Inicio Empresas y Negocios El temible efecto látigo: ¿por qué la planificación falla sistemáticamente?

El temible efecto látigo: ¿por qué la planificación falla sistemáticamente?

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Una planificación bien hecha es imprescindible para una producción eficiente y un servicio al cliente de primera.

Sin embargo, en las grandes empresas, debido a su complejidad y a sus numerosos niveles de planificación, existe algo llamado “efecto látigo” que puede echar abajo la eficiencia operativa y tener efectos perjudiciales, como tiempos de producción más largos, retrasos en los pedidos y una imprevisión general. Y lo que es peor, una vez que los problemas se manifiestan, comienzan a multiplicar su complejidad haciéndose cada vez más difíciles de solucionar.

Curiosamente, parte del problema podría deberse a la manera jerárquica en que suelen abordarse los retos de la planificación. No hay duda de que un planeamiento basado en una estructura jerárquica tiene sus ventajas, como la división de un problema complejo en partes de más fácil resolución o permitir que los niveles inferiores respondan con mayor rapidez a los problemas.

No obstante, la organización jerárquica plantea dos serios problemas que constituyen el “efecto látigo”.

Primero, aunque una o más áreas mejoren su planificación y producción, el efecto en toda la organización puede resultar subóptimo o totalmente negativo.

Segundo, algunos niveles de una empresa pueden tener objetivos incompatibles, lo que lleva a decisiones de planificación contradictorias. En este caso, un nivel puede anular los ajustes de otro, con lo que se malgastan recursos y se abre la puerta a resultados impredecibles.

En este marco, el documento de investigación “Key Factors Determining the Planning Bullwhip: An Integrated Framework for Analysis and Design” (“Factores determinantes del ‘efecto látigo’ en la planificación: un marco integrado”), de los autores Jan C. Fransoo, Toni Waefler, Dieter Fischer y Philip G. Moscoso (este último del IESE), identifica ciertos factores fundamentales que definen las probabilidades de que una empresa padezca un “efecto látigo” en su planificación.

1) Frecuencia de planificación

En la práctica empresarial, la frecuencia de la planificación suele variar dependiendo del nivel. Una planificación de nivel alto se realiza periódicamente, mientras que una de nivel bajo es más frecuente y más detallada.

Los investigadores han confirmado que, desde un punto de vista teórico, no está claro cuántas veces deben actualizarse los tiempos de producción planificados, ya que estas actualizaciones no deben ser ni demasiado frecuentes ni demasiado esporádicas.

2) Naturaleza de los niveles de planificación

El segundo factor puede entenderse de dos formas: el número de niveles y su estructura. Las empresas de un solo nivel difieren enormemente de las que presentan muchos niveles. Implantar las soluciones en empresas con estructura más compleja y más niveles de planificación es más costoso. Por ello, es más probable que sufra el “efecto látigo” en su planificación.

3) Retrasos del sistema

Los retrasos del sistema juegan un papel importante en la inestabilidad. Cuanto mayor sea el retraso, mayor será la probabilidad de que se produzca un efecto látigo. Los retrasos de la planificación se analizan mejor si se dividen en cuatro fases.

El primer retraso se produce entre el momento en que ocurre un problema de planificación y el momento en que es detectado.

El segundo retraso se produce mientras se toman las decisiones pertinentes para resolverlo y para definir formalmente un nuevo plan o realizar ajustes al ya existente.

El tercero se produce durante la aplicación del plan, y durará más en situaciones en las que debe filtrarse por numerosos niveles internos.

Y el último retraso depende de cuánto tiempo tarden en fluir los beneficios de las revisiones del plan por todo el ciclo de operaciones, tanto el interno como el de las partes externas (por ejemplo los proveedores de materias primas).

4) Interrelación entre los elementos del sistema de planificación

Los cambios de un parámetro del sistema afectan directamente a otras actividades y conllevan otros cambios, ya sea automáticamente o mediante ajustes que ayuden a la consecución del inicial.

Estos efectos secundarios pueden ser perniciosos si se producen inesperadamente, es decir, cuando un cambio conduce a otros que al final desestabilizan el sistema. El riesgo es aún mayor cuando los cambios en la planificación se realizan en muchas áreas y de forma simultánea, sobre todo si la empresa no comprende bien cómo funciona la interacción.

5) Facilidad de representación

La facilidad de representación juega un papel importante en la inestabilidad de la planificación, tanto en los modelos mentales de las personas que la elaboran como en los sistemas informáticos.

Dado que el éxito en la ejecución de cambios depende de la intervención de muchas partes, las posibilidades de éxito serán mayores si se comunica claramente el propósito de los cambios y se fijan las reglas que debe seguir todo el mundo. Una definición precisa de las reglas permite minimizar los retrasos del sistema y los errores en general.

En definitiva, teniendo en cuenta estos factores, la empresa puede abordar de raíz las causas del efecto látigo en la planificación en lugar de limitarse a solucionar sus síntomas.

En cualquier caso, aunque estos factores deben estar presentes en un marco eficaz para mejorar el sistema de planificación, no constituyen una solución aplicable por igual a todas las empresas. El objetivo de los autores es precisamente ofrecer métodos de análisis para que cada compañía pueda desarrollar su propia solución.