Ya hace tiempo que en Argentina se comenzó a hablar de facturación electrónica (también llamada e-factura): el proceso por el cual una empresa envía su factura a otra, que es su cliente, en un formato determinado y seguro, y utilizando el medio electrónico.
Algunas de las claves de la e-factura son conservar los datos de las facturas generadas por la empresa, asegurar la legibilidad en formato original, garantizar el acceso completo a las facturas (visualización, descarga a línea de impresión), y firmar electrónicamente la factura.
Esta modalidad se aplica en todo tipo de empresas, y su objetivo es el mismo. En primer lugar agilizar procesos, luego ahorrar dinero en impresión, ensobrado, etiquetado y distribución. También sirve para garantizar la seguridad de los trámites, y convertir un trámite engorroso y largo en una operación cómoda, sencilla y viable.
El proceso se puede describir en una forma sencilla y general de la siguiente forma:
1.. La factura se elabora en la computadora.
2.. Los documentos se convierten a .pdf (pueden ser otros formatos XML, gif, html, entre otros)
3.. El usuario (mediante la herramienta de firma) introduce la información de su certificado digital
4.. La factura se envía vía email a su destinatario
5.. El receptor pulsa la firma para comprobar la validez del certificado Las ventajas del sistema son muchas. Sobre la reducción de costos, podemos decir que evita el gasto de impresión, porque las facturas se envían en formato electrónico. Por ese mismo motivo no acumula papel (las facturas electrónicas se pueden guardar en CD o en el disco rígido de la computadora) lo cual contribuye con el cuidado del medio ambiente.
Además, reduce considerablemente la cantidad de horas de personal dedicado al ensobrado y envío de las mismas.
Por otro lado, brinda mejoras en la seguridad, dado que una factura electrónica no puede modificarse, y para firmar se requiere un certificado digital, que garantiza que el documento no ha sido modificado. Sólo se necesita un certificado digital y la herramienta que permite firmar electrónicamente desde la computadora.a
También mejora la eficiencia, reduciendo el tiempo de gestión.
Permite agilizar la toma de decisiones, y la inmediatez de las comunicaciones hace posible la toma de decisiones sobre la necesidad de financiación, por ejemplo.
Finalmente, y dada la rapidez y seguridad que ofrece, el sistema logra reducir conflictos con el cliente (hay mejores controles y comunicación entre el emisor y receptor) ademas de facilitar el cobro con más rapidez.
En nuestro país recién estamos comenzando con el uso de la factura electrónica, impulsado principalmente por las exigencias de cumplimentar las disposiciones emitidas por la AFIP o empresas que por sus propios medios desean darle un valor adicional a sus clientes y mejorar la interacción Proveedor-Cliente.
Con respecto al primer punto, hay sistemas que mediante la utilización de la funcionalidad Web permiten integrar su empresa con la AFIP.
En general se alimentan de una salida predeterminada en el módulo de facturación del cliente. A partir de que ésta es colocada en una carpeta (en forma de archivo de texto), el monitor del sistema lo toma automáticamente y lo procesa. Luego envía la información a la AFIP para la obtención del Código de Autorización Electrónica (CAE), y como resultado devuelve el formato de factura electrónica. Una vez obtenido el CAE, la factura generada es puesta a disposición del cliente final a través de una WEB, en formato PDF para su visualización, impresión y/o exportación.
Las principales funciones de estos sistemas son, que consumen datos a partir de la salida del ERP; obtienen el Código de Autorización Electrónica (CAE) de la factura sin intervención del usuario y pueden reprocesar automáticamente ante un error en el servidor de AFIP.
Además, la administración e impresión de la “Factura Electrónica ” se obtiene en forma local o remota vía interfase Web, pudiendo imprimir comprobantes sin necesidad de realizar adaptaciones en el ERP y permite registrar (factura por factura) los C.A.E. obtenidos, y la respuesta exacta del servicio de AFIP.
Por otro lado, hace posible la consulta e impresión de la “Factura Electrónica ” por parte de los clientes vía interfase Web en formato PDF, respetando la imagen de las facturas actualmente impresas, y el firmado electrónico de la factura (para evitar la alteración o repudio de la misma por parte del cliente).
Cabe señalar que la empresa puede tercerizar la administración de esta operatoria en terceros, lo que suele denominarse “modalidad de ASP” (Application Service Provider)
