Muchas Pymes no cuentan con una infraestructura de hardware ni de recursos humanos como para poder llevar adelante la implementación de un ERP. Por ese motivo, hay muchas empresas en las que el sistema se implementa solo en alguna funcionalidad, de manera que en otras áreas se sigue utilizando el Excel, planillas auxiliares u otros métodos mas atomizados.
Sin embargo, la gran ventaja de los sistemas ERP es justamente la integración de todas estas áreas en la misma plataforma. Atendiendo a esta situación, las empresas proveedoras diseñaron sistemas para que a la hora de la implementación no requieran de una gran participación por el lado de los recursos de las Pymes.
Hoy en dia hay sistemas ERP tanto para corporaciones como para empresas pequeñas. En una implementación corporativa, se debe comenzar con un relevamiento y una detección de oportunidades de mejoras. Asi mismo se organiza una documentación con blueprint de procesos, que va siendo certificado por los diferentes key-users de las áreas de la empresa. A partir de eso se puede customizar y parametrizar el ERP de acuerdo a esas necesidades. A veces, esto puede venir de la mano de un servicio de reingeniería de procesos, la entrega de manuales de procesos, o sobre los que la empresa ya tiene.
Finalmente, luego de esas etapas se capacita a los usuarios.
Pero para las necesidades de una Pyme existen sistemas pre-parametrizados, que eliminan la barrera de acceso de antaño en cuanto al costo de implementación.
Estos sistemas permiten que la implementacion pueda comenzar directamente con una importación de los datos y una capacitación de los usuarios. De esta manera, en muy poco tiempo la empresa puede estar utilizando un sistema totalmente integral, que está llevando información de las distintas áreas en una misma base de datos. Esto le permite eliminar planillas auxiliares como estaba haciendo antes, de una forma muy rápida y a bajo costo.
Luego, la posibilidad de tener un servicio en la nube da lugar a que la pyme ya no tenga que hacer una inversión en hardware ni afrontar el costo de mantenimiento de su mismo. En la actualidad, los sistemas disponibles permiten acceder desde cualquier plataforma con Internet, sin necesidad de instalar nada en una PC o dispositivo móvil.
Y finalmente, cuando las empresas proveedoras comenzaron a ver que el costo de la licencia era una gran barrera de acceso para las pymes, comenzaron a brindar soluciones SaaS (Software as a Service), es decir software como servicio y no como un bien. Esta propuesta permite alquilarlo y suscribirse al uso del sistema, en vez de tener que adquirirlo, como era la única forma de comercialización del software años atrás.
Todas estas actualizaciones hicieron que los proveedores de software pudieran adaptar su propuesta a las nuevas necesidades de las pymes. Pero por el otro lado, las propias empresas también un cambio al darse cuenta que la implementación de un ERP les podía significar una serie de beneficios.
Tener todo en una misma base de datos y no atomizado en diferentes sistemas o líneas auxiliares, ofrece incontables ventajas. Por ejemplo, reducir el riesgo de carga humana en el ingreso de datos, o eliminar la redundancia en la carga de información. Esto conlleva a una mayor eficiencia en cuanto a los ciclos administrativos y a diferentes procesos, y permite contar con información en tiempo y forma para la toma de decisiones. Por llevarlo a ejemplos concretos: en el momento en que se ingresa la orden de un cliente, el sistema permitirá saber a qué local será enviada, cuál es el costo, cuándo llegará, el historial de pago del cliente, si existe alguna promoción…
Este tipo de información ayuda a la empresa a tomar decisiones mucho más rentables. Pero sin un ERP como sistema integral, toda esa información está diseminada y el Management no la puede utilizar.
En un mercado cada vez más competitivo, este tipo de herramientas se torna cada vez mas indispensable para la gestión, también para las pymes.
