Hay momentos, casi siempre cuando tenemos problemas, que pensamos ¡esto no estaría pasando si tuviéramos un sistema! Y qué es lo que esta pasando: que no le entregamos a tiempo al cliente, no está lista la factura, no tenemos la información al día para cerrar un buen contrato, no hay producto en el almacén, no le llego su producto al cliente, entre otras.
Y, también, regularmente decimos: “Pero ¿Me convendrá comprar uno? ¿Y si lo compro y no funciona? ¿Realmente lo necesito? ¿Cuál es el más adecuado para mi empresa? ¿Necesito un modulo o un sistema integral?” Y es ahí cuando entramos en el dilema “La adquisición de un sistema ¿es una inversión o un gasto?”
Tenemos miedo de comprar un sistema, si bien, más que miedo es incertidumbre, precisamente, porque no tenemos la información completa de nuestra empresa.
Para ayudarte un poco a decidir te comparto lo siguiente que es con lo que nos topamos regularmente:
¿Sólo vamos a gastar? Y no va servir…
Este es un pensamiento muy viejo, fomentado, principalmente, por miedo al cambio; si todo está funcionando así hasta ahora ¿Por qué tendríamos que cambiar?
Retomando por definición, un gasto es todo aquel desembolso de dinero que disminuye nuestra utilidad; por otro lado, también por definición, una inversión es todo aquel movimiento o desembolso de dinero que nos genera un rendimiento en cierto periodo de tiempo.
Si es cierto que todos los sistemas de tecnología por pequeños que sean, son buenos, entonces ¿Qué hace la diferencia entre ellos?
Básicamente, la diferencia es como entre las personas, la capacidad de comunicarse entre ellos, puede haber excelentes sistemas de contabilidad, de producción, de nómina, de control de acceso, pero funcionan de manera autónoma y para que la información fluya en la empresa se siguen haciendo reportes en exel o word y dependemos de que la gente lo haga y estamos a expensas de errores en la comunicación.
Y, lo que tiene que resolver la compra de un sistema, es que los procesos de mi empresa sean mucho mas eficientes y a un menor costo.
Entonces, lo que hace la diferencia entre ellos es que el sistema interrelacione los procesos de la empresa con las personas, que la información fluya de manera natural, en línea y de manera automática. Como consecuencia, tendremos un sistema que funciona, procesos que fluyen y, creo mas importante aún, información al día para la toma de decisiones.
Esto le da valor no sólo a la empresa sino que podrías considerarlo una inversión en tecnología ya que disminuirás inventarios (dinero detenido en el almacén), evitarás re trabajos (por falta de interés o descuido de los empleados), entregaras a tiempo y además podrás planear a futuro (pronósticos), entre algunos otros beneficios. Por tanto, esto te hará ganar dinero, ya que tendrás clientes satisfechos y como consecuencia mayor utilidad. Con esto, podemos ver, entonces que, tomando la decisión adecuada en la compra de un sistema, es una inversión.
Resumiendo, la adquisición de un sistema es una inversión cuando es una solución integral ya que, como consecuencia genera un aumento en tus utilidades, apalancas a la empresa, agregando valor además de dar un paso adelante ante tu competencia.
