está muy relacionada con el plan de negocios de la compañía. Sin embargo hay ciertos parámetros que pueden emplearse.

Este artículo trata de dar respuesta a una pregunta frecuente ¿Cuánto se debe invertir en un ERP?

No es una comparación de precios entre los vendors. Tampoco es una nota sobre el costo total de apropiación (TCO del inglés Total Cost of Ownership). Hemos tratado de responder a la pregunta original y frecuente que nos hacen muchos lectores de Evaluando ERP. Sin embargo, la lectura puede complementarse con el documento“Cómo comparar las propuestas de los proveedores”.

El tamaño de la empresa, y su complejidad, son los que determinan cuáles de los servicios complementarios deben ser parte del proyecto desde el inicio y en consecuencia, el presupuesto que debe preverse para la implementación de un ERP.

Dado que los volúmenes de facturación de las empresas regionales son pequeños frente a las empresas estadounidenses o europeas, las latinoamericanas poseen menor presupuesto disponible para los proyectos. En muchos casos esto suele significar que no se puedan encarar proyectos con estándares del primer mundo ya que los recursos disponibles resultan insuficientes.

Al evaluar el costo de un proyecto, lo primero que se debe conocer son los factores que influyen en su conformación. Algunos de los ítems a considerar son:

El tamaño de la empresa, y su complejidad, son los que determinan cuáles de los servicios complementarios deben ser parte del proyecto desde el inicio y en consecuencia, el presupuesto que debe preverse para la implementación de un ERP.

Una cuestión de prestigio y marca
Según los expertos es común encontrar empresas regionales que, sin contar con una envergadura que lo justifique, eligen implementar software de alto costo. O compañías con proyección internacional que, sin evaluar las necesidades del negocio, optan por productos de bajo costo.

En un extremo pueden encontrarse PYMES prósperas, de estructura familiar, que no van a utilizar nunca muchas de las características que les proponen productos de software de gestión “World class”, pensados para dar cobertura internacional. Esto ocasiona sobre costos y, la mayor parte de veces, dejar el producto con información incompleta, de modo que los reportes de mayor riqueza de la aplicación pierden consistencia y coherencia.

Por ello es fundamental, antes de considerar cualquier opción del mercado, analizar cuál es el presupuesto que se dispone para invertir en una solución ERP. Este aspecto permitirá evitar la consulta a una gran cantidad de proveedores a los cuales se sabe que no se podrá acceder por razones económicas. Por otro lado, que se disponga de un determinado respaldo financiero, necesario para acceder a una solución de gran envergadura, no es garantía de que esa solución sea la correcta para la organización.

El mejor resumen lo da un consultor especializado en implementación de ERP, que dice: “muchos empresarios eligen software del mismo modo que eligen un automóvil: pensando en el prestigio que las marcas pueden asignar. El ERP no es un producto de lujo sino una herramienta fundamental de trabajo, y que no se trata sólo de tener el dinero para pagarlo. Para empezar, hay que tener en cuenta el costo del seguro, la patente y el combustible que va a necesitar. En segundo lugar, debe preguntarse si ese vehículo de 6 metros de largo es adecuado para circular por las angostas y destrozadas calles de su barrio”.

Otro consultor cuya compañía tiene fuertes compromisos comerciales con las tres marcas internacionales más importantes de ERP señaló: “si una persona compra una camisa más grande que su talla, hay varias conclusiones. Primero, no hará que el que la use crezca; segundo, para poder utilizarla tendrá que cortarle las mangas y achicar el cuello y, posiblemente, el contorno. Obtendrá una camisa de su talla, pero visiblemente reparada”.

Para evitar futuros inconvenientes económicos se requiere considerar tanto los costos externos, asociados principalmente a la infraestructura técnica (Hardware, red, comunicaciones, etc.), software (licencias, módulos add-on, actualizaciones) y servicios (consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento) como los costos internos asociados principalmente a la dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía para llevar a cabo el proyecto.

