Implementar un ERP no es algo que universalmente esté entendido como la misma cosa pero hay algo que seguro implica en todos lados: cambios. Estos pueden ser transitorios o permanentes, cuanto más áreas cubra, más cambios se van a operar, cosas que no se hacían ahora pasan a hacerse, mucho información (que antes se preparaba manualmente) pasa a estar en línea, y muchas áreas nuevas pueden aparecer. El mismo proceso de implementación impacta en la cultura organizacional porque empieza a reunir en una sala de trabajo del proyecto a personas de diferentes áreas de la empresa que quizás no se conocían. Se produce un quiebre de compartimientos estancos y como hablamos de un sistema integrador todo lo que uno hace en él influye en el trabajo del otro, si en la cadena alguna no carga la información correctamente afecta el trabajo de los demás.
Para enfrentar el proyecto es necesario armar una estructura para la implementación del ERP y se requiere que participen desde la más alta dirección de la empresa hasta todas las personas claves que van a ser afectados por sus procesos de negocios. Seguramente este equipo de trabajo no va a ser permanente porque cada una de las personas que la integran tiene responsabilidades que cumplir simultáneamente en sus respectivas áreas. En áreas de mejoras de procesos o vinculadas a ERP, generalmente queda un 15% o 20% de las personas incluidas en el proyecto original.
Después de la implementación puede haber sectores que se fusionan, se separan, nuevos sectores que se crean. En Muchas empresas comerciales, industriales, y productivas que no tenían ERP empiezan a aparecer las áreas de logística encargada de hacer una planificación integral entre abastecimiento, producción, venta y distribución. También pueden aparecer áreas de análisis de precios, costos, control de gestión (con un mayor involucramiento en la actividad cotidiana), que por ahí antes del ERP eran áreas de auditoría, control de gestión que se realizan una vez por año.
Cuando la empresa decide encarar un proyecto de este tipo las personas claves involucradas suelen estar bien motivadas y bien predispuestas. Suele ser un buen desafío profesional para una persona estar incluido en el proyecto de implementación de un ERP. Las personas que integraron o integran el equipo de trabajo para la implementación y uso de un ERP generalmente dan salto profesional interesante. No es lo mismo un administrativo que haga cuentas a pagar, que un administrativo que sabe hacer cuentas a pagar con SAP. Haber trabajado con determinados ERPs es un plus profesional porque al ser una herramienta integrada y evolucionada hace que quien maneja un ERP de estas características tanga que saber lo que está haciendo.
Desafíos
Las mayores resistencias que se observan durante el proceso tienen que ver con el tema del aprendizaje. Hay un periodo mientras se está haciendo el proyecto de implementación que se incrementa mucho el trabajo, porque uno además del trabajo que tiene con el sistema actual que tiene, tiene que sumar el proyecto de implementación. Entonces, surge la pregunta ¿tendré tiempo para hacerlo como lo tengo que hacer?
Una vez adentro del proyecto podemos encontrar una segunda resistencia. Para las personas que van a tener que utilizar el ERP, las resistencias son que puede resultarle muy difícil, que cambia todo lo que se venía haciendo, que antes tenía toda la información en una pantalla y ahora tiene que ir a cinco con la correspondiente pérdida de tiempo que esto implica, por qué si antes tenía que poner un solo dato ahora tiene que fijarse y poner cinco datos más para los que vienen después.
Lo importante es entender que todos estos cambios y resistencias son transitorios hasta que finalmente se asienta la nueva implementación y se comienzan a observar las ventajas. Este dato depende del alcance del proyecto, pero en líneas generales, las ventajas de la implementación empiezan observarse aproximadamente a los tres meses.
