En Argentina, el turismo de reuniones es uno de los segmentos con mayor crecimiento durante los últimos años. Según estadísticas de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA), el país se ubica en el puesto número 18 en el ranking mundial de lugares más destacados para el desarrollo de ferias, exposiciones y misiones comerciales. A nivel latinoamericano, ocupa el segundo lugar detrás de Brasil; el dato resulta significativo si se toma en cuenta que representa el destino que más ha crecido en la región desde 2008.
La participación en exposiciones es un eficaz instrumento desde el punto de vista comercial porque requiere de una inversión baja comparada con otras herramientas de marketing empleadas para alcanzar un plan comercial sustentable y realista.
Los 10 puntos claves para aprovechar la participación en una exposición son:
- Selección: Cada feria es diferente. Por eso, la elección correcta se convierte en un factor importante. Al momento de la selección, se deben tomar en cuenta los objetivos comerciales y estratégicos (a quién y qué quiero vender). Posteriormente se debe evaluar el tipo de feria y el público asistente para finalmente decidir cuál es la más adecuada para participar de acuerdo a las metas trazadas.
- Planificar: una vez elegida, el éxito depende de planificar, de diseñar cómo y para qué estaremos allí: ¿mostrar un nuevo producto?, ¿contactar nuevos compradores?, ¿fidelizar clientes actuales? De esta planificación dependerá el diseño del stand, imagen, folletería, etc. Otro punto a considerar dentro del proceso de planificación es establecer el presupuesto que se asignará al proyecto.
- Diseño del stand y definición de productos a exhibir: El diseño del stand es la carta de presentación de la empresa. Por tal motivo, se deben cuidar detalles como la iluminación, la utilización de colores neutros con diseños simples pero impactantes y fáciles de leer y utilizar, mostradores para facilitar la observación de los productos. Asimismo, se deben seleccionar detenidamente qué productos se van presentar y cómo será exhibidos.
- Campaña de comunicación previa: para promover las visitas es necesario emprender una acción de comunicación previa que incluya el anuncio de la participación así como el envío de invitaciones de gentileza. Si se dirige a un sector específico, es conveniente diseñar una campaña de prensa con publicidad en medios sectoriales.
- Recursos humanos: para una participación exitosa es importante designar un responsable y capacitar al personal que atenderá el stand. La selección de los representantes de la empresa debe ser según su buena imagen, sus conocimientos y la capacidad que tengan para afrontar al momento posibles negocios.
- Proveedores: seleccionar con anticipación y a conciencia los proveedores (arquitectos, imprenta, transporte, etc.) para asegurarse de tener todo lo necesario en tiempo y forma. Es aconsejable firmar contratos de prestación con cláusulas claras frente a faltas de incumplimiento de los plazos o servicios acordados.
- Logística: Incluye la organización del viaje de los directivos y el personal, la organización de toda la documentación requerida, la elaboración de una agenda para potenciar la participación, el envío de muestras de productos, etc.
- Atención del stand: representa la oportunidad para recabar información de los contactos con valor agregado para habilitar acciones post evento ajustadas a las expectativas del potencial cliente.
- Mirar a la competencia: Una exposición es una buena oportunidad para evaluar el marcado y conocer qué está haciendo la competencia, interiorizarse sobre las novedades del sector y conocer las nuevas tendencias y las formas en que se presentan empresas internacionales.
- Evaluación post exposición: Es importante saber que los objetivos y las actividades no finalizan con el cierre de la exposición, sino que posterior a ella resulta conveniente realizar tanto un análisis detallado sobre lo aprendido en la feria y que pudiera tener un impacto comercial directo sobre la compañía como armar una estrategia de seguimiento de contactos para intentar su concreción.