El presupuesto adecuado
No hay una regla fija para conocer cuál es el presupuesto adecuado que debe asignarse para un proyecto de software de aplicación. Sin embargo, hay algunas premisas que se utilizan con frecuencia:

• El gasto anual en Tecnología de Información (TI) debe guardar relación con la facturación de la empresa.
• La relación Inversión/ Facturación depende del tamaño de la empresa.
• Los salarios del personal afectado no se deben incluir en la relación.

Los que trabajan hace muchos años en este mercado dicen que hay ciertas relaciones que, en más o en menos, se cumplen:

• Relación entre la inversión y el giro o facturación del negocio.
• Costo por usuario

Inversión como porcentaje de la facturación

La siguiente tabla es ilustrativa de la inversión en ERP o en software de gestión:

Gasto anual en Tecnología de Información (TI). Valor estimado
La tabla anterior, aunque genérica, es una referencia. Como sucede con cualquier aproximación genérica quedarán cubiertos una gran cantidad de casos y estarán fuera de esta aproximación excepciones dadas por diversos factores.

Queda por preguntarse qué es una micro empresa, qué es una empresa pequeña y a qué llamamos una empresa mediana. La respuesta a esta pregunta está dada por las economías de cada país en América Latina. Incluso, hay dependencias gubernamentales que tipifican el tamaño de cada empresa de acuerdo a:

• Sector (industria de transformación; agroindustria, comercio, servicios).
• Cantidad de empleados registrados.
• Facturación anual.

Factores que influyen en el presupuesto
Estos valores referenciales pueden verse afectados en función del Plan de Negocios de cada empresa y de la estructura de la misma. Por ejemplo:

• Si la firma tiene mucha distribución geográfica es probable que deba invertir en la instalación de equipamiento e infraestructura en sus locales.
• Si la empresa desea darle acceso a la información a sus distribuidores o a sus clientes, debe considerar mayor inversión en seguridad y tecnología Internet.

Otra particularidad son las empresas con poco volumen transaccional que mueven mucho dinero, y a la inversa, alto volumen transaccional. En este último caso el porcentaje de inversión con relación a la facturación, seguramente será mayor.

Costo por usuario
Otra forma de estimar el presupuesto necesario, es considerar un valor por usuario. Como en el caso anterior, se trata de una referencia que permite una aproximación. Sin embargo no es un valor del todo confiable pues cada proyecto tiene particularidades que hacen variar notablemente el costo por usuario. Por ejemplo:

• Módulos del ERP.
• Volumen de personalizaciones (customizaciones).
• Recursos del proveedor aplicados a la consultoría.
• Empresa de consultoría que hará la implementación.
• Inclusión de hardware en el proyecto.

En base a los casos publicados por diversos medios de difusión se elaboró la siguiente tabla que muestra la variabilidad que puede tener el costo por usuario:

Como puede verse, los valores son disímiles. Además no está considerado el valor del servicio de mantenimiento a partir del segundo año.

El caso de la cementera
Es difícil obtener información directamente de las compañías. Por esa razón, entre los casos de éxito publicados por los medios de difusión tomamos uno dado a conocer en el 2008.

Corresponde a una empresa fabricante de cemento del tipo mediana, que la llamaremos Cementera X. El caso fue publicado en IT Sitio, un medio electrónico con información de tecnología y gestión.

La firma Cementera X emprendió un proyecto para modernizar sus sistemas, integrar y estandarizar los procesos de dos unidades de negocios: la de cemento y hormigón de Argentina y Uruguay. Es decir que el proyecto no comprendía a toda la compañía.

A tal fin decidió reemplazar un software contable hecho en Argentina y un desarrollo interno con 15 años de antigüedad que se utilizaba en el área de administración.

Cementera X implementó los módulos de contabilidad, cuentas a pagar, tesorería, gestión de inversiones, activos fijos, abastecimiento y mantenimiento industrial de un producto de origen europeo. Para reportes, la compañía decidió por el producto de Business Intelligence también suministrado por el mismo proveedor.

