El negocio del catering consiste en acercar comida y servicio dónde y cuándo el cliente lo pida. Pero cuando hay que realizarlo para un megaevento o para celebrities (artistas internacionales, por ejemplo), a la complejidad de este trabajo, para el que hay que coordinar a muchas personas, tiempos y elementos diferentes, se agregan factores extra de dificultad.
– Si se trata de artistas famosos, el grado de exposición será muy grande, y si algo sale mal enseguida será difundido.
– Si se trata de ocasiones en que participan miles de personas, se requiere de mucha más planificación y supervisión.
Lo que tienen en común es que en la provisión de este tipo de servicios todo debe resultar perfecto, porque en ambos casos los errores se pagarán muy caro.
En visitas anteriores del Cirque du Soleil, por ejemplo, hubo que darle de comer a 10.000 personas en 45 días. En la reciente presentación de los Guns N´Roses en el país, o en la avant premier de La Bella y la Bestia, estuvieron presentes artistas y productoras internacionales con altos estándares de calidad y demandas de excelencia. Queda claro que son trabajos que presentan una magnitud mayor de la habitual, por lo que su logística también es más compleja.
Por lo expuesto, resulta fundamental contar con una eficiente organización logística – entendida como el conjunto de medios y recursos necesarios para llevar el producto y el servicio a los clientes en tiempo y forma.
Para las empresas de catering el trabajo comienza cuando el cliente se acerca manifestando su deseo realizar un evento, porque se le brinda asesoramiento sobre todos los aspectos relacionados con el servicio gastronómico: el lugar donde se va a realizar; el perfil de invitados; el horario; las bebidas deseadas; el motivo del encuentro, la fecha y el horario (en particular si será diurno o nocturno); si se realizará al aire libre o bajo techo, en qué tipo de espacio …
A partir de todas estas variables, se define el menú y tipo de servicio elegido, y se efectúa la contratación.
La anticipación depende mucho del tipo de evento a realizar: los casamientos y otros encuentros sociales suelen contratarse unos 12 meses antes, pero los eventos corporativos en general se planifican con mucho menos tiempo.
Luego que esté firmado el contrato – a veces con muchos meses de antelación, y otros con pocos días – comenzará la etapa de planificar las compras (con su correspondiente almacenaje), la producción y la entrega del servicio. Por eso, con el presupuesto firmado aconsejamos “disparar” la actividad en diferentes áreas de la empresa:
– RRHH: en esta área se debería determinar la cantidad de personal necesario para atender el evento, y de acuerdo a este cálculo, decidir quiénes van a trabajar, si es necesario contratar personal eventual, etc.
– Operaciones: este sector debe analizar cuales serán los elementos necesarios para realizar el servicio: desde la vajilla, cristalería y manteles necesarios hasta los hornos que haya que trasladar para cocinar en una carpa gigante, por ejemplo. Aunque hay empresas que cuentan con su propia flota de camiones refrigerados, creemos que lo mejor es tercerizar el servicio para que cada empresa pueda dedicarse a su core business.
– Chef ejecutivo: Este profesional debe establecer qué alimentos e insumos serán necesarios para realizar el pedido de acuerdo al menú elegido, y confeccionar las órdenes de compra. Para ganar tiempo, recomendamos coordinar los distintos eventos a realizar en fecha cercana, y unificar los pedidos.
En ese sentido es importante contar con cámaras frigoríficas propias para almacenar los alimentos perecederos, y acopiar un stock de los no perecederos, ya que si se pueden comprar por adelantado se obtienen mejores precios. Esto permitirá además manejar cierta flexibilidad en los pedidos, con lo que cada vez que un cliente pida algo distinto a último momento – cosa que sucede frecuentemente- ese stock hará posible resolver ciertas modificaciones del menú al instante.
– Finalmente, debe haber un responsable de la empresa a cargo de ese evento específicamente, quién manejará el contacto con el cliente, las directivas que se impartirán al personal {camareros, etc.}
Una complejidad adicional surge a partir de que este tipo de trabajos suelen realizarse en lugares no tradicionales, lo cual obliga a poner en práctica otros recursos y procedimientos. Por ejemplo, no contar con una cocina y que las preparaciones deban realizarse en una carpa gigante especialmente acondicionada al efecto (y cabe señalar que desde el incendio de la discoteca Cromagnon, en los eventos no se permite utilizar cocinas a gas, sino que todas deberán ser eléctricas).
Finalmente, una última complicación adicional: la dieta a veces un tanto excéntrica de ciertos artistas.
Hay que tener en cuenta que una gira promedio puede durar entre 6 meses y un año, y esto representa mucho tiempo para estar “fuera de casa”. Todos los artistas piden agua mineral envasada {generalmente de marcas extranjeras ya conocidas por ellos}, porque no pueden arriesgarse a adquirir algún tipo de enfermedad si beben el agua “natural” de cada lugar que visitan. Otras veces deben seguir una dieta especial por motivos médicos, o simplemente eligen comida que ya conocen, porque sus energías están focalizadas en el espectáculo que deberán brindar, y no tienen tiempo ni ganas de probar alimentos o bebidas que les son extrañas.
Por eso, cuando un actor o cantante pide cierta marca de cerveza, lo hace presuponiendo que tendrá el mismo sabor que la que toma en su casa, y ya conoce y le gusta.
En ese punto, para la empresa de catering será imprescindible contar con una red de proveedores de alimentos y bebidas nacionales e importadas, que le permitan satisfacer los pedidos más extraños en corto tiempo.
