El ritmo que impone la nueva economía y los mercados cada vez más competitivos requiere que las empresas cuenten con aplicaciones que les ayuden a brindar mejores servicios a los clientes, gestionar con eficiencia la operativa, ganar productividad, reducir costos y responder en el menor tiempo posible a las oportunidades de negocio que se presentan.
Pero esto no siempre ocurre así. La realidad de las PYMES latinoamericanas es distante de este ideal. Justamente, una de las carencias que impide el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas de la región es la falta de adecuados sistemas de información.
Al respecto, un 78% de estas empresas perdió una o más oportunidades de negocio porque sus actuales aplicaciones no contaban con los recursos y flexibilidad necesarios para poder responder a los tiempos exigidos por el mercado.
El dato se desprende del estudio PYMES Latinoamericanas: Impacto del Software de Gestión, elaborado por la unidad de investigación de Winnercorp (winnercorp.info.ec), consultora de servicios IT de amplia trayectoria en la región, para la empresa uruguaya Eximia (eximia.com.uy), especializada en software de gestión.
La investigación, que se realizó entre los meses de agosto a diciembre de 2010, trabajó sobre una muestra de 210 casos de PYMES situadas a lo largo de América Latina, pertenecientes a diferentes tipos de industrias con complejos procesos de producción, logística, finanzas y manejo de RRHH. También se involucró compañías de servicios así como de retail.
Causas
El estudio solicitado por Eximia, que constó de una etapa cualitativa y otra cuantitativa, buscó las causas que explicaran esta realidad. Al respecto, los resultados que arrojó fueron:
• Un 67% de los encuestados señaló que no cuenta con una herramienta que sea flexible para responder a los cambios del negocio.
• Un 39% cuenta con una solución que si bien se puede adaptar, resulta muy compleja a la hora de implementar los cambios.
• El 66% de las empresas que pidió cambios en su software sufrió demoras en la entrega de la solución requerida frente a los plazos estipulados.
• Para un 32% adaptar su solución IT demandaba mucho más dinero que los resultados que podía generar la nueva oportunidad de negocios.
Orígenes
Cabe destacar que este tipo de incidencias, en la mayoría de los casos, podría evitarse si las empresas contaran desde el principio con una solución tecnológica óptima. Lo que lleva a indagar al momento en que las PYMES adquirieron su software. Al respecto, el estudio realizó los siguientes hallazgos.
• Un 58% explicitó que cuando le entregaron su software este no resolvía todos los problemas ni cumplía con los objetivos solicitados.
• El 44% confesó que terminó gastando más dinero para que la herramienta logre reflejar las reglas de su negocio. En la mayoría de los casos, debieron gastar promedio hasta un 40% sobre el precio inicial.
• El 31% señaló tener que adaptar las reglas de su negocio a las limitantes del software, y usar otras herramientas para poder realizar las tareas cotidianas.
• El 24% dejó de usar la herramienta e invirtió en una nueva.
• El 48% confesó no haberse involucrado en el proceso de elaboración de las herramientas solicitadas.
• El 66% señaló que no contaba con los parámetros y conocimientos adecuados para saber cómo solicitar presupuestos de IT.
Pérdidas
Esta situación no solo ha implicado que el 78% de las PYMES informatizadas pierdan oportunidades de negocio. Las afecciones descriptas son de variada índole: pérdidas financieras (52%), baja de la productividad del negocio (43%), clientes desmoralizados (33%) y agotamiento (63%), pues lo que tenía que ser una solución a una dificultad se volvió un problema más grande.
Recomendaciones
Finalmente, para poder evitar este tipo de problemáticas en forma radical, el estudio realiza una serie de recomendaciones para ayudar a las PYMES Latinoamericanas en el desarrollo de su estrategia tecnológica.
1. Documentar las reglas del negocio y necesidades de la empresa.
2. Consultar por lo menos a tres proveedores de software.
3. Comparar teniendo en cuenta el costo total de propiedad (TCO).
4. Realizar un estudio de situación y factibilidad para determinar si la solución cubre todas las reglas de negocio de la empresa.
5. Al contemplar los puntos anteriores, se debe buscar ayuda experta para que no falten parámetros en la toma de decisión.
6. Documentar bien los acuerdos con los proveedores, y dejar claro el alcance.
7. Involucrar a la alta gerencia y los usuarios en el proceso de desarrollo. Cuando un software fracasa, la mitad de los problemas se originan por el aspecto humano.
8. Conocer las posibilidades que otorgan las diferentes plataformas tecnológicas que hay en el mercado.
9. Elegir una solución flexible, que permita implementar rápidamente y a bajo costo los futuros cambios en las reglas de negocio.