Como puede leerse el proyecto no incluyó la funcionalidad más difícil de implementar que corresponde a Planeamiento de producción, MRP, control de calidad, seguimiento y control de producción.

Con el objeto de reducir a un mínimo los riesgos, el gerenciamiento del proyecto fue realizado por un tercero.

Para que este proyecto alcanzara el estatus de Caso de éxito, Cementera X tuvo que dedicar 50 usuarios a tiempo completo (full time) y 30 a tiempo parcial (part time).

El proyecto se dividió en dos etapas. Por un lado el denominado “Génesis” para la Fase I e “Integración” para la Fase II, se realizaron en 6 meses y medio durante 2005 y 7 meses durante 2006, respectivamente.

Es decir que como resultado de este esfuerzo, la puesta en producción de los módulos citados para las dos unidades de negocios que fueron objeto de la modernización, demandó 13 meses.

El costo total, incluyendo hardware, infraestructura de comunicaciones, movilidad y recursos internos fue del orden de los USD 2.250.000.

Los proveedores de software que fueron consultados sobre este proyecto fueron explícitos:

1. “Evidentemente hay empresas a las que le permiten de todo. Dedicar 80 personas del cliente parece demasiado. ¿Cuántos consultores del proveedor habrán intervenido?” mencionó el gerente de consultoría de una empresa de origen argentino con inserción en la industria.
2. “Nuestra compañía implementó el ERP a uno de los grupos cementeros más importante de América Latina, con producción incluida, y no hemos requerido tanta dedicación del cliente”, dijo un ejecutivo extranjero con aceptable castellano.
3. “Habría que conocer en detalle las condiciones en las cuáles se desarrollo el proyecto. A primera vista, 13 meses y 80 personas para los circuitos administrativos es llamativo. Es demasiado tiempo y uso de recursos”, aseguró el Director de Consultoría de una firma argentina que provee software ERP a una amplia variedad de clientes.

Cómo comparar las propuestas de los proveedores
Si se quiere tener una aproximación más cercana a la realidad, se puede realizar una tabla donde pueda estimarse el costo de implementar un ERP y mantenerlo durante los primeros cinco años. Recomendamos descargar el siguiente documento “Cómo comparar las propuestas de los proveedores”

Este cuadro se puede complementar con el “Costo Funcional” que será desarrollado en otro artículo.

Cómo optimizar el presupuesto
Una forma de optimizar el presupuesto es mediante un buen proceso de evaluación y selección. Esta etapa del ciclo de vida de un proyecto de implementación de un ERP es crucial pues es aquí donde se decide el costo total del proyecto.

Y, al mismo tiempo, se puede mejorar el presupuesto de evaluación y selección de software utilizando herramientas de apoyo como por ejemplo los sitios de información o de evaluación de productos.

Sin embargo, para alcanzar un mejor grado de optimización, las empresas deberían considerar otras opciones diferentes al modelo tradicional de “compra” de productos. Si bien estos temas fueron motivo de otros artículos publicados por Evaluando ERP, he aquí algunas ideas preliminares:

Considerar el alojamiento (hosting) de la aplicación en un Data Center: esto evita la necesidad de invertir en equipamiento, back up, software de control, etc.
Evaluar servicios de operación: esta opción consiste en delegar (tercerizar) en otra empresa la operación de la infraestructura técnica. Permite ahorrar costos de mano de obra y de infraestructura.
Analizar la contratación de un servicio de software: en la jerga de los informáticos esto se conoce como SaaS (Software as a Service). Se trata de pagar periódicamente por la utilización de software, hardware, infraestructura y servicios de apoyo. Para cualquier empresa es una opción que se debe considerar seriamente pues evita realizar gran inversión inicial.
Cada una de estas opciones tiene sus puntos a favor y en contra. Siempre que se elija una de ellas hay que estar dispuesto a realizar un “trade-off” entre el proyecto ideal y el óptimo.

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